Materialien können in Veranstaltungen an die Teilnehmer ausgeteilt oder für den Referenten bereitgestellt werden (z.B. Beamer, Prospekte, Blöcke usw.). In der Übersicht (Ressourcen → Materialien) sehen Sie alle bereits erstellten Materialien aufgelistet nach Titel, Besitzer, Erstellungs- und Änderungsdatum. Mit Klick auf das Symbol für den Übersetzungsbereich wechseln Sie in den Übersetzungsbereich des jeweiligen Materials. Der Filter in der linken Spalte bietet Ihnen die Möglichkeit die Ansicht nach Titel oder Sprache einzuschränken.
Innerhalb der Massenbearbeitungsfunktionen stehen Ihnen die Funktionen Kopieren,Verschieben, Löschen, Besitzer wechseln und Exportieren zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Massenbearbeitungsfunktionen in den Materialien finden Sie unter Materialien: Massenbearbeitungsfunktionen.
Über das Kontextmenü des jeweiligen Titels des Materials stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung.
Stammdaten
Den Titel, den Sie an dieser Stelle eingeben, entspricht dem Material (z.B.: Schreibutensilien). Legen Sie auch die Sprache des Materials fest.
Parameter
Legen Sie fest, ob es sich um ein Verbrauchs- oder Gebrauchsmaterial handelt, indem Sie den entsprechenden Radio-Button anklicken.
Verbrauchsmaterialien sind beispielsweise Stifte und Papier; sie werden verbraucht.
Gebrauchsmaterialien sind beispielsweise Beamer; sie werden gebraucht.
Tasks
Um eine Taskvorlage zuzuordnen, klicken Sie auf den Button Taskvorlage hinzufügen, wählen dann die entsprechende Taskvorlage aus der Liste aus und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Button Auswählen. Sobald ein aktiver Termin mit dem Material erstellt wird, wird ein Task aus der Vorlage erstellt.
Um eine neue Taskvorlage zu erstellen, klicken Sie zuerst auf den Button Taskvorlage hinzufügen und dann auf den Button Neue Taskvorlage.
Taskvorlagen
Taskvorlage
Sie können die ausgewählte Taskvorlage mit Hilfe des Buttons Ändern austauschen.
Sie können den Auslöser (Terminaktivierung, Geänderte Essenswünsche, Geänderte Übernachtungen, Ersatzteilnehmer, Anmeldungen, Abmeldungen, Nachrücken von Warteliste, Zu wenig Teilnehmer, Zu viele Teilnehmer, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung) auswählen. Sie können durch Setzen eines Häkchens festlegen, ob der Auslöser sofort aktiv ist oder wie viele Stunden und Tage vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss.
Wenn Sie den Auslöser Terminaktivierung, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung gewählt haben, können Sie nicht Auslöser aktiv ab festlegen, da diese Auslöser immer ab sofort aktiv sind. Mit Hilfe der Auslöser Termininitiierung und Terminplanung kann der Koordinator Tasks erstellen und bearbeiten, die vor der Terminaktivierung sind.
Beim Auslöser Terminaktivierung wird der Task erstellt, sobald der Terminsstatus von In Planung auf Initiiert oder Aktiv wechselt.
Beim Auslöser Termininitiierung wird der Task erstellt, sobald der Terminstatus von In Planung auf Initiiert wechselt.
Beim Auslöser Terminplanung wird der Task sofort erstellt, sobald der Autor den Veranstaltungstermin speichert und der Terminstatus In Planung hat.
Beim Auslöser Terminstornierung wird der Task sofort erstellt, sobald der Termin von einem beliebigen Status zum Status Storniert wechselt.
Bei den Auslösern Geänderte Essenswünsche, Geänderte Übernachtungen, Ersatzteilnehmer, Anmeldungen, Abmeldungen, Nachrücken von Warteliste, zu wenig Teilnehmer oder zu viel Teilnehmer, können Sie zudem vor oder nach Buchungsschluss Hotel auswählen. Weitere Informationen über den Buchungsschluss Hotel finden Sie unter Veranstaltungs– oder Veranstaltungstermin-Assistent.
Wenn Sie Taskvorlagen mit dem Auslöser Anmeldungen und Nachrücken von Warteliste hinzugefügt haben und ein Teilnehmer von der Warteliste nachgerückt ist und anschließend von der Warteliste angemeldet wird, generiert Avendoo® einen Anmeldungen-Task und wenn der Teilnehmer von der Warteliste nachrückt einen Nachrücken-von-Warteliste-Task.
Wer erhält den Task?
Legen Sie die zuständige Person für den Task fest, indem Sie den entsprechenden Radio-Button anklicken:
- Koordinator des Veranstaltungstermins
- Besitzer der Veranstaltung
- Hauptreferent
- Auswahl eines Autors
Klicken Sie hierzu auf den Button Auswählen, wählen aus der Liste den entsprechenden Autoren aus und bestätigen Ihre Auswahl mit dem Button Auswählen.
Fälligkeit
Legen Sie die Fälligkeit des Tasks in Abhängigkeit zum Terminstart in folgendem Format fest:
- Stunden
- Tage
Zusätzlich wählen Sie, ob die Fälligkeit des Tasks
- vor Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss oder
- nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss
sein soll. Über den Button Löschen können Sie die Taskzuordnung wieder entfernen.
Kalender
Kalender zuordnen
Zugeordnete Kalender
Ordnen Sie jedem Material einen oder mehrere Kalender (beispielsweise ein Kalender für nationale und ein weiterer für regionale Feiertage) hinzu, indem Sie auf den Button „Hinzufügen“ klicken und den entsprechenden Kalender auswählen. Den zugeordneten Kalender können Sie gegebenenfalls wieder entfernen.
Kalendertage hinzufügen
Falls die Nutzung des Materials über die Tage der zugeordneten Kalender hinaus geblockt werden soll, können Sie weitere einzelne Tage hinzufügen. Diese werden keinem Kalender, sondern lediglich dem Material zugeordnet. Geben Sie dazu in den Feldern „Bezeichnung“, „Startzeit“ und „Endzeit“ die entsprechenden Daten ein und klicken dann auf den Button „Hinzufügen“.
Bezeichnung
Geben Sie eine Bezeichnung für die einzufügenden Tage ein.
Startzeit
Wählen Sie im ersten Feld ein Datum aus und im zweiten Feld die Uhrzeit.
Endzeit
Wählen Sie im ersten Feld ein Datum aus und im zweiten Feld die Uhrzeit.
Kalendertage
Sobald Sie die Start- und Endzeit ausgewählt haben, können Sie Kalendertage hinzufügen, indem Sie auf den Button „Hinzufügen“ klicken. Sie können mit dem Mülleimer-Icon die hinzugefügten Kalendertage wieder entfernen.
Anmerkungen
Sie können Anmerkungen zu dem jeweiligen Material eingeben. Beachten Sie, dass diese Anmerkungen nur im Autorenbereich sichtbar sind.
Materialien hinzufügen
Fertig erstellte Materialien können Sie einer Veranstaltung (Lerninhalte → Veranstaltungen → Reiter Materialien) hinzufügen und dort auch die genaue Anzahl der einzelnen Materialien mittels + und – festlegen.
