Grundsätzlich werden die von Avendoo® eingerichteten Standardvorlagen verwendet. Möchten Sie diese anpassen, so wenden Sie sich bitte an den Avendoo® Support.
Alternativ können Sie Ihre eigenen Mailvorlagen anlegen und diese als Standard für Ihre Veranstaltung setzen. Die Mailvorlage, die im Drop-Down-Menü eingestellt ist, wird standardmäßig versendet. Beim manuellen Versand, von z.B. Veranstaltungseinladungen, können auch andere Mailvorlagen verwendet werden. Beim automatischen Versand wird immer auf den eingestellten Standard zurückgegriffen.
Neue Mailvorlage anlegen
Name der Mailvorlage
Wenn Sie eine neue Vorlage anlegen, betiteln Sie diese bitte eindeutig, um Verwechslungen zu vermeiden. Den Titel geben Sie unter Name der Mailvorlage ein.
Betreff
Geben Sie der Mailvorlage einen aussagekräftigen Betreff. Dieser wird als Betreff der E-Mail verwendet.
E-Mail Text
Sie sehen unten den Text der Standardvorlage. Diesen können Sie mit Hilfe des Editors abändern oder einen vollständigen neuen Text entwickeln. Es ist jedoch ratsam, die bestehenden Variablen zu übernehmen, damit eine persönliche Ansprache und wichtige Daten verschickt werden.
Sobald Sie in das Textfeld klicken, öffnet sich der Editor. Über das Icon Mailvariablen (
) können Sie weitere Mailvariablen einfügen. Es wird Ihnen eine Liste mit verwendbaren Mailvariablen vorgegeben. Weitere bestehende Variablen sind für diesen Mailtypen nicht zu verwenden und daher nicht aufgeführt. Wählen Sie die gewünschte Mailvariable in der Liste aus und bestätigen die Auswahl über OK. Die Variable wird anschließend in den Text eingefügt. Aber auch anderweitige Formatierungen sind möglich (z.B. Schriftart, -größe, Auflistungen etc.).
Unterhalb des Textfeldes haben Sie die Möglichkeit auf die Veranstaltung, die Sie gerade erstellen, zu verlinken. Klicken Sie dafür auf Link (Diese Veranstaltung). Wenn Sie den Button anwählen, wird ein entsprechender Link generiert und in den Mailingtext eingefügt. Der Link wird an der Stelle eingefügt, an der Sie den Cursor im Text stehen lassen.
Sie haben weiterhin die Möglichkeit einen Link direkt zu einem Lernobjekt zu erstellen. Wählen Sie über das Drop-Down-Menü eines der verfügbaren Lernobjekte aus und klicken Sie auf Link (Lernobjekt). Auch hier wird der Link generiert und an der Stelle, an der der Cursor im Text steht, eingefügt.
Verfügbare Mailvorlagen im Veranstaltungs-Assistenten
| Mailvorlage | Versandart | Zielgruppe bzw. -person | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Veranstaltung – Manuelle Abmeldung | Nur manuell möglich über: – Alle Teilnehmer abmelden – Einzelnen Teilnehmer abmelden | Teilnehmer | Wenn Sie im Veranstaltungsmanager die Teilnehmer über „Alle Teilnehmer abmelden“ vom Termin abmelden wollen, wird diese Vorlage als Standard gesetzt. Auch wenn Sie einen einzelnen Teilnehmer über die Funktionen abmelden, wird diese Vorlage zunächst als Standard vorgeschlagen. |
| Veranstaltung – Automatische Abmeldung | automatisch | Teilnehmer, die die Vorbereitungsaufgabe/n noch nicht erfüllt haben | Sofern Sie einen Stichtag gesetzt haben, werden zu diesem Zeitpunkt alle Teilnehmer abgemeldet, die dann die Vorbereitungsaufgabe/n noch nicht erfüllt haben. Vorbereitungsaufgaben sind alle Lernobjekte vor einer Hürde in Lernpfad. Mit dieser Nachricht werden die jeweiligen Teilnehmer über diesen Vorgang informiert. |
| Veranstaltung – Erinnerung | automatisch | Teilnehmer, die die Vorbereitungsaufgabe/n noch nicht erfüllt haben | Wenn eine Erinnerungsmail zur Abarbeitung der Vorbereitungsaufgaben eingestellt wurde, werden diese Vorlagen verwendet. |
| Veranstaltung – Präsenzliste (Koordinator) | automatisch am Anmeldeschluss | Koordinator | Wird nach dem Anmeldeschluss automatisch versendet und enthält die finale Präsenzliste. Wurde kein Anmeldeschluss gesetzt, dann gilt der Beginn der Veranstaltung als Anmeldeschluss. |
| Veranstaltung – Anmeldebestätigung CC | automatisch | Referent und/oder manueller Empfänger | Wenn die Option direkt im Termin angehakt ist, wird diese Nachricht an den Vorgesetzten oder einen manuell eingegebenen Empfänger versendet. |
| Veranstaltung – Erinnerung Warteliste | automatisch | Teilnehmer auf der Warteliste, die die Vorbereitungsaufgabe/n noch nicht erfüllt haben | Die Erinnerung meldet dem Teilnehmer in einer einstellbaren Menge von Tagen vor der Veranstaltung, dass er noch Vorbereitungsaufgaben zu erfüllen hat, um an der Veranstaltung teilnehmen zu können. |
| Veranstaltung – Wechsel von Warteliste auf Veranstaltungsplatz | automatisch | nachrückender Teilnehmer | Sofern eine Warteliste eingerichtet wurde gilt: Wird ein Platz in der regulären Teilnehmerliste frei, rückt der erste Teilnehmer auf der Warteliste nach und wird zur Veranstaltung angemeldet. Bei diesem Vorgang wird er durch diese Nachricht darüber informiert. |
| Veranstaltung – Abmeldung Warteliste | automatisch | manuell abgemeldeter Teilnehmer der Warteliste | Wird ein Teilnehmer durch einen Autor von der Warteliste einer Veranstaltung abgemeldet, wird er durch diese Nachricht darüber informiert. |
| Veranstaltung – Automatische Abmeldung Warteliste | automatisch | Teilnehmer auf der Warteliste | Zum gesetzten Anmeldeschluss oder wenn am Stichtag noch nicht alle Vorbereitungsaufgaben erfüllt sind, werden die Teilnehmer auf der Warteliste mit dieser Nachricht über ihre Abmeldung informiert. |
| Veranstaltung – Anmeldebestätigung CC Warteliste | automatisch | Referent und/oder manueller Empfänger | Diese Nachricht wird an den Vorgesetzten oder einen manuell eingegebenen Empfänger versendet, wenn die entsprechende Option direkt im Termin gesetzt wurde. Der Empfänger wird somit informiert, dass ein anderer Benutzer zu einer Veranstaltung angemeldet wurde. |
| Veranstaltung – Ankündigung | manuell | Teilnehmer der Kursfreigabe, die noch nicht zu einem Termin angemeldet sind | Über den Veranstaltungsmanager eines Termins können Sie diesen bewerben, indem Sie über Ankündigung versenden ( ) eine Nachricht an alle Teilnehmer der dazugehörigen Kursfreigabe, die noch nicht an einem Veranstaltungstermin angemeldet sind, schicken. Die Anzahl der entsprechenden Teilnehmer wird Ihnen in ( ) angegeben. |
| Veranstaltung – Dankesmail | automatisch oder manuell, je nach Einstellung | alle als anwesend markierten Teilnehmer | Wenn Sie nach der durchgeführten Veranstaltung eine Dankesmail an die anwesenden Teilnehmer verschicken wollen, können Sie dafür diese Vorlagen verwenden. Die Mail versenden Sie manuell über den Veranstaltungsmanager des entsprechenden Termins. Automatisch können Sie diese Mail versenden, wenn Sie im Kommunikationsablauf der Veranstaltung die Nachbereitungsphase aktivieren |
| Veranstaltung – Nachfassen | manuell | Teilnehmer | Im Veranstaltungsmanager können Sie über Nachfassen ( ) eine manuelle Mail an alle Teilnehmer auslösen, z.B. um Sie an den Termin zu Erinnern oder vorab noch neue Informationen zu geben. Die Anzahl der entsprechenden Teilnehmer wird Ihnen in ( ) angegeben. |
| Veranstaltung – Präsenzliste | automatisch | Koordinator, Hauptreferent, zusätzliche Empfänger (je nach Einstellung) | Sie können pro Termin einstellen wann und an wen die Präsenzliste automatisch versendet werden soll. |
| Veranstaltung – Terminanfrage an Referenten | manuell | Referent | Avendoo® verschickt automatisch diese Mail an den Referenten, wenn unter der Option “Terminanfragen für Referenten aktivieren” im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Unterreiter “Anmelde- und Einladungsmails” des Reiters “Kommunikation” “Veranstaltungsreferent” und/oder “Veranstaltungs-Co-Referent” ausgewählt ist und Sie einen Termin von “In Planung” auf “Initiiert” oder “Aktiv” setzen. |
| Veranstaltung – Terminabmeldung an Referenten | manuell | Referent | Wenn Sie einen Referenten von einem Termin entfernt haben und er hierfür eine Terminanfrage erhalten hat und wenn Sie unter der Option “Terminanfragen für Referenten aktivieren” im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Unterreiter “Anmelde- und Einladungsmails” des Reiters “Kommunikation” “Veranstaltungsreferent” und/oder “Veranstaltungs-Co-Referent” ausgewählt haben, verschickt Avendoo® diese Nachricht pro Termin an den bisher eingeplanten Referenten. |
| Veranstaltung – Einladung abgelehnt | automatisch | Koordinator, Haupt- und/oder Co-Referent (je nach Einstellung) | Sie können beim Kommunikationsablauf der Anmeldebestätigungen und Einladungsmails festlegen, wer informiert werden soll, wenn ein Teilnehmer eine Ablehnung sendet. |
| Veranstaltung – Feedback ausfüllen | automatisch bei abhängigem Feedback | Alle als anwesend erfassten Teilnehmer, die das Feedback noch nicht ausgefüllt haben | Wurde ein Feedback in Abhängigkeit zur Veranstaltung gesetzt, so wird diese Nachricht automatisch an alle Teilnehmer versendet, wenn ihre Präsenz erfasst wurde. Eine weitere Bindung ist, dass das Feedback noch nicht begonnen oder ausgefüllt wurde. |
| Veranstaltung – Anmeldungsbestätigung Interessentenliste | automatisch | Teilnehmer | Sofern ein automatischer Kommunikationsablauf für die Anmeldebestätigungen gesetzt wurde, wird diese Nachricht an die Teilnehmer verschickt. |
| Veranstaltung – Interessentenliste, Grenzwert überschritten | automatisch | Referent und Koordinator | Wird ein Grenzwert eines Termins (z.B. maximale Teilnehmerzahl) über- bzw. unterschritten, so wird diese Nachricht automatisch an den Referenten und den Koordinator des Termins gesendet. |
| Veranstaltung – Veranstaltungsteilnahme abgelehnt | automatisch | Teilnehmer | Wenn die Genehmigungsanfrage einer Terminanmeldung abgelehnt wurde oder eine erforderliche Genehmigung bis zum Anmeldeschluss nicht erteilt wurde, verschickt Avendoo® diese Nachricht an den jeweiligen Teilnehmer. |
| Veranstaltung – Veranstaltungsteilnahme bewilligt | automatisch | Teilnehmer | Wenn die Veranstaltungsteilnahme genehmigt wurde, verschickt Avendoo® diese Nachricht an den jeweiligen Teilnehmer. |
| Veranstaltung – Genehmigungsanfrage für eine Veranstaltungsteilnahme | automatisch | Vorgesetzte der Teilnehmer | Diese E-Mail erinnert den entsprechenden Vorgesetzten, dass für einen bestimmten Teilnehmer noch die Veranstaltungsteilnahme genehmigt werden muss. |
| Veranstaltung – Terminstornierung | automatisch | Teilnehmer | Teilnehmer wird benachrichtigt, dass der Termin storniert ist. |
Verfügbare Mailvariablen im Veranstaltungsmanagement
*** Die Linkvariablen können Sie nicht ohne die Angabe des Servernamens verwenden. Ein Link, der auf die entsprechende Variable endet, ist in der Standardvorlage bereits für Ihre Lernplattform angepasst. Bitte verwenden Sie diesen Link oder lesen Sie die untenstehende Anleitung. Sollten Sie keinen vollständigen Link, wie bspw. http://demo.avendoo.de$SeminarAnnouncementLink$ in den Standardvorlagen finden, wenden Sie sich bitte an den Avendoo® Support.
| $ActivityBookings$ | Auflistung der gebuchten Zusatzleistungen |
| $Address$ | Adresse des Empfängers (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). |
| $AssignmentInningStartDate$ | Startdatum in der Durchgangsbenachrichtigung mit Uhrzeit |
| $AssignmentInningStartDateWithout Time$ | Startdatum in der Durchgangsbenachrichtigung ohne Uhrzeit |
| $BillingAdress$ | Rechnungsadresse des Empfängers (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort). |
| $BillingCompany$ | Firmenname der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingEMail$ | E-Mail-Adresse der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingFirstname$ | Vorname der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingLastname$ | Nachname der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingLocation$ | Ort der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingPostcode$ | Postleitzahl der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $BillingStreet$ | Straße der Rechnungsadresse des Empfängers. |
| $Company$ | Firmenname des Empfängers. |
| $Deeplink$ | Link zu dem Kurs, auf den sich die Mail bezieht |
| $Location$ | Ort der Firma des Empfängers. |
| $NutritionNotes$ | Ernährungshinweise aller Hotelteilnehmer |
| $PlaceAlternativeDescription$ | Alternative Beschreibung des Standortes |
| $PlaceCity$ | Stadt des Standortes |
| $PlaceContactPerson$ | Ansprechpartner des Standortes |
| $PlaceCountry$ | Land des Standortes |
| $PlaceDescription$ | Beschreibung des Standortes |
| $PlaceEmail$ | E-Mail-Adresse des Standortes |
| $PlaceFax$ | Faxnummer des Standortes |
| $PlaceLatitude$ | Breitengrad des Standortes |
| $PlaceLongitude$ | Längengrad des Standortes |
| $PlacePhoneNumber$ | Telefonnummer des Standortes |
| $PlacePostalCode$ | Postleitzahl des Standortes |
| $PlaceRegion$ | Region des Standortes |
| $PlaceRoomBuilding$ | Gebäude des Raumes |
| $PlaceRoomCapacity$ | Kapazität des Raumes |
| $PlaceRoomContactPerson$ | Ansprechpartner des Raumes |
| $PlaceRoomFloor$ | Etage des Raumes |
| $PlaceRoomInformation$ | Information des Raumes |
| $PlaceRoomNumber$ | Raumnummer |
| $PlaceRoomTitle$ | Titel des Raumes |
| $PlaceStreet$ | Straße des Standortes |
| $PlaceTimeZone$ | Zeitzonenverschiebung des Standortes |
| $PlaceTimeZone$ | Zeitzone des Standortes |
| $PlaceTitle$ | Titel des Standortes |
| $PlaceUrl$ | URL des Standortes |
| $Postcode$ | Postleitzahl der Firma des Empfängers. |
| $SeminarAnnouncementLink$*** | Variable zum Erstellen eines Ankündigungslinks zu der Veranstaltung. |
| $SeminarCancelComment$ | Wenn der Autor eine gesamte Termingruppe storniert, kann in der Stornierungs-E-Mail dieser Kommentar mitausgegeben werden. |
| $SeminarDependentFeedback$*** | Variable zum Erstellen eines Links zu einem Feedback, das mit der Veranstaltung verknüpft ist. |
| $SeminarEscortName$ | Liste mit Vor- und Nachnamen der Begleitpersonen. |
| $SeminarEventActual$ | Aktuelle Teilnehmerzahl des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventAddress$ | Adresse des Veranstaltungstermins. Es wird der Eintrag aus Details zum Veranstaltungsort, der im Veranstaltungstermin erstellt wird, eingesetzt. |
| $SeminarEventClosing$ | Datum des Anmeldeschlusses. Ab dem Anmeldeschluss können keine Teilnehmer mehr angemeldet werden. |
| $SeminarEventCoordinator$ | Koordinator des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventCancelComment$ | Wenn ein Teilnehmer sich selber abmeldet oder von einem Autoren abgemeldet wird, wird der im Textfeld eingegebene Abmeldekommentar (wenn die Abfrage vom Abmeldegrund aktiviert ist) eingefügt. |
| $SeminarEventCancelReason$ | Wenn ein Teilnehmer sich selber abmeldet oder von einem Autoren abgemeldet wird, wird der per Drop-Down ausgewählte Abmeldegrund (wenn die Abfrage vom Abmeldegrund aktiviert ist) eingefügt. |
| $SeminarEventDeadline$ | Datum des Stichtages. Am Stichtag werden Teilnehmer abgemeldet, die ihre Vorbereitungsaufgaben nicht erfüllt haben. Der Stichtag wird im Veranstaltungs-Assistent unter Kommunikation –> Kommunikationsablauf eingestellt. Die Vorbereitungsaufgaben sind alle Pflichtinhalte die im Lernpfad vor einer Hürde liegen. |
| $SeminarEventDescription$ | Beschreibung des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventEnd$ | Zeitpunkt, zu dem der Veranstaltungstermin endet. |
| $SeminarEventGroupEnd$ | Zeitpunkt, zu dem die Veranstaltungstermingruppe endet. |
| $SeminarEventGroupStart$ | Zeitpunkt, zu dem die Veranstaltungstermingruppe beginnt. |
| $SeminarEventLocation$ | Ort des Veranstaltungstermins (enthält in Verbindung mit Standorten den Ort und nicht den Standorttitel) |
| $SeminarEventMax$ | Maximale Teilnehmerzahl des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventMin$ | Minimale Teilnehmerzahl des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventReferentInfo$ | Information für Referenten |
| $SeminarEventRoom$ | Raumangabe des Veranstaltungstermins (Daten werden wie folgt ausgegeben): “[Raumtitel], Raumnummer: [Raumnummer], Etage: [Etage], Gebäude: [Gebäude]”. Die Mailvariable wird sowohl bei manuellen Orten als auch bei den Standorten verwendet. Die Variablen (Raumnummer, Etage, Gebäude) werden nur verwendet, wenn sie vorhanden sind. |
| $SeminarEventStart$ | Zeitpunkt, zu dem der Veranstaltungstermin beginnt. |
| $SeminarEventUser$ | Name des Hauptreferenten eines Veranstaltungstermins (Vor- und Nachname). |
| $SeminarEventUserPhone$ | Telefonnummer des Hauptreferenten eines Veranstaltungstermins. |
| $SeminarEventWaiting$ | Anzahl der Teilnehmer auf der Warteliste des Veranstaltungstermins. |
| $SeminarLimitMsg$ | Information über den erreichten Grenzwert. Setzt ein Textbundle bzgl. des betroffenen Grenzwertes ein. Grenzwerte sind z.B. die maximale und minimale Teilnehmerzahl. |
| $SeminarTitle$ | Titel der Veranstaltung. |
| $Street$ | Straße der Firma des Empfängers. |
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