Haben Sie im Veranstaltungs-Assistenten unter dem Reiter Termine einen Veranstaltungstermin erstellt und anschließend ausgewählt, so ist die Funktion Vervielfältigen verfügbar. Mit Klick auf das Icon können Sie den ausgewählten Termin nach einem bestimmten Muster vervielfältigen und so schnell und einfach weitere Veranstaltungstermine erstellen.
Stammdaten
Termindetails
Als Datengrundlage für die Vervielfältigung müssen Sie die Start- und Endzeit des Termins festlegen. Außerdem können Sie die Dauer der Veranstaltung und den Anmeldeschluss festlegen.
Veranstaltungsterminsprache
Bestimmen Sie die Sprache, in der die Veranstaltung gehalten wird.
Externe Referenz und Externer Referenztyp
Die Externe Referenz dient dazu eine Beziehung (Referenz) mit einem anderen externen System herzustellen. Dies können Sie für manuelle Verknüpfungen und auch bei der Verwendung von Schnittstellen (REST-API) nutzen.
Die Externe Referenz stellt dabei einen Referenz-Wert wie ID, Laufnummer oder Name dar und der Externe Referenztyp beschreibt, was es für eine Referenz ist oder wie der Referenz-Wert zu verstehen ist. Das ist besonders wichtig, wenn es verschiedene Quellen oder Arten von Referenztypen gibt, da diese eventuell gleiche Referenzwerte verwenden.
Beispiele:
- Referenztyp SAP-Kundennummer mit der Externen Referenz 100234
- Referenztyp SAP-User-ID mit der Externen Referenz 000004
Terminmuster
- Jede(n)/ Alle _____ Tag(e)
- Jeden Arbeitstag (Montag – Freitag)
Dauer
Legen Sie das Startdatum für den ersten Termin fest und bestimmen Sie einen Endzeitpunkt.
- kein Enddatum
- Endet nach ____ Termin(en)
- Endet am ____
Veranstaltungsort
Bestimmen Sie, ob Sie einen vorhandenen Standort verwenden möchten oder die Adresse eines neuen Standorts eingeben möchten. Klicken Sie dazu auf Standort wählen. Das sich neu öffnende Fenster zeigt Ihnen alle verfügbaren Standorte Ihres Mandanten an. Wählen Sie den gewünschten Raum des Standortes aus und klicken Sie danach auf Auswählen. Mit Vorschau können Sie sich die Details des Standortes/ Raumes anzeigen lassen.
Status
Legen Sie den aktuellen Status der Veranstaltung fest. Setzen Sie den Status direkt auf Aktiv, so können sich Benutzer ab sofort zu diesem Termin anmelden, sofern dies durch die weiteren Einstellungen ermöglicht wird. Ein Initiierter Termin wird den Benutzern nicht zur Selbstanmeldung zur Verfügung gestellt. Hintergrund ist, dass Sie bspw. die Termine für ein gesamtes Jahr einpflegen können, diese aber nur quartalsweise auf aktiv setzen, um die Auswahl der Termin für den Benutzer zu beschränken. Entsprechend können Sie beim Status Initiiert die Möglichkeit nutzen, diesen automatisch zu einem angegebenen Datum auf Aktiv zu ändern.
Teilnehmer & Kontingente
Legen Sie Minimum und Maximum der Teilnehmerzahl fest. Des Weiteren können Sie hier die Anzahl der Plätze auf einer Warteliste einrichten. Darüber hinaus können Sie die Teilnehmerzahl nach Region, Bereich, Gruppe oder Organisationseinheit kontingentieren. Geben Sie hierzu den Namen der Region, des Bereichs, der Gruppe oder der OE an und die Größe des Personenkontingents. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, erhält der Koordinator automatisch eine E-Mail.
Preis
Hier geben Sie die Gebühr an, die bei Teilnahme an dieser Veranstaltung berechnet wird.
Referent/Co-Referent
Wählen Sie einen Referenten. Optional können Sie zu Auswertungszwecken weitere Co-Referenten erfassen. Tragen Sie bei Bedarf den Zeitaufwand der einzelnen Referenten ein. Klicken Sie auf Auswählen, um eine Person auszuwählen. Mit der Anfrage-Funktion können Sie dem Referenten oder Koordinator eine E-Mail mit dem Veranstaltungstermin senden.
Präsenzliste versenden
Geben Sie an, ob die Präsenzliste des Veranstaltungstermins automatisch an die Koordinatoren, den Hauptreferenten und an den Co-Referenten verschickt werden soll. Zudem können Sie das Versanddatum („Am Anmeldeschluss“ oder „Tage bevor Terminbeginn“ oder „Alternatives Versanddatum“) und zusätzliche Empfänger festlegen. Sie können auch „kein automatischer Versand“ auswählen.
Terminübersicht
In dieser Ansicht sehen Sie die neuen Termine, die sich aus der zuvor gewählten Vervielfältigung ergeben würden. Wenn Ihre Einstellungen korrekt und vollständig sind, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Die Termine werden erstellt. Sollten Sie noch etwas an den Einstellungen ändern wollen, klicken Sie bitte auf Zurück, um in dem vorherigen Reiter Stammdaten die Einstellungen vorzunehmen.
