Im Bereich Veranstaltungsmanagement stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:
- Sie können einzelne Termine managen im Gegensatz zur Definition der Termine oder der Darstellung für den Lernenden, siehe Veranstaltungsobjekt.
Zum Management der Termine steht Ihnen der Veranstaltungsmanager zur Verfügung. Er hilft Ihnen beim Managen von Teilnehmerlisten, der Kommunikation mit den Teilnehmern und der Präsenzerfassung. - Sie können als Autor mit eingeschränkten Berechtigungen einfach und schnell freigegebene Termine managen.
- Sie können Tasks managen.
- Sie können Tasks nach Termingruppen managen.
- Sie können sich die Auslastungsdiagramme der Ressourcen Referent, Raum und Material anzeigen lassen. Diese Gantt-Diagramme verwenden die Browser-Zeitzone und nicht die Server-Zeitzone. Damit kommt es nicht zum Vertauschen und es wird die Zeit vor Ort angezeigt.
- Sie können iCAL-Termine managen.
Überblick Veranstaltungstermine
Sie können zwischen der Übersicht nach Terminen und der Übersicht nach Termingruppen wählen.
Innerhalb der Übersicht nach Terminen können Sie aus fünf Darstellungsformen (Listenansicht, Tagesansicht, Arbeitswoche, Woche oder Monat) wählen. Die Darstellungsformen Tagesansicht, Arbeitswoche und Woche haben eine Agenda-Ansicht, d.h. zeitgleiche Termine werden nebeneinander gelistet.
Die Übersicht nach Terminen ist nach Titel, Veranstaltung, Titel des Durchgangs, Start, Start (Ort), Zeitzone des Termins, Ende, Ende (Ort), Auslastung, Standort, Raum, Ort, Referent, Status, Sprache, Kursfreigabe, Tagging, Initiator, Termingruppen-Beschreibung und Terminbeschreibung untergliedert. Durch einen Rechtsklick auf den linken oberen Tabellenkopf können Sie die Anzeige der Spalten und die Reihenfolge bearbeiten. Sie können folgende Spalten mit dem Icon + hinzufügen: Veranstaltungstyp, Externe Referenz (Termin), Externer Referenztyp (Termin), Externe Referenz (Veranstaltung), Externer Referenztyp (Veranstaltung).
In der Übersicht nach Termingruppen listet Avendoo® die Haupttermine von Termingruppen auf. Avendoo® bildet eine Termingruppe ab Start des Haupttermins bis zum Ende des letzten Folgetermins (Wenn es keine Folgetermine gibt, ist das Ende des Haupttermins gleichzeitig das Ende der Termingruppe).
Die Übersicht nach Termingruppen ist nach Titel, Veranstaltung, Titel des Durchgangs, Start, Start (Ort), Zeitzone des Starttermins, Ende, Ende (Ort), Zeitzone des Endtermins, Auslastung, Standort, Ort, Referent, Status des Haupttermins, Sprache, Kursfreigabe, Tagging, Initiator, Termingruppen-Beschreibung, Terminbeschreibung und Status des letzten Termins untergliedert. Mit Rechtsklick auf den linken oberen Tabellenkopf können Sie Anzeige der Spalten und Reihenfolge bearbeiten auswählen und folgende Spalten hinzufügen: Externe Referenz (Termin), Externer Referenztyp (Termin), Externe Referenz (Veranstaltung) und Externer Referenztyp (Veranstaltung).
Mit zwei Pfeilen am oberen, rechten Rand der Übersichten, können Sie die Ansicht nach links oder rechts verschieben. Bei beiden Übersichten haben Sie die Möglichkeit, im Bereich Filter oben rechts auf das Plus-Symbol (+) zu klicken, um weitere Filtermöglichkeiten anzuzeigen. In diesen Listenansichten sowie in sämtlichen Listenansichten in Avendoo® „merkt“ sich Avendoo® die Sortierung der Listenansicht und steht beim nächsten Login wieder zur Verfügung.
Wenn Sie das Kontextmenü zum Titel wählen, können Sie Bericht anzeigen und Termin in weitere Veranstaltung kopieren wählen. Über Bericht anzeigen haben Sie die Möglichkeit sich alle Berichte zu der Berichtskategorie Veranstaltungsmanagement und Unterkategorie Termine anzeigen zu lassen. Über Termin in weitere Veranstaltung kopieren können Sie einen vorhandenen Termin auswählen und in den Veranstaltungstermin-Assistenten kopieren.
Filtermöglichkeiten
Generell haben Sie die Möglichkeit nach folgenden Angaben zu filtern (Wenn Sie im Bereich Filter oben rechts auf das Plus-Symbol (+) klicken, werden weitere Filtermöglichkeiten angezeigt):
- Titel
- Tagging
- Sprache (+): Sprache, in welcher der Titel der Veranstaltung angezeigt wird und auf welche Sprache sich der Filter „Titel“ bezieht.
- Veranstaltungssprache (+):
Sprache, in welcher die Termine der Veranstaltung durchgeführt werden. - Kursfreigabensprache (+):
Sprache, in welcher die Kursfreigabe, über welche die Veranstaltung freigegeben wurde, vorhanden ist. - Ich bin Koordinator der Veranstaltung
- Ich bin Referent der Veranstaltung
- Ich bin Initiator der Veranstaltung
Der Initiator ist hierbei die Person, die die Erstellung des Termins initiiert hat. Es ist auch die Person, die nicht die Koordination (Trainer oder Referent) übernimmt, aber insgesamt für den Termin verantwortlich ist. Diese Person kann in Berichten auch als Filter genutzt werden. Beachten Sie, dass der Initiator optional ist. Diese Angabe können Sie, aber müssen Sie nicht nutzen. - Folgetermine ausblenden (nur Veranstaltungsterminübersicht)
- Aktive Kursfreigaben:
Filtert die Liste der Veranstaltungstermine auf solche, die über Kursfreigaben im Status „Aktiv“ oder „Geschlossen“ zugänglich sind (nicht „Archiviert“ oder „Initiiert“). - In Kursfreigabe enthalten:
Zeigt nur Termine an, die in Veranstaltungen sind, welche in einem Kurs eingebunden sind, der auch über eine Kursfreigabe zugänglich ist. Das heißt, es können Teilnehmer auf die Termine eingeschrieben werden. - Freigegebene Veranstaltungstermine aus nicht sichtbaren Inhaltsmandanten (+):
Zeigt Termine an, die in Veranstaltungen liegen, deren Inhaltsmandant man wegen fehlender Berechtigung nicht sehen kann. Es sind Mandanten der Kursfreigabe, über den die Veranstaltung zugänglich ist, sichtbar. - Terminstatus
- In Planung
- Initiiert
- Aktiv
- Durchgeführt
- Geschlossen
- Storniert
- Interessentenlisten ausgeben (nur in der Veranstaltungstermin-Übersicht)
- Startdatum und Enddatum:
Den Zeitraum grenzen Sie mit Startdatum und Enddatum ein.
Hinweis: Beachten Sie, dass Sie das Startdatum der Termine nach dem Startdatum des Filters und vor dem Enddatum liegen. - Startdatum (Ort)
- Enddatum (Ort)
- Standort
- Ort
- Anzahl angemeldeter Teilnehmer (max):
Geben Sie die maximale Anzahl der angemeldeten Teilnehmer an, um Veranstaltungen mit geringer Auslastung zu finden. Beispiel: „Zeige mir Veranstaltungen, zu denen bisher nur [10] Teilnehmer (oder weniger) angemeldet sind.“ - Anzahl freier Plätze (max):
Geben Sie die maximale Anzahl der freien Plätze an, um Veranstaltungen mit hoher Auslastung zu finden. Dabei werden auch Termine angezeigt, bei denen 0 freie Plätze vorhanden sind, da diese Veranstaltungstermine vollkommen ausgelastet sind. Beispiel: „Zeige mir Veranstaltungen, bei denen noch maximal [3] Plätze (oder weniger) frei sind.“ - Titel des Durchgangs
- Externe Referenz (Termin)
- Externer Referenztyp (Termin)
- Externe Referenz (Veranstaltung)
- Externer Referenztyp (Veranstaltung)
- Referent
Bei der Filtersuche mit diesem Kriterium werden Haupt- und Co-Referenten berücksichtigt.
- Teilnehmer
- Benutzername
- Nachmane
- Vorname
- ID (+)
- Externe Referenz (+)
- Externer Benutzerreferenztyp (+)
- Identity Provider User ID (+)
- Identity Provider ID (+)
- Telefon (+)
- Mobil (geschäftlich) (+)
- Mobil (privat) (+)
- OE (+)
- Klassifikationen
- Zielmandant:
Wählen Sie den Mandanten, dessen Klassifikationen für den Klassifikationsfilter verwendet werden sollen, aus. - Anmeldeschluss Startdatum
- Anmeldeschluss Enddatum
- Ankündigung versendet
Wählen Sie zwischen „Versendet“, „Nicht Versendet“ oder „Keine Auswahl“. - Unterkategorien einbeziehen (nur in der Termingruppen-Übersicht)
- Zielmandant:
Die Auflistung der Veranstaltungstermine zeigt Ihnen folgende Spalten und Informationen an:
Massenbearbeitungsfunktionen
Ihnen stehen die Masssenbearbeitungsfunktionen „Anmeldeschluss setzen“, „Terminstatus ändern“ und „Terminankündigung erstellen“ zur Verfügung.
Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie unter Massenbearbeitungsfunktionen im Veranstaltungsmanagement.
Keine Massenmutation
Der Termin kann nicht für eine Massenmutation ausgewählt werden.
Titel
Mit Klick auf den Titel gelangen Sie zum Veranstaltungsmanager.
Mit Klick auf das Icon gelangen Sie in den
Mit Klick auf das Icon gelangen direkt zum Termin im Veranstaltungs-Assistenten
Weitere Informationen
Darüber hinaus werden Ihnen in der Listenansicht folgende Informationen angezeigt:
- Titel des Durchgangs
- Start- und Enddatum
- Auslastung des Veranstaltungstermins
- Standort
- Ort
- Referent
- Sprache
- Kursfreigabe
- Status des Termins
Ein Termin kann unterschiedliche Status haben:- initiiert – ein Termin ist erstellt, jedoch nicht für die Benutzer zur Selbstanmeldung ersichtlich.
- aktiv – ein künftiger Termin, zudem sich die Benutzer anmelden können bzw. Benutzer durch Autoren hinzugefügt werden können.
- durchgeführt – der Termin liegt in der Vergangenheit und wurde durchgeführt.
- geschlossen – der Termin wurde durchgeführt und die Anwesenheiten sind vollständig erfasst worden.
- storniert – ein Termin hat bzw. wird nicht stattfinden, sodass er storniert wurde
- vorläufig – es handelt sich hierbei um einen vorläufigen Termin bzw. eine Interessentenliste (aus Benutzersicht)
- nicht freigegeben – ein Termin ist erstellt, aber noch nicht über eine Kursfreigabe freigegeben
- Termingruppen-Beschreibung (aus den jeweiligen Termingruppen auf dem Reiter Parameter)
- Terminbeschreibung