Für eine Veranstaltung können Sie eine oder mehrere Terminvorlagen erstellen. Im Terminvorlagen-Assistenten können Sie bevorzugte Referenten, Standorte und deren Räume sowie Materialien der Vorlage hinzufügen. Weiterhin können Sie für mehrtägige Termingruppen Folgetermine in der Vorlage hinzufügen und einen Vor- und/oder Nachbereitungstermin hinzufügen. Ebenso ist es möglich, dass Sie Ressourcen (Koordinator, Referent, Standort/Raum, Hotel, Material) nachträglich aus Terminvorlagen hinzufügen. Wenn Sie Ressourcen auswählen, werden die Daten aus der Terminvorlage in den Termin mitübernommen. Hierbei bleibt die eingetragene Uhrzeit, unabhängig von der Zeitzone, gleich und die Eigenschaft „Haupt-Referent/-Koordinator etc.“ wird ignoriert.
Mit Hilfe von Terminvorlagen können Sie musterhafte Ressourcenzuweisungen und Terminoptionen setzen, ohne einen tatsächlichen Termin zu erstellen. Aus der Vorlage können Sie dann tatsächliche Termine erstellen.
Terminvorlagen müssen, anders als tatsächliche Termine, nicht verpflichtend einen Koordinator, einen Referenten oder einen Standort enthalten.
Stammdaten
Termindatum und Zeitzone
Für die Terminvorlage ist kein Datum eingestellt.
Für die Terminvorlage ist die Zeitzone eingestellt. Wenn ein Hauptstandort vorhanden, wird die Zeitzone des Hauptstandortes angezeigt. Ist dieser nicht vorhanden, wird die Zeitzone des Servers angezeigt.
Weitere Informationen zum Einstellen der Zeitzone finden Sie hier.
Koordinator
Klicken Sie den Button „Koordinator hinzufügen“, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Koordinator und klicken Sie den Button „Auswählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass der Koordinator aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der jeweilige Koordinator ist für die entsprechende Terminvorlage deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können den Koordinator für alle Terminvorlagen sofort entfernen, indem Sie das x klicken.
Referenten
Klicken Sie den Button „Referent hinzufügen“, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Referenten und klicken Sie den Button „Auswählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptreferenten handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptreferent wird zum Co-Referenten, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Referenten für alle Terminvorlagen sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.
Standorte
Raum hinzufügen
Klicken Sie den Button „Raum hinzufügen“, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Raumes und klicken Sie „Auswählen“ und im nächsten Fenster den Button „Raum wählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptstandort handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptstandort wird zum Nebenstandort, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Raum für alle Terminvorlagen sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.
Virtuellen Raum hinzufügen
Klicken Sie den Button „Virtuellen Raum hinzufügen“. Wenn Sie mit dem Format „iLinc“ arbeiten, wählen Sie die Option „iLinc“.
Manuellen Raum hinzufügen
Um Räume manuell zu erfassen, klicken Sie den Button „Manuellen Raum hinzufügen“. Avendoo® zeigt den Tabelleneintrag „Manuell erfasste Räume“. Um den Raum in den Feldern einzutragen, klicken Sie „Hinzufügen“. Es stehen Ihnen drei Felder zur Verfügung, in die Sie beispielsweise Raumbezeichnung, Raumnummer und Etage eintragen können.
Wenn Sie einen manuellen Raum hinzufügen, legt Avendoo® diesen als Hauptstandort fest.
Hotel hinzufügen
Wenn Sie im Standort-Assistenten für das erstellte Hotel den Standorttyp “Hotel” ausgewählt haben, können Sie dieses auch hinzufügen. Im Unterschied zum Standort ermöglichen Sie damit den Teilnehmern des späteren Veranstaltungstermins das jeweilige Hotel zu buchen. Die Angaben zum Hotel sehen Autoren im Veranstaltungstermin-Assistenten und Teilnehmer im Katalog nur, wenn Sie im Veranstaltungstermin-Assistenten unter “Parameter” den Status auf “Aktiv” gesetzt haben.
Klicken Sie den Button “Hotel hinzufügen”, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Hotels und klicken Sie den Button “Auswählen”. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um die Hauptunterkunft handelt, bei weiteren hinzugefügten Hotels ist der Kreis grau. Durch Anklicken des Kreises können Sie diesen Status ändern.
Weiterhin können Sie festlegen, ob die Anreise am Vortag erfolgt und Sie können eingeben, um wie viele Buchungstage es sich handelt.
Material hinzufügen
Um Material für die jeweilige Terminvorlage zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button “Material hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie das entsprechende Material aus oder erstellen ein neues Material über den Button “Neues Material”. Abschließend klicken Sie den Button “Auswählen”.
Ressourcen hinzufügen
Um Ressourcen für die jeweilige Terminvorlage zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button “Ressourcen hinzufügen. In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie die entsprechende Ressource (Koordinatoren, Referenten, Standorte, Hotels, Materialien) aus. Ebenso ist es möglich, dass Sie nach Ressourcen und Terminvorlagen suchen.
Wenn Sie Ihre Auswahl bestätigt haben, werden die Ressourcen mit den Zeiten aus der Terminvorlage eingefügt. Wenn die Termingruppe mehr Folgetermine als die Terminvorlage hat, wird die Ressource nur in die Tage eingesetzt, die die Terminvorlage hat.
Parameter
Beschreibung
In der Beschreibung können Sie nähere Informationen zum späteren Veranstaltungstermin eintragen.
Information für den Referenten
Hier können Sie Informationen für den Referenten zum späteren Veranstaltungstermin eintragen.
Status
Wählen Sie den Status “In Planung”, „Initiiert“ oder „Aktiv“. Er wird dann in den späteren Veranstaltungstermin übernommen.
Externe Referenz und Referenztyp
Die Externe Referenz dient dazu eine Beziehung (Referenz) mit einem anderen externen System herzustellen. Dies können Sie für manuelle Verknüpfungen und auch bei der Verwendung von Schnittstellen (REST-API) nutzen.
Die Externe Referenz stellt dabei einen Referenz-Wert wie ID, Laufnummer oder Name dar und der Externe Referenztyp beschreibt, was es für eine Referenz ist oder wie der Referenz-Wert zu verstehen ist. Das ist besonders wichtig, wenn es verschiedene Quellen oder Arten von Referenztypen gibt, da diese eventuell gleiche Referenzwerte verwenden.
Beispiele:
Referenztyp SAP-Kundennummer mit der Externen Referenz 100234
Referenztyp SAP-User-ID mit der Externen Referenz 000004
Anmeldebestätigung CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor „Vorgesetzter“, „Koordinator“ und „Besitzer“, wenn an diese eine Anmeldebestätigung als Kopie geschickt werden soll. Weitere Empfänger wählen Sie aus, indem Sie den Button „Auswählen“ klicken und per Auswahlbutton den Empfänger auswählen und dann mit dem Button „Auswählen“ bestätigen. Mit einem Klick auf den Button „Entfernen“ können Sie den Empfänger entfernen.
Versandtermin für die Präsenzliste
Wenn Sie das Anmeldeschlussdatum aus der Terminvorlage als Versandtermin für die Präsenzliste festlegen möchten, wählen Sie unbedingt “Am Anmeldeschluss”.
Empfänger der Präsenzliste
Setzen Sie das Häkchen bei der Option „Koordinator“, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Koordinator schickt.
Setzen Sie das Häkchen bei der Option „Hauptreferent“, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Hauptreferenten schickt.
Um weitere Empfänger, die die Präsenzliste als Information benötigen, hinzuzufügen, klicken Sie den Button „Empfänger hinzufügen“.
Terminanfragen an Referenten
Hier können Sie die Terminanfragen an Referenten aktivieren, indem Sie das Häkchen bei Aktivieren setzen.
Erinnerung
Hier können Sie eine Erinnerungs-E-Mail einstellen und aktivieren.
Materialien
Klicken Sie den Button „Materialien hinzufügen“, wählen Sie das Material durch Setzen eines Häkchens aus und klicken Sie den Button „Auswählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass das Material aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und das jeweilige Material ist für die entsprechende Terminvorlage deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können die Materialien für alle Terminvorlagen sofort entfernen, indem Sie das x klicken.
Folgetermin hinzufügen
Um Ihrer Terminvorlage einen Folgetermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Folgetermin hinzufügen”.
Vorbereitung hinzufügen
Eine Vorbereitung ist dann notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem späteren Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten unter “Terminanfragen für Referenten aktivieren” aktiviert, eine Einladungsmail zum Vorbereitungstermin.
Um Ihrer Terminvorlage einen Vorbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Vorbereitung hinzufügen”.
Nachbereitung hinzufügen
Nachbereitung ist eventuell notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem späteren Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten unter “Terminanfragen für Referenten aktivieren” aktiviert, eine Einladungsmail zum Nachbereitungstermin.
Um Ihrer Terminvorlage einen Nachbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Nachbereitung hinzufügen”.
Parameter
Titel der Vorlage
Geben Sie einen Titel für die Terminvorlage ein. Dies ist ein Pflichteingabe.
Veranstaltungsterminsprache
Wählen Sie die Sprache, in der der spätere Veranstaltungstermin abgehalten wird, aus.
Preis
Tragen Sie einen Wert ein und wählen Sie die Währung aus.
Termingruppen-Benachrichtigung
Legen Sie fest, ob an die Teilnehmer nur eine E-Mail für die Termingruppe oder mehrere E-Mails für jeden einzelnen Termin in der Gruppe verschickt werden soll.
Teilnehmer & Kontingente
Tragen Sie unter Minimal und Maximal die entsprechende Teilnehmerzahl ein.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Keine Kontingentierung
- Standard-Kontingente
Wenn Sie diese Option wählen, wird eine Tabelle eingeblendet, in welcher Sie zuerst die Teilnehmergruppe (Region, OE, Gruppe, Bereich oder Rolle) auswählen. Wenn bereits Teilnehmergruppen festgelegt sind, wird Ihnen unter der Beschreibung eine Auswahl angeboten, z.B. Produktmanager oder Senior Berater, wobei der dazugehörige Mandant in Klammern angezeigt wird. Danach wählen Sie die Anzahl der Begrenzung aus. Abschließend klicken Sie auf den Button Hinzufügen. Dieses Standard-Kontingent ist dann hinzugefügt. Bei Bedarf können Sie es über den Button Löschen wieder löschen. - Auto-Kontingente
Um Auto-Kontingente (automatisch generierte Kontingente; stellen eine Begrenzung und keine Reservierung dar und sorgen dafür, dass sich nicht mehr Teilnehmer als erlaubt anmelden, die zu diesem Kontingent gehören) zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Um die Auto-Kontingente zu deaktiveren, wählen Sie gegebenenfalls „Deaktiviert“ (voreingestellt) im Drop-down-Menü.
- Um die Auto-Kontingente für eine Region, OE, Gruppe, Rolle oder einen Bereich zu aktivieren, wählen Sie den jeweiligen Eintrag im Drop-down-Menü und geben die entsprechende Zahl für das Auto-Kontigent ein.
Das jeweilige Auto-Kontingent wird dann beim Anmelden der Benutzer erzeugt and angezeigt. Beachten Sie, dass der Benutzer sich nicht immer anmelden kann, während der Autor immer Benutzer anmelden kann. Im letzten Fall wird kein Auto-Kontingent erzeugt. - Um das entsprechende Auto-Kontingent zu aktivieren, klicken Sie auf den Button Übernehmen und Schließen auf dem Reiter Parameter.
Sie können die Warteliste mit den Kontingenten und Auto-Kontigenten kombinieren. Die Warteliste wird dann entsprechend bei nicht möglicher Anmeldung befüllt und es rücken Teilnehmer nach, wenn Kontingente oder Plätze frei werden.
Beispiel: Ein Termin hat 6 Plätze. Das Autokontingent AK1 für die Organisationseinheit OE1 ist mit 2 aktiviert, ebenso AK2 für OE2 und AK3 für OE3. Es sind alle Auto-Kontingente voll, d.h. es sind 6 Teilnehmer angemeldet. Nun meldet sich ein Teilnehmer der OE4 an und da der Termin voll ist, wird AK4 erstellt und derjenige Teilnehmer auf die Warteliste gesetzt. Wenn sich ein Teilnehmer abmeldet, rutscht der Teilnehmer von der Warteliste nach (AK4 für OE4 ist 2).
Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, erhält der Koordinator automatisch eine E-Mail.
Für einen Veranstaltungstermin können Sie eine Warteliste aktivieren. Tragen Sie dazu die maximale Anzahl an Personen für die Warteliste in das entsprechende Feld ein.
Veranstaltungstermintyp
Wählen Sie den Typ des Veranstaltungstermins aus:
- Standard
- Seminar
- Schulung
- Prüfung
- Informationsveranstaltung
- Vorlesung
- Unterweisung
- Ausbildung
- Definition 1
- Definition 2
Tagging
Legen Sie hier ein Tag für den Termin fest.
Beschreibung
Tragen Sie die Termingruppenbeschreibung ein.
Initiator
Wählen Sie den Initiator des Termins aus. Gegebenenfalls können Sie ihn wieder entfernen. Sie können später in der Filtersuche des Veranstaltungsmanagements nach „Ich bin Initiator des Termins“ suchen.
Ernährungshinweise
Um festzulegen, ob pro Teilnehmer und Termingruppe Ernährungshinweise hinterlegbar sein sollen, setzen Sie das Häkchen bei Ernährungshinweise aktivieren.
Welche Felder auf diesem Reiter angezeigt werden, ist davon abhängig, was der Autor mit den Administrationsrechten (Objekte) Lesen, auswählen und Ändern, erstellen unter Benutzerdefinierte Felder erstellt hat. Dieser Autor wählt den Feldtyp (Textfeld, Objektauswahl, Dropdown oder Multiselect) aus und in welchen Assistenten das benutzerdefinierte Feld angezeigt wird, also im Veranstaltungs-, Veranstaltungstermin-, Kursfreigabe-, Kurs-, Remote-Content (LTI und xAPI-Rückkanal)-Assistenten oder/und UGC-Assistent für Lerneinheiten.
Mailanhang
Termin
Wählen Sie einen Veranstaltungstermin aus, für die Sie den Mailanhang konfigurieren möchten.
Mailanhang
Wählen Sie die Medien aus, die als Mailanhang verschickt werden sollen. Durch Setzen eines Häkchens legen Sie fest, mit welchem Mail-Typ der Anhang verschickt wird: Anmeldebestätigung, Einladungsmail, Dankesmail und/oder Nachfassen-Mail.
Dokumente
Termin
Wählen Sie einen Veranstaltungstermin aus, für den Sie Dokumente konfigurieren möchten.
Dokumentenliste
Mit Hilfe des Buttons “Dokument hinzufügen” legen Sie das Medium fest, das als Dokument für den späteren Veranstaltungstermin angezeigt werden soll.
Ferner können Sie festlegen, ob der Termin spezifisch ist und ob eine Mitteilung mit welcher Priorität verschickt werden soll. Weiterhin können Sie einen spezifischen Referenten auswählen und den Anzeigeraum festlegen. Unter “Sichtbar ab” und “Sichtbar bis” können Sie folgende Optionen wählen: Keine Einschränkung, Terminstart, Tage vor Terminstart oder Tage nach Terminstart.
Die Zuordnung des Mediums können Sie über den Button “Löschen” wieder entfernen
Tasks
Taskzuordnung
Um eine Taskvorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „Taskvorlage hinzufügen“, wählen die entsprechende Taskvorlage aus und klicken auf den Button „Auswählen“.
Sie können festlegen, wer die Task erhält (Besitzer des Veranstaltungstermins, Besitzer der Veranstaltung oder Auswahl eines Autors) und die Fälligkeit der Task in Stunden und Tagen vor oder nach Terminbeginn, Anmelde- oder Abmeldeschluss.
Gegebenenfalls können Sie die Task löschen.
Taskzuordnung Veranstaltungstermin
Auf diesem Unterreiter haben Sie eine Übersicht Ihrer bisherigen Taskzuordnungen zu dem jeweiligen Veranstaltungstermin.
Übersicht Taskzuordnungen
Auf diesem Unterreiter erhalten Sie einen Übersicht Ihrer Taskzuordnungen hinsichtlich Beziehung, Titel der Taskvorlage, wer die Task erhält und die Fälligkeit der Task.
