Avendoo^® Online Hilfe

Berichtswesen

Statische Berichte dienen in Avendoo® dem Auswerten von Informationen und sind in sechs Kategorien sortiert, welche wiederum Unterkategorien besitzen. Bei den dynamischen Berichten können Sie ausgewählte Auswertungen selbst konfigurieren.

Das dynamische Berichtswesen unterscheidet sich von dem Standard-Berichtswesen in vielen Details. Für weitere Informationen zu den verfügbaren dynamischen Berichten folgen Sie bitte dem Button.

Zum dynamischen Berichtswesen

Für jeden verfügbaren Bericht in Avendoo® ist automatisch eine Berichtsvorlage erstellt. Autoren mit den entsprechenden Berechtigungen können diese Berichtsvorlagen bearbeiten oder neue Berichtsvorlagen erstellen. In einer Berichtsvorlage legt der Autor fest, welche Filter und Daten im Bericht zur Verfügung stehen. Der Autor kann für dynamische Berichte mehrere Berichtsvorlagen mit unterschiedlichen Konfigurationen erstellen. Damit die jeweiligen Benutzer die Berichtsvorlage verwenden können, weisen Sie einerseits als Autor über die Listenansicht der Berichtsvorlagen die jeweilige Berichtsvorlage zu oder über den Nutzer-Assistenten. Andererseits können Sie als Autor die jeweilige Berichtsvorlage einer Berechtigungsgruppe zuordnen, die wiederum einem beliebigen Personenkreis zugeordnet ist.

Die einzelnen Berichte können Sie sich jeweils im gewünschten Dateiformat anzeigen lassen (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV-Datei).

Hinweis

Excel öffnet CSV-Dateien standardmäßig nach ISO-8859-1, dadurch kann es zu einer veränderten Darstellung von Sonderzeichen kommen. Wenn Sie die exportierten CSV-Dateien grundsätzlich mit Excel öffnen und verarbeiten wollen und dabei eine korrekte Darstellung der Sonderzeichen wünschen, müssen Sie den Wert der Systemeinstellung „default.csv.report.character.encoding“ auf UTF-8 ändern.

Der Excel-Export von Berichten ist auf das aktuelle XLSX-Format umgestellt und damit die Begrenzung von 65.535 Zeilen pro Tabelle erhöht.

Hinweis

Bei Updates auf Avendoo ® 15.4 oder höher wird für jede Berichtsgruppe eine Berechtigungsgruppe erstellt. Die Berechtigungsgruppen enthalten die entsprechenden Berichtsvorlagen der vorherigen Berichtsgruppe und sind den jeweiligen Benutzern zugeordnet.
Falls in den ehemaligen Berichtsgruppen Zuweisungen desselben dynamischen Berichts mit und ohne Drill-down-Berichte existierten, werden nun zwei Berichtsvorlagen (mit und ohne Drill-down-Berichte) erzeugt und entsprechend den Berechtigungsgruppen zugewiesen. Die Berichtsvorlagen enthalten eine Kennzeichnung, ob der Drill-down-Bericht möglich ist oder nicht.

Avendoo® listet Ihnen die Berichtsvorlagen von statischen Berichten und dynamischen Berichten, wenn Ihnen das Autorenrecht „Berichtsvorlagen anzeigen, erstellen und bearbeiten“ auf dem Reiter „Zugriffsrechte“ im Autoren-Assistent oder auf dem Reiter „Autorenrechte zuweisen“ im Berechtigungsgruppen-Assistenten und diese Berechtigungsgruppe dann im Benutzer-Assistenten zugeordnet wurde.
Die Berichtsvorlagen sind ebenso in acht Kategorien (Lerninhalte, Veranstaltungsmanagement, Nutzerverwaltung, Kursmanagement, Ressourcen, Mandanten, Umfragen und Nutzungsberichte) sortiert, welche wiederum Unterkategorien (analog zum Berichtswesen) besitzen. Diese Aufteilung dient der besseren Auffindbarkeit von einzelnen Berichtsvorlagen. Die einzelnen Berichtsvorlagen können Sie sich im jeweils gewünschten Dateiformat anzeigen lassen (PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV-Datei). Mit Hilfe der Filterfunktion können Sie gezielt nach der jeweiligen Berichtsvorlage suchen.

Weitere Informationen zum Erstellen von Berichtsvorlagen finden Sie unter „Weitere Funktionen“.

Wie konfiguriere ich Drill-Down-Berichte bei statischen und dynamischen Berichte?

Ausgangsbericht: Statischer Bericht
Ob ein Drill-Down-Bericht für einen statischen Bericht möglich ist, stellt der Autor ein, indem er einer Berechtigungsgruppe oder einem Benutzer eine Berichtsvorlage zuordnet. Die möglichen Drill-Down-Berichtsvorlagen werden eingerückt aufgelistet. Der Autor kann sie einzeln aktivieren.
Generell gilt: Wenn der Autor Berichte direkt dem Nutzer (Autor, Benutzer oder Teamleiter) zuordnet, kann der Nutzer diese öffnen. Der Nutzer kann an statischen Berichtsvorlagen keine Drill-Down-Berichtsvorlagen wählen. Dies ist nur an dynamischen Berichten möglich.

Ausgangsbericht: Dynamischer Bericht
Wenn der Autor einen statischen Bericht als Drill-Down-Bericht in einem dynamischen Bericht gewählt hat, kann der Nutzer den statischen Bericht aufrufen, wenn er den übergeordneten dynamischen Bericht aufrufen darf. Gleiches gilt für den Drill-Down-Bericht von Dynamisch auf Dynamisch.
Der Nutzer darf einen Bericht (Statisch oder Dynamisch) als Drill-Down-Bericht öffnen, wenn der Autor den Drill-Down-Bericht an einer dynamischen Berichtsvorlage konfiguriert hat, welche dem Nutzer zugewiesen ist (am Nutzer selbst oder über eine Berechtigungsgruppe). Der Nutzer selbst muss keine Berechtigung auf den Drill-Down-Bericht haben.

Hinweis

Die Dynamische Berichts-Drill-Down-Konfiguration kann sich über mehrere Ebenen ziehen.
Dynamisch Ebene 1 → Dynamisch Ebene 2 (Auf Ebene 1 als Drill-Drown konfiguriert) → Dynamisch Ebene 3 (Auf Ebene 2 als Dill-Drown konfiguriert)
Es reicht in diesem Fall, wenn der Nutzer die Berechtigung auf den Bericht „Dynamisch Ebene 1“ hat.

Bericht aufrufen

Als Autor können Sie einen Bericht aufrufen, indem Sie:

auf den zugehörigen Button in der Taskleiste des Autorenbereichs klicken
eine Lerneinheit auf Ihrem Dashboard per Drag-and-Drop auf das Icon ziehen. (Einzelne Berichte können favorisiert oder abonniert werden und auch über Widgets abgerufen werden.)
in der Übersicht (z.B.: Lerninhalte → Wissenstests) einen Rechtsklick auf den Titel eines Lernobjektes ausführen und Bericht anzeigen auswählen

Als Teamleiter oder Benutzer rufen Sie den entsprechenden Bericht in „Mein Cockpit“ auf dem Reiter „Berichte“ auf, indem Sie in der Liste auf den Titel des jeweiligen Berichtes klicken. Wählen Sie anschließend das entsprechende Pflichtfeld und die optionalen Felder aus und klicken Sie auf den Button „Anzeigen“. Um den jeweiligen Bericht zu speichern, können Sie alternativ auch die Buttons „PDF“, „Excel“, „Word“, „PowerPoint“ oder „CSV“ klicken. Wenn Sie sich den Bericht anzeigen lassen, können Sie den Bericht abonnieren oder favorisieren.

Ein Bericht lässt sich aufrufen, indem Sie zuerst die Berichtskategorie und anschließend die Unterkategorie auswählen. Nun können Sie die einzelnen Berichte dieser Kategorie anwählen und durch den Ansehen-Button (unten rechts) öffnen.

Je nach Bericht werden Ihnen im nächsten Schritt einzelne Filteroptionenangeboten. Die links angebotenen Filter sind verpflichtend, denn ohne diese können Sie den Bericht nicht aufrufen. Aber auch die Filter auf der rechten Seite sind durchaus sinnvoll, da Sie die abzurufende Datenmenge einschränken. Dies verkürzt zum einen Ladezeiten und zum anderen trägt es, aufgrund von weniger Daten, zur Übersicht des Berichtes bei.

Nachdem Sie die gewünschten Filter gesetzt haben, können Sie den Bericht über die Buttons PDF, Excel, Word, Powerpoint und CSV in die jeweiligen Formate exportieren (bzw. für die jeweiligen Programme) oder den Bericht über Anzeigen direkt in Avendoo® öffnen. Nach dem Öffnen in Avendoo® ist ein Export über die bereits genannten Buttons weiterhin möglich; die Buttons finden Sie nun oberhalb des Berichtes. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit den Bericht zu abonnieren oder zu favorisieren.

Bericht abonnieren

Wenn Sie sich einen Bericht im Avendoo® anzeigen lassen, sehen Sie mittig oberhalb des Berichtes den Button Bericht abonnieren. Über diesen Button gelangen Sie in den Assistenten für Regelmäßige Berichte (siehe Screenshot unten).

Hinweise

Avendoo® verschickt den nächsten Bericht aufgrund des Startdatums und nicht aufgrund des letzten Sendetermins .
Wenn Sie ein Berichtsabonnement eines statischen Berichtes erstellen und einen internen Abonnenten im Widget Meine abonnierten Berichte hinzufügen, aber selbst auf inaktiv gesetzt wurden, wird weiterhin das Berichtsabonnement an die zusätzlichen Abonnenten verschickt. Generell wird ein Berichtsabonnement, welches nur an den Autor (Abonnement-Ersteller) verschickt werden soll, nicht mehr verschickt, wenn der Autor in der Nutzerverwaltung inaktiv geschaltet wurde.