Als Autor können Sie – je nach Rechten – Nutzer verwalten. Generell muss hier zwischen zwei unterschiedlichen Vorgehensweisen unterschieden werden. Zum einen können Nutzer mittels manueller Bedienung im System verwaltet werden, generell ist aber auch ein Nutzerimport aus einer externen Datei möglich.
In der Übersicht sehen Sie alle bisher erstellten Nutzer. Auf der linken Seite haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe diverser Filter die Ansicht rechts einzuschränken. Mit Klick auf + erweitern Sie die Filtermöglichkeiten. Mit Klick auf den Tabellenkopf können Sie die Ansicht und die Spalten selber konfigurieren, indem Sie über das Kontextmenü „Anzeige der Spalten und Reihenfolge bearbeiten“ zum Beispiel „Mandant“,“Letzter Login“, „Bereich“, „Gruppe“ oder „Region“ auswählen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen. Wenn Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Benutzernamen eines Benutzers ausführen, können Sie sich außerdem folgende Daten anzeigen lassen: Angemeldete Kursfreigaben, Angemeldete Trainingspläne, Angemeldete Veranstaltungen oder einen Bericht. Weiterhin können Sie über das Kontextmenü den angeklickten Benutzer bearbeiten oder löschen.
Neuen Nutzertyp anlegen
Neuer Benutzer
Erstellen Sie einen neuen Benutzer.
Neuer Autor
Erstellen Sie einen neuen Autor.
Weitere Funktionen
Zusammenführen
Führen Sie bestehende Nutzer zusammen.
Importieren
Importieren Sie neue Nutzer.
Nutzer löschen
Löschen Sie Benutzer und Autoren.
Nutzer wiederherstellen oder Nutzer endgültig löschen
Gelöschte Nutzer wiederherstellen oder endgültig löschen
Passwort ändern
Ändern Sie das Passwort des Nutzers.
Kontaktverwaltung
Neuer Kontakt
Erstellen Sie einen neuen Kontakt.
Berechtigungsgruppen
Über die Berechtigungsgruppen legen Sie fest, welche Teamleiter-, Autoren- und Benutzerrechte den Mitgliedern zugewiesen werden und – in Abhängigkeit vom Nutzertyp – welche verfügbaren Berichte zugewiesen werden. Weiterhin legen Sie anhand einer Auswahl von Heimatmandanten fest, für welche Nutzer und Autoren die Berechtigungsgruppe verfügbar ist. Abschließend können Sie Rollen auswählen, die den Mitgliedern der Gruppe zugewiesen werden.
Weitere Informationen zu Berechtigungsgruppen finden Sie unter Neue Berechtigungsgruppe erstellen.
Neue Berechtigungsgruppe
Erstellen Sie eine neue Berechtigungsgruppe.
Mandanten
Passwort-Richtlinien
An Mandanten können Passwort-Richtlinien aktiviert werden. Diese lauten wie folgt:
- Das neue Passwort darf nicht dem bereits abgelaufenen Passwort entsprechen
- Der Benutzername darf nicht als Passwort verwendet werden. Eine Ausnahme ist hier der Benutzerimportassistent
- Ein Ablaufzeitraum kann gesetzt werden, um Passwörter regelmäßig zu aktualisieren
- Aus den vier Zeichengruppen (Großbuchstaben, Kleinbuchstaben, Sonderzeichen und Zahlen) kann gewählt werden
- Die Mindestlänge des Passworts für Benutzer und Autoren kann separat bestimmt werden
Zudem wurde ein Generator für sichere Passwörter erstellt.
Benutzerprofil
Dieser Bereich ist in der Nutzerverwaltung konfigurierbar, um einzustellen, welche Felder in den persönlichen Daten des Benutzerprofils gesehen und ggfs. bearbeitet werden können.
Benutzerprofil erstellen
Erstellen Sie ein Benutzerprofil.
Bildungsinventar
Bildungsinventareinträge können Sie über eine CSV-Datei importieren. Der Import dieser Datei ist nun um die Spalte „Klassifikationen“ erweitert. Weiterhin können Sie die Angabe für den Ort bei allen Arten von Bildungsinventareinträgen frei wählen.
Importeinstellungen
CSV Datei
Wählen Sie die CSV Datei auf Ihrem Computer aus, die Sie importieren möchten. Die Datei darf in der Spalte „type“ folgende Werte enthalten: course, curriculum, certificate und seminar. Bei seminar darf in der Spalte „location“ der Ort stehen.
Mandant
Wählen Sie den Mandanten aus, in den die Daten der CSV Datei importiert werden sollen.
Zeichenkodierung
Legen Sie fest, ob die CSV Datei die Zeichenkodierung UTF-8 oder ISO-8859-1 enthält.
Trennzeichen
Bestimmen Sie das Trennzeichen, das in der CSV Datei verwendet wird. Öffnen Sie die Datei z.B. nicht mit Excel, sondern mit dem Editor, so werden die einzelnen Spalten und darin enthaltenen Angaben durch das gewählte Trennzeichen voneinander getrennt. Standardmäßig ist hier der Wert Semikolon; ausgewählt.
Sprache
Legen Sie die Sprache fest, in der die Bildungsinventardaten gespeichert werden sollen.
Übersicht
Statistik zum aktuellen Importvorgang
Dieser Bereich zeigt Ihnen als Übersicht, wie viele Bildungsinventareinträge neu angelegt wurden und welche nicht importiert werden können.
Details zu den Bildungsinventardaten
In der Tabelle sehen Sie die einzelnen Bildungsinventardaten, die importiert wurden bzw. nicht importiert werden konnten. Die Tabellenspalte Hinweis gibt Auskunft darüber, warum ein Datensatz nicht importiert werden konnte (z.B. „Benutzer existiert nicht“) oder weist darauf hin, dass an einer Stelle im Datensatz ein Feld (fälschlicherweise?) leer geblieben ist (z.B. „Das Feld „Benutzername“ ist leer.“)
Informationen zum API Benutzerimport
Innerhalb des API Benutzerimportes können Sie Benutzer auf inaktiv setzen, anonymisieren, löschen oder/und endgültig löschen. Hierbei dient Ihnen die Tabelle als Entscheidungshilfe.
Wenn Sie einen Benutzer auf inaktiv setzen, bedeutet dies, dass für diesen Nutzer ein Ablaufdatum besteht. Nach diesem Ablaufdatum kann der Benutzer anonymisiert oder endgültig gelöscht werden. Wenn ein Benutzer inaktiv ist, kann der Account wiederhergestellt werden.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Inaktiv“ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Anonymisierung
Wenn Sie einen Benutzer anonymisieren, ist dessen Status inaktiv vor der Anonymisierung. Der Account dieses Benutzers kann nach der Anonymisierung nicht wiederhergestellt werden, weil der Benutzername auch geändert wird.
Anonymisieren heißt die Benutzerdaten hinsichtlich Login, Vorname, Nachname, Personalnummer, Passwort werden anonymisiert. Alle Daten bleiben erhalten.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Anonymisiert und Inaktiv“ “ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Wenn Sie einen Benutzer auf gelöscht markiert setzen, ist für diesen Nutzer ein Löschdatum gesetzt, bis zu dessen Ablauf eine Wiederherstellung möglich ist.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Gelöscht markiert“ “ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Wenn Sie einen Benutzer auf endgültig gelöscht setzen, werden sämtliche Daten des Nutzers gelöscht, nur die Forenbeiträge bleiben mit dem Vermerk „Benutzer gelöscht“ erhalten.
Die Auswirkungen des Benutzerstatus „Endgültig gelöscht“ “ auf Löschdatum, Ablaufdatum, Berichte, Bildungsinventar, Wiederherstellung, Filter in der Nutzerverwaltung, Teilnehmerverwaltung Termin und Kursfreigabe, Community-Einträge, Foren-Einträge, Private Nachrichten und Kursankündigung (Teilnehmerliste) sehen Sie in der Tabelle.
Weitere Informationen zu den einzelnen Parametern finden Sie in der Dokumentation des API Benutzerimportes.
| Benutzerstatus | Inaktiv | Anonymisiert und Inaktiv | Gelöscht markiert | Endgültig gelöscht |
| Löschdatum | Nein | Nein | Gesetzt | Alles gelöscht. |
| Ablaufdatum | Gesetzt | Gesetzt | Nein bzw. ggf. gesetzt. | Alles gelöscht. |
| Berichte | Wird angezeigt, wird nicht angezeigt, kann gefiltert werden. | Wie Inaktiv, aber Daten anonymisiert. | Wird nicht angezeigt bis auf wenige Ausnahmen, ggf. vorher anonymisiert. | Alles gelöscht. |
| Bildungsinventar | Bleibt bestehen. | Bleibt bestehen, nur der Benutzer wird anonymisiert. | Bleibt bestehen. | Alles gelöscht |
| Wiederherstellung (einen Aktive Account herstellen) | Ja, Ablaufdatum entfernen. | Nein | Ja, ggf. Ablaufdatum zurücksetzen. | Nein |
| Filter in Nutzerverwaltung | Ja | Ja | Ja, eigener OB3 | Nein |
| Teilnehmerverwaltung Termin | Bleibt angemeldet (Vergangenheit und Zukunft), bleibt sichtbar. | Bleibt angemeldet (Vergangenheit und Zukunft). | Wird von zukünftigen Terminen abgemeldet. | Wird gelöscht. |
| Teilnehmerverwaltung Kursfreigabe | Wird nicht mehr angezeigt, bleibt aber angemeldet. | Bleibt angemeldet. | Wird ausgeblendet. | Wird gelöscht. |
| Community-Einträge | Normale Anzeige | Wird angezeigt mit „Anonymer Benutzer“. | Normale Anzeige | Wird gelöscht. |
| Foren-Einträge | Normale Anzeige | Wird angezeigt mit „Anonymer Benutzer“. | Normale Anzeige | Wird angezeigt mit „Benutzer gelöscht“. |
| Private Nachrichten | Normale Anzeige | Wird gelöscht, auch für Empfänger. | Normale Anzeige | Wird gelöscht, auch für Empfänger. |
| Kursankündigung (Teilnehmerliste) | Normale Anzeige | Wird mit anonymisierten Daten angezeigt. | Normale Anzeige | Wird gelöscht. |
| OE | Bleibt bestehen. | Bleibt bestehen. | Bleibt bestehen. | Wird gelöscht. |
| Rolle | Bleibt bestehen. | Bleibt bestehen. | Bleibt bestehen. | Wird gelöscht. |
FAQ
Wann setze ich die Benutzer und Autoren auf inaktiv und welche Folgen hat das?
Sie setzen Benutzer und Autoren auf inaktiv, indem Sie ein Eintrittsdatum und/oder ein Ablaufdatum auf dem Reiter Stammdaten im Benutzer- oder Autoren-Assistenten eintragen. Außerhalb dieser Daten hat der Benutzer oder Autor den Status „Inaktiv“, vom Eintrittsdatum bis Ablaufdatum hat er den Status „Aktiv“. Anwendungsbeispiel: Auszubildende/r vom 01.08.17 (Eintrittsdatum) bis 31.7.20 (Austrittsdatum)
Wenn Sie den Status „Inaktiv“ für den Benutzer oder Autoren haben, kann Avendoo® noch Berichte entsprechend auswerten.
Wann lösche ich die Benutzer und Autoren und welche Folgen hat das?
Sie löschen den Benutzer oder Autoren, wenn Sie keine Berichte mehr von ihm/ihr auswerten möchten. Den Benutzer können Sie wiederherstellen, während der gelöschte Autor auch gleichzeitig endgültig gelöscht ist. Wenn Sie den Benutzer löschen, bleiben allerdings seine Bildungsinventareinträge bestehen.
Den Benutzer löschen Sie, indem Sie die Massenbearbeitungsfunktion Löschen oder den Kontextmenüpunkt Löschen auswählen. Anschließend können Sie unter Nutzerverwaltung → Gelöschte Benutzer über den Benutzerstatus entsprechend filtern und sich die Benutzer anzeigen lassen. Es ist möglich, dass Sie den Benutzer wiederherstellen, aber die Daten, zu denen er angemeldet war, werden nicht wiederhergestellt. Seine Bildungsinventareinträge bleiben trotz Löschen bestehen. Die Option Inhalte übergeben an ist nur für das Löschen von Autoren zu nutzen.
Den Autoren löschen Sie, indem Sie die Massenbearbeitungsfunktion Löschen oder den Kontextmenüpunkt Löschen auswählen. Wenn Sie die Option Inhalte übergeben an ausgewählt haben, werden Inhalte, wie z.B. Informationen, bei denen der jeweilige Autor Koordinator war, übergeben. Die gelöschten Autoren können Sie sich nicht unter Nutzerverwaltung → Gelöschte Benutzer anzeigen lassen, da sie bereits endgültig gelöscht sind. Daher lässt sich der gelöschte Autor auch nicht wiederherstellen.
Wann lösche ich die Benutzer endgültig und welche Folgen hat das?
Wenn Sie keine Bildungsinventareinträge vom jeweiligen Benutzer mehr benötigen, können Sie den jeweiligen gelöschten Benutzer über die Massenbearbeitungsfunktion Endgültig löschen endgültig löschen. Sie können dann auch nicht mehr den jeweiligen Benutzer wiederherstellen. Die Forenbeiträge des endgültig gelöschten Benutzers bleiben erhalten und anstatt des Namens wird „Gelöschter Benutzer“ angezeigt. Die Community-Nachrichten und privaten Nachrichten werden mitgelöscht.
Was ist der Unterschied zwischen Zertifizierungen, die Avendoo® erstellt und Zertifizierungen als manueller Bildungsinventareintrag?
Zertifizierungen, die nicht von Avendoo®, sondern als manueller Bildungsinventareintrag erstellt werden, können Sie nicht für Kontrollpunkte nutzen. Diese Zertifizierungen können zwar auch eine Gültigkeit erhalten, aber für diese Gültigkeit kann man keine Erinnerungsnachricht aktivieren. An die Zertifizierungen als manuellen Bildungsinventareintrag können Sie keine SVG- oder PDF-Dateien knüpfen, die vom Lernenden heruntergeladen werden können. Allerdings können Teamleiter SVG- oder PDF-Dateien an die Zertifizierungen als manuellen Bildungsinventareintrag knüpfen, da diese ein echtes Zertifikat auswählen oder ein neues Zertifikat erstellen. Wenn im Mandanten eine Zertifikatsvorlage hinterlegt ist, können dies auch Benutzer, wobei die Zertifikatsvorlage bei jedem manuellen Benutzerzertifikat als Vorlage für eine neue Kopie verwendet wird.
Magh und Boppert GmbH