Avendoo® unterstützt die Koordination und das Management von Schulungsveranstaltungen im Unternehmen. Mit Hilfe des Veranstaltungs-Assistenten erstellen Sie neue Veranstaltungen, legen Termine für die Veranstaltung fest und laden die vorgesehenen Teilnehmer ein. Hierbei können mehrere Autoren unterschiedliche Termine bearbeiten, ohne dass diese beim Speichern dann überschrieben werden, d.h. Autor A kann eine Änderung bei den Kommunikationseinstellungen der Veranstaltung durchführen, während Autor B den Beschreibungstext bearbeitet.
Weiterhin können Sie über das Kontextmenü des Buttons Neue Veranstaltung eine Vorlage verwenden. Weitere Informationen zu den Vorlagen finden Sie unter Veranstaltungen -> Parameter.
Über das Kontextmenü des jeweiligen Titels der Veranstaltung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung.
Weitere Information zum Managen von Teilnehmerlisten, der Kommunikation mit den Teilnehmern und der Präsenzerfassung finden Sie im Kapitel „Veranstaltungsmanager„.
In der Übersicht (Lerninhalte → Veranstaltung) sehen Sie alle bereits bestehenden Veranstaltungen. Klicken Sie auf einen Titel, gelangen Sie zum dazugehörigen Veranstaltungs-Assistenten. Mit Klick auf das Symbol für den Übersetzungsbereich wechseln Sie in den Übersetzungsbereich der jeweiligen Veranstaltung. Über die Länderflagge gelangen Sie in die Vorschau für den Benutzer. Darüber hinaus sehen Sie hier, wo die Veranstaltung verwendet wird und können per Klick auf das Icon direkt in das Veranstaltungsmanagement bzw. die Interessentenliste wechseln.
Mit einem Rechtsklick auf den linken oberen Tabellenkopf können Sie Anzeige der Spalten und Reihenfolge bearbeiten auswählen. Es werden Ihnen die Spalten Titel, Vorschau, Termine, Besitzer, Erstellt und Änderungsdatum angezeigt. Sie können folgende Spalten über das Icon + hinzufügen: Anmerkung, Version, Gültig bis, Gültig ab, Externe Referenz, Externer Referenztyp, Veranstaltungstyp und Teaser.
Innerhalb der Massenbearbeitungsfunktionen stehen Ihnen die Funktionen Kopieren,Verschieben, Löschen, Besitzer wechseln und Exportieren zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Massenbearbeitungsfunktionen in den Veranstaltungen finden Sie unter Veranstaltungen: Massenbearbeitungsfunktionen.
In der Übersicht nach Terminen stehen Ihnen folgende Massenbearbeitungsfunktionen zur Verfügung: Übersicht nach Terminen: Massenbearbeitungsfunktionen.
Stammdaten
Legen Sie Titel, Teaser, die Hauptsprache sowie die externe Referenz und den externen Referenztyp für die Veranstaltung fest.
Parameter
Veranstaltungstyp
Geben Sie den Typ der Veranstaltung an, damit Ihre Teilnehmer später wissen, um welchen Typ von Veranstaltung es sich handelt. Diese Einstellung hat ansonsten keine weiteren Auswirkungen.
- Seminar
- Schulung
- Prüfung
- Informationsveranstaltung
- Vorlesung
- Unterweisung
- Ausbildung
Veranstaltung in eine Vorlage konvertieren
Konvertieren Sie diese Veranstaltung zu einer Vorlage, indem Sie das Häkchen Veranstaltung ist eine Vorlage setzen. Diese Vorlage erscheint dann im Kontextmenü des Buttons Neue Veranstaltung.
Terminlisten Optionen
Wenn die Veranstaltungsterminliste für den Benutzer nicht angezeigt werden soll, entfernen Sie das Häkchen bei der Option Terminliste anzeigen.
Beispiel für die Terminliste: Die Termine einer Veranstaltung werden für den Benutzer unter der Beschreibung aufgeführt. Das Anzeigen der Terminliste kann auch unterdrückt werden, beispielsweise wenn die Benutzer sich nicht selbst anmelden können und auch nicht die möglichen anderen Termine sehen sollen.
Weiterhin können Sie festlegen, welcher Terminreiter zuerst dem Teilnehmer angezeigt werden soll. Default ist die Automatische Reiterauswahl (Initial Meine Termine). Bei Bedarf können Sie das Häkchen Wenn der Nutzer keine künftigen Termine mehr hat, alle Termine anzeigen setzen. Sie können aber auch die Option Immer „Alle Termine“ anzeigen wählen.
Automatische Präsenzlistenerfassung
Wenn beim Erreichen eines Terminendes die Präsenz der Veranstaltungsteilnehmer automatisch erfasst werden soll, setzen Sie das Häkchen bei „Automatische Erfassung benutzen“. Bei einer Veranstaltung mit Terminen in der Vergangenheit und in der Zukunft können Sie diese Funktion nachträglich setzen, sodass sie für die zukünftigen Termine greift. Die Anwesenheit wird nach Ende eines jeden einzelnen Termins einer Termingruppe gesetzt.
Hinweis: Die automatische Präsenzlistenerfassung bewirkt, dass Termine nach der Durchführung automatisch auf „Geschlossen“ gesetzt und alle Teilnehmer der Veranstaltung als „Anwesend“ und „Erfolgreich abgeschlossen“ markiert werden.
Default für automatische Hotelbuchungen im Veranstaltungstermin-Assistenten
Wenn Sie den Default für automatische Hotelbuchungen im Veranstaltungstermin-Assistenten (Funktion Hotel hinzufügen) aktivieren möchten, setzen Sie das Häkchen Default für automatische Hotelbuchungen im Veranstaltungstermin-Assistenten. Wenn Sie ein Hotel im Veranstaltungstermin-Assistenten hinzufügen und vorausgewählte Tage konfiguriert haben, ist das Toggle Automatische Hotelbuchung automatisch ausgewählt. Weitere Informationen zum Hotel hinzufügen finden Sie hier.
Das Häkchen ist bereits gesetzt, wenn in der Systemeinstellung seminar.configuration der Konfigurationsparameter defaultAutoHotelBooking auf true gesetzt ist.
Gültig ab
Geben Sie ein Datum ein, ab wann die Veranstaltung gültig sein soll. Gegebenenfalls können Sie das Datum wieder löschen.
Gültig bis
Geben Sie ein Datum ein, bis wann die Veranstaltung gültig sein soll. Gegebenenfalls können Sie das Datum wieder löschen.
Version
Geben Sie ein, welche Version die Veranstaltung hat.
Anmerkung
Geben Sie Notizen für die Veranstaltung ein.
Anbieter
Geben Sie den Namen des Anbieters ein.
Ernährungshinweise
Falls die Option aktiviert ist, wird beim Erstellen von weiteren Veranstaltungsterminen die Option Ernährungshinweise aktivieren im Veranstaltungstermin-Assistenten aktiviert. Ansonsten müssen Sie diese beim Erstellen von Terminen bei Bedarf manuell setzen.
Lernart IDD
Wählen Sie den die Lernart (Basistyp) aus, die für IDD verwendet werden soll.
Sie können die Funktion IDD in der jeweiligen Kursfreigabe unter Anmeldesteuerung oder in der Teilnehmerverwaltung der jeweiligen Kursfreigabe unter den Anmeldeoptionen der Teilnehmerregeln aktivieren.
Lerninhalt IDD
Wählen Sie den Lerninhalt aus, der für IDD verwendet werden soll.
Beschreibung
Hier können Sie mit Hilfe des Editors eine umfangreiche Beschreibung der Veranstaltung erstellen. Wählen Sie Leere Seite, um eine eigene Darstellung zu erstellen oder nutzen Sie die Designvorlage. Ist keine Beschreibung angegeben, wird der Veranstaltungstitel abgebildet.
Dokumente einfügen
Klicken Sie im Editor auf das Icon, um der Veranstaltungsbeschreibung eine Dokumentenansicht hinzuzufügen. Dazu können Sie sowohl die Höhe als auch die Breite der Darstellung bestimmen. Benutzer können sich die Dokumentenansicht später in der Vorschau des Termins nach dem Datum des Termins, dem Startdatum und dem Startzeitpunkt anzeigen lassen.
Verfügbare Variablen
Für die Beschreibung einer Veranstaltung stehen Ihnen im Editor verschiedene Variablen zur Verfügung. Durch Variablen werden ausgewählte Inhalte automatisch eingefügt:
- $CourseTitle$ = Titel des Kurses
- $ObjectCertification$=Link zum Zertifikat, wenn der Kurs bestanden wurde
- $ObjectTeaser$=Teaser der Veranstaltung
- $ObjectTitle$=Titel der Veranstaltung
- $UserCountry$ = Land des angemeldeten Benutzers
- $UserDivision$ = Bereich des angemeldeten Benutzers
- $UserFirstname$ = Vorname des angemeldeten Benuzters
- $UserGroup$ = Gruppe des angemeldeten Benutzers
- $UserLastname$ = Nachname des angemeldeten Benutzers
- $UserOe$ = Organisationseinheit (OE) des angemeldeten Benutzers
- $UserRegion$ = Region des angemeldeten Benutzers
- $UserSex$ = Geschlecht des angemeldeten Benutzers
-
$BreadCrumb$ = Visualisiert einen Klick-Pfad
-
$ObjectTypeTitle$ = Titel vom Objekttyp auf dem Lernpfad. Nur mit $BreadCrumb$ möglich.
-
$CurriculumTitle$ = Titel vom Trainingsplan
-
$SeminarExternalReference$ = externe Referenz der Veranstaltung
-
$SeminarExternalReferenceType$ = externer Referenztyp der Veranstaltung
-
$NextSeminarEventExternalReference$ = externe Referenz für den nächsten Veranstaltungstermin
-
$NextSeminarEventExternalReferenceType$ = externer Referenztyp für den nächsten Veranstaltungstermin
-
$Title$ = Anrede des Empfängers
-
$SecondTitle$ = Titel des Empfängers
-
$UserFirstname$ = Vorname des angemeldeten Benutzers
-
$UserLastname$ = Nachname des angemeldeten Benutzers
-
$UserCompany$ = Firma des angemeldeten Benutzers
-
$UserStreet$ = Straße und Hausnummer des angemeldeten Benutzers
-
$UserPlz$ = Postleitzahl des angemeldeten Benutzers
-
$UserLocation$ = Ort des angemeldeten Benutzers
-
$UserDef10$ = Benutzerdefiniertes Feld (10) des angemeldeten Benutzers
-
$SeminarNextEventSingle$ = Datum des nächsten Termins einer Veranstaltung im Kurs
-
$SeminarNextEventGroup$ = Datum der nächsten Termingruppe einer Veranstaltung im Kurs
-
$SeminarNextEventGroupList$ = Daten aller Termine der nächsten Termingruppe einer Veranstaltung
-
$SeminarNextEventPlaceInformation$ = Information zum Standort des nächsten Termins. Blockelement, das folgende Variablen beinhaltet: $SeminarNextEventPlacePreviewPicture$, $SeminarNextEventPlaceDetailLink$, $SeminarNextEventPlaceIcalDownloadSingle$ und $SeminarNextEventPlaceStaticContent$
-
$SeminarNextEventTitle$ = Name der nächsten Veranstaltung
-
$SeminarNextEventPlaceTitle$ = Standortname für nächsten Veranstaltungstermin
-
$SeminarNextEventPlaceTown$ = Standort für nächsten Veranstaltungstermin
-
$SeminarNextEventPlacePreviewPicture$ = Vorschaubild vom Standort des nächsten Veranstaltungstermins
-
$SeminarNextEventPlaceDetailLink$ = Detailansicht für Standort des nächsten Veranstaltungstermins
-
$SeminarNextEventPlaceIcalDownloadSingle$ = Link zum Herunterladen einer iCAL-Datei für nächsten Veranstaltungstermin
-
$SeminarNextEventPlaceIcalDownloadAll$ = Link zum Herunterladen einer iCAL-Datei für nächsten Veranstaltungstermin einer Gruppe
-
$SeminarNextEventPlaceStaticContent$ = statischer Anzeigetext zur Standortinformation
-
$PlaceTitle$ = Titel vom Standort
-
$PlaceStreet$ = Straße vom Standort
-
$PlaceZipCode$ = Postleitzahl vom Standort
-
$PlaceCity$ = Ort des Standortes
-
$PlaceRegion$ = Region des Standortes
-
$PlaceCountry$ = Land des Standortes
-
$PlaceLatitude$ = Breitengrad des Standortes
-
$PlaceLongitude$ = Längengrad des Standortes
-
$PlacePhone$ = Telefonnummer des Standortes
-
$PlaceFax$ = Faxnummer des Standortes
-
$PlaceMail$ = E-Mail-Adresse des Standortes
-
$PlaceUrl$ = URL des Standortes
-
$PlaceInternalDescription$ = interne Anmerkung des Standortes
-
$PlaceExternalDescription$ = externe Anmerkung des Standortes
-
$PlacePlainDescription$ = alternative Beschreibung des Standortes
-
$PlaceContactTitle$ = Anrede der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceContactFirstname$ = Vorname der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceContactLastname$ = Nachname der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceContactMail$ = E-Mail-Adresse der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceContactPhone$ = Telefonnummer der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceContactFax$ = Faxnummer der Kontaktperson des Standortes
-
$PlaceRoomTitle$ = Titel vom Raum
-
$PlaceRoomInformation$ = Information vom Raum
-
$PlaceRoomNumber$ = Nummer des Raums
-
$PlaceRoomFloor$ = Etage des Raums
-
$PlaceRoomBuilding$ = Gebäude des Raums
-
$PlaceRoomContactTitle$ = Anrede der Kontaktperson vom Raum
-
$PlaceRoomContactFirstname$ = Vorname der Kontaktperson vom Raum
-
$PlaceRoomContactLastname$ = Nachname der Kontaktperson vom Raum
-
$PlaceRoomContactMail$ = E-Mail-Adresse der Kontaktperson vom Raum
-
$PlaceRoomContactPhone$ = Telefonnummer der Kontaktperson vom Raum
-
$PlaceRoomContactFax$ = Faxnummer der Kontaktperson vom Raum
Konfiguration
Versand Einladungsmail
Bestimmen Sie den Zeitpunkt für den Versand der Einladungsmail:
- Kein automatischer Versand
- Einladungsmail sofort bei Anmeldung
Wenn Sie diese Option gewählt haben, können Sie nicht Automatische Anmeldebestätigung wählen. - Einladungsmail automatisch am Anmeldeschluss
- Die Einladungsmail wird automatisch ab (X-Tage) vor Terminstart versendet
Geben Sie hierzu die Tage vor Terminstart ein.
Per Default ist das Häkchen Kein Versand der Einladungsmail, wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht errreicht ist aktiviert.
Wenn Sie die Option Die Einladungsmail wird automatisch ab (X-Tage) vor Terminstart versendet gewählt haben und das Häkchen Kein Versand der Einladungsmail, wenn die Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist aktiviert ist, wird die Anmeldebestätigung bei Nichterreichen der Mindestteilnehmerzahl verschickt. Beispiel: Die Einladungsmail wurde 5 Tage vor Terminstart verschickt und die Mindestteilnehmerzahl ist 4 Tage vor Terminstart immer noch nicht erreicht.
Standardmäßig verschickt Avendoo® keine Einladungsmails. Die Einladungsmails können jedoch im Veranstaltungsmanagement manuell ausgelöst werden. Datum und Uhrzeit in der Einladung entsprechen hierbei der Zeitzone des Hauptveranstaltungsortes. Weitere Informationen zum Einstellen der Zeitzone finden Sie hier.
Vorschau der Einladungsmail
Bestimmen Sie den Zeitpunkt, an dem automatisch eine Vorschau der Teilnehmereinladung die an die entsprechenden Personen gesendet werden soll: Hauptreferent, Referenten und/oder Koordinator. Den Versandzeitpunkt könen Sie zudem terminspezifisch anpassen, indem Sie Versand automatisch ab (X-Tagen) vor Terminstart wählen und die Tage vor Terminstart eingeben. Kein automatischer Versand ist voreingestellt.
Nachrücken von Warteliste
Bestimmen Sie, ob und bis zu welchem Zeitpunkt ein Nachrücken von der Warteliste möglich ist. Diesen Wert können Sie terminspezifisch anpassen.
Durch Setzen eines Häkchens können Sie ein automatisches Nachrücken der Teilnehmer von der Warteliste einrichten. Geben Sie bei Bedarf die Tage vor Abmeldeschluss ein.
Begleitpersonen
Legen Sie fest, ob Begleitpersonen erlaubt sind und wie viele und ob diese bestimmte E-Mails erhalten sollen.
Um die Erlaubnis für Begleitpersonen in der Veranstaltung zu erteilen, setzen Sie das Häkchen Begleitpersonen. Dann geben Sie die Anzahl der erlaubten Begleitpersonen ein oder stellen die Anzahl mit den Pfeiltasten ein.
Damit die Begleitpersonen E-Mails als CC für Einladungen, Updates und Abmeldungen, wenn diese nach Erfassen der Begleitpersonen versandt werden, erhalten sollen, setzen Sie das Häkchen Begleitpersonen erhalten E-Mails als CC für Einladungen, Updates und Abmeldungen, wenn diese nach Erfassen der Begleitpersonen versandt werden. Benutzer erhalten bei dieser aktivierten Option ein Update der letzten Anmeldebestätigung oder Einladung, wenn der Autor oder der Benutzer Änderungen an der Begleitpersonbuchung am Termin vornimmt.
Sie können Konfigurationen hinsichtlich der Update-E-Mails für Begleitpersonen in der Systemeinstellung „seminar.configuration“ vornehmen.
Sie können auch die Buchung von Begleitpersonen im Durchgang (Reiter Parameter) durch den Benutzer aktivieren.
Ersatzteilnehmer Anmeldung
Bestimmen Sie über die Möglichkeit der Anmeldung eines Ersatzteilnehmers:
- Kein Ersatzteilnehmer
- Ersatzteilnehmer können bis zum Anmeldeschluss eingetragen werden
- Ersatzteilnehmer können bis zum Terminstart angemeldet werden oder bis zu:
Geben Sie hierzu die Tage vor Terminstart ein.
Weitere Informationen zu der Ersatzteilnehmer-Auswahl finden Sie unter Teamleiterbereich → Mein Cockpit → Mitarbeiter.
Versand Einladungsmail
Legen Sie fest, welcher E-Mail-Inhalt den Teilnehmern zugesendet wird:
- Mandanteneinstellung verwenden (es wird die Benachrichtigung und bei Individuellen Benachrichtigungen der Quellpfad angezeigt)
- Individuelle Benachrichtigung (wählen Sie hierzu die entsprechende individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus)
Ihnen wird der Quellpfad der Individuellen Benachrichtigung angezeigt. Informationen zum Erstellen von Individuellen Benachrichtigungen finden Sie hier.
Legen Sie weiterhin fest, ob die Teilnehmer in folgenden Fällen Update-E-Mails erhalten:
- Update E-Mail bei Hotelanpassungen
- Update E-Mail bei Anpassung von Zusatzleistungen
Versand Anmeldebestätigung
Legen Sie fest, welcher E-Mail-Inhalt den Teilnehmern zugesendet wird:
- Mandanteneinstellung verwenden (es wird die Benachrichtigung und bei individuellen Benachrichtigungen der Quellpfad angezeigt)
- Individuelle Benachrichtigung (wählen Sie hierzu die entsprechende individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus)
Ihnen wird der Quellpfad der Individuellen Benachrichtigung angezeigt. Informationen zum Erstellen von Individuellen Benachrichtigungen finden Sie hier.
Legen Sie weiterhin fest, ob die Teilnehmer in folgenden Fällen Update-E-Mails erhalten:
- Update E-Mail bei Hotelanpassungen
- Update E-Mail bei Anpassung von Zusatzleistungen
Versand Anmeldebestätigung (Warteliste)
Die Anmeldebestätigung (Warteliste) wird unabhängig von der Einladung und der automatischen Anmeldebestätigung verschickt.
Legen Sie fest, welcher E-Mail-Inhalt den Teilnehmern zugesendet wird:
- Keine Benachrichtigung versenden
- Mandanteneinstellung verwenden (es wird die Benachrichtigung und der Quellpfad angezeigt)
- Individuelle Benachrichtigung (wählen Sie hierzu die entsprechende individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus)
Ihnen wird der Quellpfad der Individuellen Benachrichtigung angezeigt. Informationen zum Erstellen von Individuellen Benachrichtigungen finden Sie hier.
Hotelbenachrichtigungen Buchungswunsch
Legen Sie fest, welcher E-Mail-Inhalt den Empfängern zugesendet wird (Diese Benachrichtigung wird bei jeder Änderung an der Buchung versendet):
- Keine Benachrichtigung versenden
- Mandanteneinstellung verwenden (es wird die Benachrichtigung und der Quellpfad angezeigt)
- Individuelle Benachrichtigung (wählen Sie hierzu die entsprechende individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus)
Ihnen wird der Quellpfad der Individuellen Benachrichtigung angezeigt. Informationen zum Erstellen von Individuellen Benachrichtigungen finden Sie hier.
Legen Sie fest, welche Empfänger diese Benachrichtigung erhalten:
- E-Mail des Standortes/Hotels
- Ansprechpartner des Standortes/Hotels
- Koordinator des Veranstaltungstermins
- Weiterer Empfänger (klicken Sie auf den Button Auswählen und wählen Sie den weiteren Empfänger aus)
Benachrichtigungen
Bestimmen Sie zusätzliche Benachrichtigungen für die Veranstaltung, z.B. Hinweise zu Hotelübernachtungen oder Cateringhinweise.
Um eine neue Benachrichtigung hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Benachrichtigung hinzufügen. Ihnen werden die Nachrichtenvorlagen vom Nachrichtentyp Gewählte Übernachtungen pro Hotel und Cateringdetails für Veranstaltungsorte in der Auswahlliste vorgeschlagen. Diesen Nachrichtentyp finden Sie im Autorenbereich unter Community → Nachrichtenvorlagen.
Sie können gegebenenfalls die Benachrichtigung unter Titel via Button Ändern ändern. In der Spalte Empfänger ist der Empfänger (Hotels oder Veranstaltungsorte) fest eingestellt. Weiterhin können Sie einen Bericht zuordnen oder ändern via Button Ändern (nur bei Hinweisen zu Hotelübernachtungen). In der Spalte Versand können Sie einstellen, ob ein manueller Versand der Benachrichtigung durch Setzen eines Häkchens oder ein automatischer Versand der Benachrichtigung (Häkchen ist nicht gesetzt) stattfinden soll.
Wenn Sie sich für einen automatischen Versand der Benachrichtigung entschieden haben (d.h. Häkchen Manueller Versand ist nicht gesetzt) , können Sie einstellen, wie viele Stunden und/oder Tage dieser vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss, Abmeldeschluss oder Terminblock-Start stattfinden soll. Beachten Sie, dass die Option Terminblock-Start nur beim Nachrichtentyp Gewählte Übernachtungen pro Hotel auswählbar ist.
Gegebenfalls können Sie die Benachrichtigung via Button Löschen löschen.
Materialien
Die benötigten Materialien für eine Veranstaltung, wie beispielsweise Bücher, Skripte, Prüfungsunterlagen oder Schreibutensilien, können hier ausgewählt werden.
Klicken Sie dazu auf den Button Hinzufügen, so dass sich ein neues Fenster öffnet, in dem Sie verfügbare Materialien auswählen bzw. neue Materialien anlegen können. Um die Anzahl eines Materials zu erhöhen oder zu verringern, wählen Sie bitte das entsprechende Material aus und bestimmten Sie mit 
und 
auf der rechten Seite die gewünschte Menge.
Neue Materialien können Sie unter Ressourcen → Materialien erstellen.
Kommunikation
Unter dem Reiter „Kommunikation“ legen Sie alle Einstellungen zur Kommunikation zwischen Avendoo® und Ihren Teilnehmern fest.
In der Tabelle unten sehen Sie den gesamten Ablauf der Veranstaltung. Bestimmen Sie für die einzelnen Phasen, wie mit den Teilnehmern kommuniziert werden soll bzw. welche Informationen an welche Personen gesendet werden sollen.
Werbephase
Die Werbephase beginnt mit dem Zeitpunkt der Ankündigung. Sie haben in dieser Phase die Möglichkeit Werbemails zu versenden. Als Empfänger bieten sich alle Kursteilnehmer an, die noch nicht an der Veranstaltung angemeldet sind. Es handelt sich hier um ein manuelles und kein systemseitiges Mailing.
Anmeldephase
Entscheiden Sie sich, wann und wie Avendoo® in der Anmeldephase mit den Teilnehmern kommunizieren soll.
-
- Erinnerung
Die Erinnerung können Sie auf Veranstaltungs- oder Veranstaltungsterminebene aktivieren.
Die Erinnerung meldet dem Teilnehmer in einer einstellbaren Menge von Tagen vor der Veranstaltung, dass er noch Vorbereitungsaufgaben zu erfüllen hat, um an der Veranstaltung teilnehmen zu können. Unter Vorbereitungsaufgaben versteht man vorangegangene Objekte auf dem Lernpfad (z.B. Hürden, Kontrollpunkte). Hierbei wird die Mailvorlage Erinnerung verwendet.
Setzen Sie hierzu einen Haken in der Aktiv-Spalte. Tragen Sie anschließend in der Status-Spalte ein, wie viele Tage vor Veranstaltungsstart die Teilnehmer erinnert werden sollen. - Bei „Erinnerung“ erfolgt der Versand der Mail um 20:30 Uhr abends an dem Tag, an dem der „Erinnerungstermin“ erreicht wurde (Ist der Termin nach 20 Uhr bzw. 20:30 gehen die entsprechenden Mails erst man nächsten Tag raus)
- Erinnerung
-
- Stichtag
Wer nicht die entsprechenden Vorbereitungsaufgaben bis zu einem bestimmten Stichtag erfüllt hat, kann von der Veranstaltung abgemeldet werden. Die Vorbereitungsaufgaben sind alle Pflichtinhalte die im Lernpfad vor einer Hürde liegen. Dieser Stichtag kann mit Setzen eines Häkchens in der Aktiv-Spalte aktiviert werden und wird durch eine wählbare Anzahl von Tagen, die vor der Veranstaltung liegen sollen, bestimmt. - Bei „Stichtag“ erfolgt der Versand und die Abmeldung um 20 Uhr abends an dem Tag, an dem der „Stichtag“ erreicht wurde (Ist der Termin nach 20 Uhr bzw. 20:30 gehen die entsprechenden Mails erst man nächsten Tag raus)
- Stichtag
- Anmeldeschluss
Der Anmeldeschluss kann entweder am Terminstart oder eine beliebige Anzahl an Tagen vor Veranstaltungsbeginn gesetzt werden. Nach dem Anmeldeschluss können Teilnehmer nur noch durch Autoren an- und abgemeldet werden. Alle Wartelistenteilnehmer und der Veranstaltungskoordinator erhalten am Anmeldeschluss eine Information. Wahlweise kann auch die Warteliste (durch Häkchen setzten) am Anmeldeschluss geleert werden, um keine Wartelistenteilnehmer mehr zuzulassen, selbst wenn eine Person durch einen Autor angemeldet wird.
Der Anmeldeschluss kann alternativ auch für jeden Termin einzeln gesetzt werden – diese Einstellung im Termin überschreibt die hier allgemein getroffenen Einstellungen.
Abmeldephase
- Abmeldeschluss
Nach einem Abmeldeschluss können nur noch Autoren die Teilnehmer abmelden. Beachten Sie, dass Sie den Abmeldeschluss an jedem Veranstaltungstermin einzeln festlegen können.
Sie können festlegen, ob der Abmeldeschluss am Anmeldeschluss ist (voreingestellt), ob er am Terminstart ist oder eine festgelegte Zeit vor dem Terminstart (in Tagen) ist. Wahlweise können Sie die Warteliste am Abmeldeschluss leeren, um keine Wartelistenteilnehmer zuzulassen.
Versand der Präsenzliste
- Zeitpunkt
Geben Sie die Tage für den Versand der Präsenzliste relativ zum Start des Termins ein. Die Präsenzliste wird dann unabhängig vom Anmelde- oder Abmeldeschluss versandt.
Sie können alternativ eine entsprechende Berichtsvorlage auswählen, wobei sie zwischen PDF, Excel und CSV als Dateityp für die automatische Präsenzliste zusätzlich auswählen. Als Default ist der Bericht Präsenzkontrollliste eingestellt. Bei Bedarf können Sie die von Ihnen ausgewählte Berichtsvorlage wieder entfernen.
Hotelbuchungsliste
Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Berichtsvorlagen aus. Bei Bedarf können Sie die Berichtsvorlage wieder entfernen.
Nachbereitungsphase
Die Dankesmail kann nach Erfassung der Präsenz an die anwesenden Teilnehmer gesendet werden. Diese Mail wird eine beliebige Anzahl von Tagen nach der Veranstaltung versandt. Empfänger sind in diesem Fall alle als anwesend markierten Veranstaltungsteilnehmer. Für diese Mail wird die Vorlage der „Dankesmail“ verwendet. Zur Berechnung der Nachbearbeitungsphase wird das Enddatum des Veranstaltungstermin verwendet.
Optionen
Legen Sie fest, ob es den Teilnehmern erlaubt ist
- sich an mehreren Alternativterminen anzumelden, indem Sie ein Häkchen bei “Anmelden an mehreren Terminen zulassen.” setzen,
- sich an einem Alternativtermin im Falle eines verpassten Termins anzumelden, indem Sie ein Häkchen bei “Teilnehmer dürfen sich an einem Alternativtermin anmelden, wenn sie einen Termin verpasst haben.” setzen.
Ein Termin gilt als vom Teilnehmer verpasst, wenn dieser bei der Präsenzerfassung nicht als „präsent“ erfasst wird und der Termin geschlossen ist. In diesem Fall kann der Teilnehmer sich dann an einem Alternativtermin anmelden. - sich für eine Warteliste anzumelden, obwohl bereits eine Terminanmeldung für einen anderen Termin vorliegt, indem Sie ein Häkchen bei „Zusätzliche Wartelistenanmeldung“ setzen. Wird ein Platz auf der Teilnehmerliste des Termins mit Wartelistenanmeldung frei, so rutscht der Teilnehmer automatisch auf den frei gewordenen Platz und wird von dem anderen Termin abgemeldet.
Weiterhin können Sie festlegen, ob
- der Teilnehmer von der Warteliste entfernt wird, sobald der Anmeldeschluss am unerwünschten Termin erreicht ist, indem Sie ein Häkchen bei „Teilnehmer von zusätzlicher Warteliste entfernen, wenn Abmeldeschluss vom Termin mit Anmeldung erreicht ist.“ setzen.
- Teilnehmer von der Warteliste automatisch nachrücken, sobald ein Platz auf der Teilnehmerliste verfügbar wird, indem Sie ein Häkchen bei „Automatisches Nachrücken der Teilnehmer von der Warteliste“ setzen. Ist diese Option nicht aktiviert, so rücken Teilnehmer nur durch manuelles Anmelden von der Warte- auf die Teilnehmerliste.
- die „Abfrage des Abmeldegrundes bei Terminabmeldung (Benutzerbereich)“ stattfindet.
Termine
Der Reiter Termine ist in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Abschnitt können Sie diverse Funktionen für eine Veranstaltung auswählen. Unterhalb sehen Sie die Unterreiter Termingruppe, Termine, Interessentenlisten und Terminvorlagen mit den entsprechenden Tabellen.
Mit Hilfe der Eingabefelder in den einzelnen Tabellenzeilen können Sie gezielt nach Veranstaltungsdetails suchen bzw. mit den Buttons die Ansicht sortieren. Folgetermine werden Ihnen mittels des Icons angezeigt. Bei der Konfliktanzeige werden auch die Terminteilnahmen angezeigt.
Nähere Informationen über die API zum Erstellen und Bearbeiten von Terminen und Interessentenlisten erhalten Sie von unserem Support Team.
Mittels Klick auf das Icon in der ersten Spalte der Tabelle können Sie die Spalten der Tabelle konfigurieren und so folgende Spalten hinzufügen oder entfernen (in Klammern sehen Sie die Unterreiter, auf denen die Spalten verfügbar sind, im Fenster Spaltenansicht konfigurieren):
- Titel (nur auf Unterreiter Terminvorlagen )
- Event ID
- Startzeit (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Startdatum (Ort) (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Zeitzone des Starttermins (nicht auf dem Unterreiter Interessentenlisten)
- Endzeit (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Enddatum (Ort) (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Zeitzone des Endtermins (nicht auf dem Unterreiter Interessentenlisten)
- Standort
- Ort
- Sprache
- Koordinator
- Referent
- Preis (nicht auf dem Unterreiter Interessentenlisten)
- Teilnehmer (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Warteliste (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Min (Mindest-Teilnehmerzahl)
- Max (Maximale Teilnehmeranzahl)
- Funktionen
- Raum
- Status (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Dokumente (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Vorbereitungstermin (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Nachbereitungstermin (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- Erstellungsdatum (Unterreiter Terminvorlagen)
- Lernzeit (Unterreiter Termingruppen und Termine)
- IDD Zeit (wird nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Termin-Beschreibung (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Termingruppen-Beschreibung (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Externe Referenz (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
- Externer Referenztyp (nicht auf dem Unterreiter Interessentenliste angezeigt)
Ihnen werden die Termingruppen mit EventId, Start- und Endzeit, Startdatum (Ort), Zeitzone des Start- und Endtermins sowie Ort, Sprache und Koordinator angezeigt.
Weitere Informationen zur Massenbearbeitung von Termingruppen finden Sie unter Veranstaltungstermin erstellen.
Veranstaltungstermin erstellen
Klicken Sie auf das Icon, um einen neuen Veranstaltungstermin mit Hilfe des Veranstaltungstermin-Assistenten zu erstellen. Es öffnet sich das Fenster Veranstaltungstermin-Assistent, so dass Sie die Details zum Veranstaltungstermin festlegen können. Im Hintergrund ist nicht mehr der Veranstaltungs-Assistent geöffnet.
Terminvorlage erstellen
Klicken Sie auf das Icon, um eine neue Terminvorlage mit Hilfe des Terminvorlagen-Assistenten zu erstellen. Es öffnet sich das Fenster „Terminvorlagen-Assistent“, so dass Sie die Details zur Terminvorlage festlegen können.
Termin aus Vorlage erstellen
Klicken Sie auf das Icon, um einen oder mehrere neue Termine aus einer Vorlage zu erstellen.
Interessentenliste erstellen (früher: Vorläufigen Termin)
Wählen Sie das Icon, wenn Sie eine Interessentenliste erstellen wollen. Diese Funktion dient dazu, Veranstaltungen bereits zu planen, ohne, dass das endgültige Datum festgelegt ist.
Bearbeiten
Klicken Sie einen (oder mehrere) Termin(e) in der Tabelle an, können Sie diese(n) mit der Auswahl des Bearbeiten-Buttons editieren. Der „Veranstaltungstermin-Assistent“ (das Fenster „Veranstaltungstermin“) öffnet sich.
Wenn Sie mehrere Termine gleichzeitig bearbeiten wollen, setzen Sie vor den gewünschten Terminen die Checkbox und klicken Sie dann auf „Bearbeiten“. Das Fenster „Veranstaltungstermin“ öffnet sich.
Kopieren
Wählen Sie einen Termin in der Tabelle aus und klicken Sie anschließend auf den Kopieren-Button, um diesen zu kopieren. Es öffnet sich der „Veranstaltungstermin-Assistent“. Wenn Sie beispielsweise Alternativtermine zu einer Veranstaltung anbieten möchten, können Sie sich ganz einfach den entsprechenden Termin über das Icon kopieren. Anschließend passen Sie direkt in der Kopie des Termins Datum, Zeit, Referent, Raum oder ähnliches an und speichern den neuen Termin. Dieser ist, im Gegensatz zum Folgetermin, unabhängig von den anderen Terminen.
Löschen
Sollten Sie einen Termin löschen wollen, wählen Sie den entsprechenden Termin in der Tabelle aus und klicken Sie dann auf das Löschen-Icon. Bestätigen Sie das sich öffnende Fenster, um das Löschen endgültig abzuschließen.
Folgetermin hinzufügen
Folgetermine sind Teile von Veranstaltungsreihen. Sie können inhaltlich zusammenhängende Termine als Veranstaltungsreihe anbieten. Dazu erstellen Sie eine erste Veranstaltung und fügen z.B. drei weitere Termine als Folgetermin ein. Die Teilnehmer, die zur Hauptveranstaltung (erster Termin) angemeldet werden, sind automatisch Teilnehmer der Folgetermine. Folgetermine können daher nur zu einem bereits erstellten Termin hinzugefügt werden. In der Übersicht im Reiter „Termine“ sind Hauptveranstaltungen fett markiert, Folgetermine sind ohne Formatierung.
Wählen Sie den gewünschten Termin in der Tabelle aus und klicken Sie dann auf „Folgetermin hinzufügen“. Es öffnet sich der „Veranstaltungstermin-Assistent“.
Vervielfältigen
Die Funktion „Vervielfältigen“ ist nur verfügbar, wenn Sie einen Termin ausgewählt haben. Mit Klick auf das Icon öffnet sich der Terminvervielfältigungs-Assistent, so dass Sie aus dem ausgewählten Termin einen Termin mit regelmäßigem Muster erstellen können.
Überführen
Die Funktion „Überführen“ ist nur verfügbar, wenn Sie eine Interessentenliste ausgewählt haben. Diesen können Sie durch Klick auf das Icon zu einem „echten“ Veranstaltungstermin inkl. Datum überführen.
Interessentenliste verbergen
Bei Bedarf können Sie die Interessentenliste ausblenden, um eine bessere Übersicht zu erhalten. Klicken Sie dafür auf das entsprechende Icon.
Optionen
Unter „Optionen“ können Sie die Informationen bestimmen, die dem Lernenden auf seinem Lernplatz angezeigt werden sollen:
- Zeige den Veranstaltungsreferenten
- Zeige den Veranstaltungspreis
- Zeige zu allen Veranstaltungsterminen die Teilnehmerliste und die freien Plätze an.
- Zeige zu allen Veranstaltungsterminen die Teilnehmerliste nur für die Teilnehmer und die freien Plätze an.
- Zeige zu allen Veranstaltungsterminen keine Teilnehmerliste und die freien Plätze an.
- Zeige zu allen Veranstaltungsterminen keine Teilnehmerliste und keine Plätze an.
Umfrage
Unter dem Registerreiter Umfragen sehen eine Auflistung aller Umfragen, die für diese Veranstaltung erstellt wurden.
Umfragen werden durch das Einbinden von Feedbacks erstellt. Aus diesem Grund müssen Sie vor der Erstellung einer Umfrage ein Feedback erstellen. Wählen Sie dazu bitte unter Lerninhalte → Feedbacks.
Feedback
- Feedback
Wählen Sie hier das zuvor für die Umfrage erstellte oder bereits vorhandene Feedback aus, welches Sie für die Umfrage verwenden möchten.
- Beschreibung
Hier können Sie die Umfrage beschreiben um Beweggründe festzuhalten oder eine leichte Unterscheidung zwischen Verschiedenen Umfragen zu gewährleisten.
Zeitraum festlegen
- Start nach Termin
Dieser Wert gibt eine Zeitspanne an, nach welcher Die Umfrage starten soll. Die Zeitspanne beginnt mit dem Startdatum der Veranstaltung.
- Umfragedauer
Hier können Sie den zeitlichen Rahmen für die Umfrage festlegen.
- Erinnerung
Wenn Sie die Erinnerung aktivieren können Sie angeben nach wie vielen Tagen nach Beginn der Umfrage der Lernende an die Teilnahme der Umfrage per E-Mail erinnert werden soll.
Empfänger der Umfrage
Wählen Sie hier die Teilnehmer der Umfrage aus.
- Alle Veranstaltungsteilnehmer
- Alle Vorgesetzten der Veranstaltungsteilnehmer
- Alle Ausbildungsverantwortliche der Veranstaltungsteilnehmer
- Koordinator
- Referent
- Co-Referenten
Dokumente
Wählen Sie die Medien aus, die als Dokumente für den Termin angezeigt werden sollen. Diese Dokumentenliste können Sie vor der Durchführung eines Termins nutzen, um z.B. vorbereitende Materialien zur Verfügung zu stellen. Sie können aber auch im Nachgang eines Veranstaltungstermins die Dokumentenliste füllen, um erarbeitete Dokumente nachträglich zur Verfügung zu stellen.
Unter dem Registerreiter Dokumente sehen Sie die Dokumente, die zu der Veranstaltung gehören. Um ein Dokument/ eine Datei einer Veranstaltung hinzuzufügen, müssen Sie dieses zuvor in das Mediencenter hochladen und dann unter dem Reiter „Termine → Neuen Veranstaltungstermin erstellen → Dokumentenliste“ das gewünschte Dokument hinzufügen. Erst dann werden Ihnen in diesem Reiter die entsprechenden Daten angezeigt.
Bearbeiten
Öffnet das zentrale Mediencenter, so dass Sie das Medium bearbeiten bzw. ersetzen können
Löschen
Löscht das ausgewählte Medium aus der Dokumentenansicht
Veranstaltungstermine anzeigen
Wählen Sie ein Dokument aus, indem Sie das Häkchen in der Checkbox in der gewünschten Zeile setzen. Mit Klick auf „Veranstaltungstermine anzeigen“ wechselt der Veranstaltungs-Assistent in den Reiter „Termine“.
Dokumentenansicht (Tabelle)
In der Tabelle sehen Sie alle Dokumente, die in der Veranstaltung enthalten sind.
Titel
Klicken Sie auf den Titel des Mediums, um sich die Datei anzeigen zu lassen bzw. um diese herunterzuladen. Bei Bedarf können Sie auch mit Hilfe des Eingabefeldes nach bestimmten Medien suchen
Erstellungsdatum
Zeigt das Datum an, an dem das Medium erstellt wurde
Verwendung in Terminen
Gibt die Anzahl an Terminen an, in denen das Dokument verwendet wird
Wie füge ich einer Veranstaltung eine Dokumentenliste hinzu? (Schnell-Anleitung)
Um einer Veranstaltung eine Dokumentenliste hinzuzufügen, befolgen Sie bitte diese Schritte:
- Klicken Sie auf Lerninhalte → Veranstaltungen → Neue Veranstaltung erstellen. Der Veranstaltungs-Assistent öffnet sich
- Klicken Sie im Reiter „Termine“ auf „Veranstaltungstermin erstellen“
- Scrollen Sie in dem sich öffnenden Fenster nach unten bis zum Bereich „Dokumentenliste“ und klicken Sie auf „Dokument hinzufügen“
- Das Mediencenter öffnet sich und Sie können eine bereits hochgeladene Datei auswählen bzw. über den Button „Neues Medium“ eine neue Datei hochladen
- Nach dem Speichern können Sie die Einstellungen für das Dokument vornehmen (mehr dazu). Drücken Sie danach auf „Übernehmen & Schließen“
- Im Veranstaltungs-Assistenten befindet sich nun unter dem Reiter „Dokumente“ die hochgeladene Datei. Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie auf „Veranstaltungstermine anzeigen“, um zu sehen, zu welchem Veranstaltungstermin das Dokument gehört
- Wechseln Sie nun wieder zurück in den Reiter „Beschreibung“ und wählen Sie „Leere Seite“ bzw. eine gewünschte Designvorlage
- Im Editor finden Sie nun das Icon für „Dokumente einfügen“. Bestimmen Sie, wie die Veranstaltungsdokumente dem Lerner beim Ansehen der Veranstaltung dargestellt werden sollen (Breite * Höhe / Scrollbalken). Wichtig: Fügen Sie diesen Bereich für die Dokumente nicht hinzu, werden keine Dokumente angezeigt (auch, wenn sie vorhanden sein sollten).
- Klicken Sie auf „Speichern“ und schließen Sie den Veranstaltungs-Assistenten
Tasks
Um einen Task zuzuordnen, klicken Sie auf den Button „Taskvorlage hinzufügen“, wählen dann die entsprechende Taskvorlage aus der Liste aus und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Button „Auswählen“.
Um eine neue Taskvorlage zu erstellen, klicken Sie zuerst auf den Button Taskvorlage hinzufügen und dann auf den Button Neue Taskvorlage.
Direkte Taskvorlagen
Taskvorlage
Sie können die ausgewählte Taskvorlage mit Hilfe des Buttons „Ändern“ austauschen.
Auslöser
Sie können den Auslöser (Terminaktivierung, Geänderte Essenswünsche, Geänderte Übernachtungen, Ersatzteilnehmer, Anmeldungen, Abmeldungen, Nachrücken von Warteliste, Zu wenig Teilnehmer, Zu viele Teilnehmer, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung) auswählen. Sie können durch Setzen eines Häkchens festlegen, ob der Auslöser sofort aktiv ist oder wie viele Stunden und Tage vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss.
Wenn Sie den Auslöser Terminaktivierung, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung gewählt haben, können Sie nicht Auslöser aktiv ab festlegen, da diese Auslöser immer ab sofort aktiv sind. Mit Hilfe der Auslöser Termininitiierung und Terminplanung kann der Koordinator Tasks erstellen und bearbeiten, die vor der Terminaktivierung sind.
Beim Auslöser Terminaktivierung wird der Task erstellt, sobald der Terminsstatus von In Planung auf Initiiert oder Aktiv wechselt.
Beim Auslöser Termininitiierung wird der Task erstellt, sobald der Terminstatus von In Planung auf Initiiert wechselt.
Beim Auslöser Terminplanung wird der Task sofort erstellt, sobald der Autor den Veranstaltungstermin speichert und der Terminstatus In Planung hat.
Beim Auslöser Terminstornierung wird der Task sofort erstellt, sobald der Termin von einem beliebigen Status zum Status Storniert wechselt.
Wenn Sie Taskvorlagen mit dem Auslöser Anmeldungen und Nachrücken von Warteliste hinzugefügt haben und ein Teilnehmer von der Warteliste nachgerückt ist und anschließend von der Warteliste angemeldet wird, generiert Avendoo® einen Anmeldungen-Task und wenn der Teilnehmer von der Warteliste nachrückt einen Nachrücken-von-Warteliste-Task.
Wer erhält den Task?
Legen Sie die zuständige Person für den Task fest, indem Sie den entsprechenden Radio-Button anklicken:
- Koordinator des Veranstaltungstermins
- Besitzer der Veranstaltung
- Auswahl eines Autors
Klicken Sie hierzu auf den Button „Auswählen“, wählen aus der Liste den entsprechenden Autoren aus und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Button „Auswählen“.
Fälligkeit
Legen Sie die Fälligkeit des Tasks in folgendem Format fest:
- Stunden
- Tage
- Zusätzlich wählen Sie, ob die Fälligkeit des Tasks
- vor Terminbeginn, Anmelde- oder Abmeldeschluss oder
- nach Terminbeginn, Anmelde- oder Abmeldeschluss sein soll.
Über den Button „Löschen“ können Sie die Taskzuordnung wieder entfernen.
Weitere Funktionen
Veranstaltungstermine importieren
Importieren Sie Veranstaltungstermine per CSV-Datei.
