Avendoo^® Online Hilfe

Neuer Benutzer

Avendoo® unterscheidet generell zwei Formen von Nutzern. Der Benutzer arbeitet im Gegensatz zum Autoren als Lernender mit der Lernwelt. Als Benutzer mit Teamleitereinstellungen bedient er zudem das Cockpit.

Um einen neuen Benutzer zu erstellen, wählen Sie Nutzerverwaltung → Neuer Benutzer. Der Benutzer-Assistent öffnet sich.

Inhalte

1 Stammdaten
2 Funktionen
3 Erfolge
4 Benutzerdefinierte Felder

Stammdaten

Tragen Sie an dieser Stelle die Benutzerdaten ein, wobei beim Eingeben des Benutzernamens folgende Zeichen erlaubt sind: A-Z, a-z, 0-9,“ _“ (Unterstrich), „-“ (Bindestrich), „.“ (Punkt), „!“ (Ausrufezeichen) und „@“.

Hinweis: Aus technischen Gründen unterscheidet der Assistent nicht zwischen Umlauten und normalen Buchstaben. Wenn Sie bei der Angabe des Benutzernamens zum Beispiel zwischen „o“ und „ö“ unterscheiden wollen, so nutzen Sie bitte „oe“. Andernfalls wertet die Datenbank „ö = o“. So würden zum Beispiel die Namen „Hörmann“ und „Hormann“ beide als Hormann erfasst und es kann zu unerwünschten Dopplungen kommen.

Geben Sie eine persönliche Beschreibung ab und bearbeiten Sie bei Bedarf das Profilbild. Bei den Feldern Benutzername, Passwort, Passwort (Wiederholung), Mandant (es stehen nur die Mandanten zur Auswahl, die Sie sich als Autor zuvor selbst hinzugefügt haben), Vorname, Nachname und E-Mail handelt es sich um Pflichtfelder.

Bei Bedarf können Sie eine aktivierte Zwei-Faktor-Authentifizierung auf diesem Unterreiter deaktivieren.

Unter Ablaufdatum können Sie eine Ablaufdatumsverlängerung einstellen. Die Ablaufdatumsverlängerung verlängert das Ablaufdatum, wenn sich der Nutzer die angegebene Anzahl an Tagen vor dem Ablaufdatum anmeldet. Das neue Ablaufdatum wird zu „Heute + angegebene Tage“.

Wenn Sie eine Überprüfung auf unerlaubte Zeichen bei den Telefonnummern konfigurieren möchten, sehen Sie bitte unter Überprüfen von Telefonnummern auf unerlaubte Zeichen nach.

Im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit Angaben zu machen, welche eine genaue Zuordnung des Benutzers innerhalb des firmeninternen Organigramms ermöglicht.

Ferner können Sie unter Login-Mechanismus einstellen, ob der jeweilige Benutzer sich per SSO anmelden darf (SSO oder Avendoo und SSO). Wenn die ID des Identity Providers im Mandanten des jeweiligen Benutzers und der SSO-Parameter gepflegt sind, kann dieser Benutzer sich durch die Avendoo® Progressive Web App (PWA) mit Single-Sign On (SSO) anmelden, wenn die PWA nach erfolgreicher SSO-Anmeldung aus dem Benutzer- und Teamleiterbereich installiert wurde.

Weiterhin können Sie ein Häkchen bei Dummy-User setzen, wenn es sich um einen Dummy-User (Pseudo-Benutzer) handelt. Weitere Informationen zum Dummy-User (Pseudo-Benutzer) finden Sie unter der Teamleiter-Reservierung.

Erweitert

Unter diesem Reiter können Sie ein Benutzerprofil auswählen, die Definition der 4 freien Felder (z.B.: weitere Angaben, die unter Stammdaten nicht angegeben werden konnten), eine Kostenstelle und einen Rabatt vornehmen. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob es sich bei dem Benutzer um einen externen Mitarbeiter handelt, mit einem oder mehreren Autoren oder einem oder mehreren Benutzern verknüpfen und das vorherige Login eintragen.

Wenn Sie die Funktion „Benutzer wechseln“ nutzen wollen, müssen Sie auf den Button Autor/Benutzer verknüpfen unter Zugehörige Accounts klicken. Dann können Sie einen oder mehrere Autoren sowie einen oder mehrere Benutzer mit dem Autoren verknüpfen. Sobald dann der verknüpfte Autor oder Benutzer auf Benutzer wechseln klickt, wird ihm/ihr eine Liste zur Auswahl angezeigt.

Beispiel für Verknüpfungen (Zugehörige Accounts)
Die Nutzer 1 bis 3 (z.B. je ein Autor für den Freigabe-, Inhalts- und Lieferanten-Mandant) sind miteinander verknüpft.
Ebenso sind die Nutzer 4 bis 6 (z.B. ein Benutzer und zwei Autoren, wovon einer weniger Rechte hat) miteinander verknüpft.
Die Nutzer 1 bis 3 und 4 bis 6 bilden je eine Zugehörigkeitsgruppe. Daher kann der Autor beispielsweise nicht im Benutzer-Assistent von Nutzer 4 (Benutzer) über den Button Autor/Benutzer verknüpfen Nutzer 1 (Autor für den Freigabe-Mandant) wählen. Der Autor kann also nur Nutzer hinzufügen, die keiner miteinander verknüpften Gruppe oder Zugehörigkeitsgrupe angehören. Es soll also aus Sicherheitsgründen nicht möglich sein, dass Nutzer 1 zu Nutzer 4 wechselt.

Informationen zur Übertragung von Bildungsinventareinträgen und Zertifizierungen eines bestehenden Benutzer-Accounts auf einen neuen Benutzer-Account finden Sie auf der Seite „FAQ“.

Wenn Sie die ID der Versicherungsvertriebsrichtlinie für den jeweiligen Benutzer vorliegen haben (z.B. 20191107-100001-05), tragen Sie diese im Feld IDD ID ein. Es ist auch möglich, dass der Benutzer diese mit entsprechender Berechtigung diese unter Meine Daten – Erweitert in seinen Persönlichen Einstellungen einträgt oder ändert.

Wenn Sie die Selbstanonymisierung für den jeweiligen Benutzer aktivieren möchten, wählen Sie Aktiviert bei der Option Selbstanonymisierung. Standardmäßig ist diese Funktion auf Deaktiviert eingestellt. Informationen über die Selbstanonymisierung für den Benutzer finden Sie hier.

Firma

Machen Sie weitere Angaben zu der Firma, zu der der Benutzer gehört. Dies sind Externer Benutzername, Externe Benutzerreferenz, Externer Benutzerreferenztyp, Identity Provider User ID, Identity Provider ID, Firmenname, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land, Region, Bereich, Gruppe, OE und Personalnummer. Außerdem können Sie hier angeben, wer der Vorgesetzte eines Benutzers sowie dessen Ausbildungsverantwortlicher ist und Sie können den Heimatstandort des Benutzers auswählen. Der Heimatstandort ist nur eine spezielle Kennzeichnung, die keine Auswirkungen hat.

Hinweise

– Weitere Informationen zu der Struktur der Organisationseinheit (OE) finden Sie hier.
– Avendoo® schlägt einem Autoren-Teamleiter nur diejenigen OEs vor, die innerhalb seiner Teamleiter-Sichtbarkeit liegen.

Rechnungsadresse

Rollen

Webseite

Community Gruppen

Abwesenheiten

Voraussetzung für das Erstellen neuer Abwesenheiten ist, dass Sie in der Nutzerverwaltung → Benutzerprofil auf dem Reiter Parameter entsprechende Häkchen unter Abwesenheiten („Sichtbar“ und/oder „Editierbar“) gesetzt und das Benutzerprofil dem jeweiligen Benutzer im Benutzer-Assistent auf dem Reiter Erweitert im Feld Import zugeordnet haben.

Um für den Benutzer neue Abwesenheiten zu erstellen, klicken Sie auf den Button Abwesenheit hinzufügen. Avendoo® fügt die Startzeit und die Endzeit mit dem aktuellen Datum und der aktuellen Uhrzeit ein. Zum Ändern des Datums und der Uhrzeit klicken Sie in das jeweilige Feld und nehmen die Änderungen vor. Geben Sie einen passenden Titel für die Abwesenheit ein (z.B. „Home-Office“ oder „Urlaub“). Wenn Sie das Häkchen iCal versenden setzen, wird nach Klick auf den Button Speichern die (individuelle) Benachrichtigung „Abwesenheitsbuchung Benutzer“ versendet, die Mandanten-Assistenten konfiguriert ist.

Falls Sie die Abwesenheit löschen möchten, klicken Sie auf das Icon . Um die Änderungen zu übernehmen, klicken Sie abschließend auf den Button Speichern.

Wenn der Autor einen Abwesenheitseintrag in der Referentenauslastung vorgenommen hat, sehen Sie hier die entsprechende Abwesenheit des jeweiligen Benutzers.

In der Community wird dann unter der Persönlichen Gruppe oder Privaten Gruppe eine Nachricht erzeugt, dass der Benutzer von DD.MM.YY bis DD.MM.YY (inklusive Angabe der Uhrzeiten) abwesend ist. Wenn ein Autor Abwesenheiten für einen Benutzer hinzufügt und den Benutzer als Referent im Veranstaltungstermin-Assistenten auswählt, zeigt Avendoo® den Terminkonflikt an. Weiterhin sind die Abwesenheiten in dem Gantt-Diagramm Referentenauslastung sichtbar. Die hinzugefügten Abwesenheiten haben für den jeweiligen Benutzer keine Auswirkung auf Anmeldungen an Veranstaltungsterminen.

Berechtigungsgruppen

Um für den Benutzer eine Berechtigungsgruppe hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button „Berechtigungsgruppe hinzufügen“. Ein neues Fenster öffnet sich. Sie wählen die entsprechende Berechtigungsgruppe aus und klicken auf den Button „Auswählen“. Wenn Sie die Berechtigungsgruppe entfernen möchten, klicken Sie auf das Icon .
Weitere Informationen zum Erstellen einer neuen Berechtigungsgruppe finden Sie unter Nutzerverwaltung -> Berechtigungsgruppen.

Community

Legen Sie für neu erstellte Benutzer fest, welche Funktionalitäten für die Community-Benachrichtigung verfügbar sind, indem Sie zuerst ein Häkchen bei „Benachrichtigung (d.h. Zusammenfassungsmail von ungelesenen Nachrichten) aktivieren“ setzen. Dann legen Sie fest, nach wie vielen Tagen die Benutzer ungelesene Community-Nachrichten zusammengefasst per Mail erhalten sollen.
Weiterhin können Sie ein Häkchen bei „Wichtige Benachrichtigungen aktivieren“ setzen, wenn wichtige Benachrichtigungen der Community unabhängig von dem ausgewählten Benachrichtigungsrhythmus, also kurzfristig, verschickt werden sollen. Bei wichtigen Benachrichtigungen ist ein Benachrichtigungsrhythmus von 1 Tag fest eingestellt.

Mitgliedschaften

Voraussetzung für die Anzeige der Mitgliedschaften ist die Konfiguration der Systemeinstellung “user.membership.config”. Aufgrund dieser Konfiguration sehen Sie die entsprechenden Mitgliedschaften, die Sie für den jeweiligen Benutzer auswählen können.

Hinweis

Mitgliedschaften können Sie außerdem durch den Nutzerimport und die Nutzer-API setzen.

Weiterhin können Sie dem Nutzer über das entsprechende Benutzerprofil erlauben, dass er Mitgliedschaften selbst setzt.

Hinweis

Ihnen wird im blauen Feld oben links angezeigt,

wenn ein Benutzer über die API-Schnittstelle erstellt oder geändert wurde.
der Registrierungscode-Name und dessen Aktualisierungen inklusiv, ob der Registrierungscode gelöscht ist.

Auto-Vervollständigung

Sollten Sie die Nutzerdatenpflege manuell in Avendoo® betreiben, haben Sie die Möglichkeit eine Auto-Vervollständigung für die Dateneingabe einzurichten. Dadurch können die Daten besser strukturiert und fehlerhafte Daten, die z.B. durch Tippfehler entstehen können, vermieden werden. Die Werte werden dabei aus der Datenbank sowie einer gesonderten XML Konfiguration entnommen. Diese wird Ihnen von der Magh und Boppert GmbH erstellt.

Sie können zwischen zwei Formen der Auto-Vervollständigung wählen:

strict
Eine Auswahl aus festen Werten wird angezeigt

loose
Während der Eingabe werden Vorschläge angezeigt; es können aber auch neue Werte eingetragen werden

Informationen zur Übertragung von Bildungsinventareinträgen und Zertifizierungen eines bestehenden Benutzer-Accounts auf einen neuen Benutzer-Account finden Sie auf der Seite „FAQs“.

Unterstützte Felder

Die Auto-Vervollständigung können Sie für folgende Felder im Benutzer-Assistenten einstellen:

OE	Anrede	Import
Definiert 10	Definiert 11	Definiert 12
Definiert 13	Definiert 14	Kostenstelle
Firmenname	Straße	Hausnummer
PLZ	Ort	Land
Region	Bereich	Gruppe
Rechnungsadresse: Firma	Rechnungsadresse: Straße	Rechnungsadresse: PLZ
Rechnungsadresse: Ort	Rechnungsadresse: Land

Funktionen

Teamleitereinstellungen

Nehmen Sie Teamleitereinstellungen vor, indem Sie festlegen, dass der Benutzer

kein Teamleiter ist
Teamleiter der eigenen Organisationseinheit ist
Teamleiter über die folgenden Organisationseinheiten ist

OE

Bestimmen Sie die Organisationseinheit des Benutzers und fügen Sie diese durch Klick auf Hinzufügen hinzu. Wenn Sie „%“ als Wert eingeben, werden dem Benutzer automatisch alle verfügbaren Organisationseinheiten zugeordnet. Mit Löschen entfernen Sie die OE aus der Liste.

Teamleiterrechte

Legen Sie fest, welche Rechte der Benutzer als Teamleiter besitzt:

Aufgabenmanager
Ausbildungsbedarf
Berichte Tab anzeigen
Bildungsinventar einsehen
Bildungsinventareinträge für Mitarbeiter anlegen
Community-Gruppen erstellen
Favoriten Tab anzeigen
Freitextfragen bewerten
Genehmigungsanträge bearbeiten
Kursteilnehmer bewerten
Kursteilnehmer verwalten
Qualifikationen im Cockpit
Reservierung durchführen
Zertifikat anlegen
Zertifizierung erfassen
Zertifizierung löschen
Zertifizierungsübersicht
Benutzer bearbeiten

Benutzerrechte

Benutzerrechte

Legen Sie fest, welche Rechte der Benutzer besitzen soll:

Verfügbare Berichte und Zusammenstellung

Verfügbare Berichte

Wählen Sie die verfügbaren Berichte aus.

Zusammenstellung

Auflistung der verfügbaren Berichte

Berechtigte Benutzer-Teamleiter

Zeigt eine Übersicht, wer der zuständige Teamleiter ist.

Erfolge

Hier sehen Sie die Qualifikationen, das Bildungsinventar und die Zertifizierungen des Benutzers. Sie können diese mit dem entsprechenden Button am Ende einer jeden Zeile bearbeiten bzw. löschen.

Qualifikationen

In der Übersicht werden Ihnen alle Qualifikationen angezeigt, die der Benutzer bereits erreicht hat. An dieser Stelle können Sie Qualifikationen hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Qualifikationen erstellen Sie auf dem Reiter „Qualifikationen“ im Qualifikationsgruppen-Assistent.

Qualifikation hinzufügen

In dem sich öffnenden Fenster können Sie die jeweilige Qualifikation der entsprechenden Qualifikationsgruppe mit entsprechender Qualifikationsskala auswählen.

Bearbeiten

Bearbeiten Sie die gewählte Qualifikation. Das Fenster „Qualifikation bearbeiten“ öffnet sich.

Löschen

Löscht die gewählte Qualifikation.

Bildungsinventar

An dieser Stelle sehen Sie die von dem Benutzer erreichten Lernerfolge. Das Bildungsinventar dient als Bildungshistorie und enthält folgende Einträge:

erfolgreicher Abschluss eines Kurses
erfolgreicher Abschluss eines Trainingsplans
besuchte Veranstaltungstermine (je 1 Eintrag pro Termin, auch bei Folgeterminen)
erreichte Zertifizierungen
erlangte Qualifikationen bzw. erreichen einer höheren Qualifikationsstufe

Die Tabelle zeigt dafür diese Informationen:

Erstellt am (Datum, an dem der Bildungsinventar Eintrag erstellt wurde)
Startdatum (Startdatum der Bearbeitung)
Enddatum (Enddatum der Bearbeitung)
Titel (des Kurses)
Typ (Veranstaltung, Kurs, Trainingsplan)
Bearbeitungszeit
Bearbeitungszeit Veranstaltungstermine
Bearbeitungszeit E-Learning
Erforderlich (Bearbeitung des Kurses)
Anbieter
Ort
WBD Buchungs-ID
Wenn Sie einen umfangreichen Überblick über die Bildungsinventareinträge eines Mandanten und deren Benutzer benötigen, können Sie den dynamischen Bericht „Dynamische Bildungsinventareinträge eines Nutzermandanten“ verwenden.
Status (Löschen oder Wiederherstellen)

Die Einträge bleiben grundsätzlich bestehen, auch wenn die Kursfreigaben, durch die sie erworben wurden, gelöscht werden. Sie können die Einträge in der Bildungshistorie jedoch manuell Löschen oder gegebenenfalls Wiederherstellen. Das Löschen sorgt dafür, dass der Bildungsinventareintrag unter Meine Erfolge und in den Berichten über das Bildungsinventar ausgeblendet wird.

Wenn Sie einen Bildungsinventareintrag mit IDD-Eintrag löschen oder wiederherstellen, wird der IDD-Eintrag ebenso gelöscht oder wiederhergestellt.

Zertifizierungen

Die Tabelle zeigt die erreichten Zertifizierungen.

Der Titel der Zertifizierung ist mit dem Zertifikat verlinkt.

In der Spalte Status können Sie die Zertifizierung über den Button Neu ausstellen neu austellen. Gegebenenfalls können Sie den Button Nicht neu ausstellen klicken. Weiterhin können Sie ein Häkchen bei per Post versandt setzen. Gegebenenfalls können Sie die Zertifizierung löschen über den Button Löschen.

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