Avendoo® Online Hilfe

Veranstaltungsmanager

Mit Hilfe des Veranstaltungsmanagers werden Teilnehmer für Präsenzschulungen im Rahmen Ihres Schulungsangebots verwaltet. Hierbei werden alle Start- und Endzeiten des Termins in der Zeitzone des Termins angezeigt. Nachdem Sie Veranstaltungen erstellt und in einen Lernpfad eingebunden haben, wird den Teilnehmern über die Kursfreigabe der Zugang zur Veranstaltung ermöglicht. Durch Anklicken des Reiters Veranstaltungsmanagement gelangen Sie zum Veranstaltungsmanager.

Weiterhin können Sie sich im Veranstaltungsmanagement einen Überblick über Tasks verschaffen.

Weitere Informationen zum An- und Abmelden der Benutzer selbst finden Sie im Kapitel Katalog.

Um zu dem Veranstaltungsmanager zu gelangen, klicken Sie bitte auf Veranstaltungsmanagement → Titel einer Veranstaltung.
Der Veranstaltungsmanager öffnet sich.

Übersicht

Der Veranstaltungsmanager gibt Ihnen zunächst eine Übersicht über den Ablauf des ausgewählten Termins.

Der Veranstaltungsmanager merkt sich pro Autor, nach welcher Spalte die Teilnehmerliste sortiert wurde.

Auf dem Unterreiter Hotel können Sie über den Button Neue Hotelbuchung hinzufügen für gewählte Teilnehmer neue Hotelbuchungen erstellen.

Auf dem Unterreiter Standort können Sie über den Button Standort benachrichtigen für gewählte Benachrichtigungen Standorte bestimmen. Hierfür muss beim Hotel benachrichtigen eine Kontaktperson am Hotel vorhanden sein.

Weiterhin können Sie mit Hilfe des Buttons Letzte Nachricht erneut versenden die letzte Nachfassen-Mail erneut versenden. Dies ist jedoch abhängig davon, welche letzte Mail der Benutzer erhalten hat.

Außerdem können Sie mit Hilfe des Buttons Nachfassen (Community) eine Community-Nachrichtenvorlage auswählen, wenn im Autoren-Assistenten das Recht Nachfassenmail und Dankesmail versenden unter den Zugriffsrechten aktiviert ist. Wenn Sie keine Vorlage auswählen, können Sie im Freitext eine Nachricht schreiben. Die Vorlage wird in einen Editor geladen und Sie können sie vor dem Versenden bearbeiten. Anschließend sind die entstandenen Nachrichten im Community-Nachrichten-Verlauf aufgeführt.

Die nachfolgenden Akkordeons beschreiben die weiteren möglichen Funktionen und Optionen sowie deren Auswirkungen.

Teilnehmer hinzufügen

Klicken Sie hier, um Teilnehmer für diesen Veranstaltungstermin hinzuzufügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die gewünschten Teilnehmer ausgewählt werden können. In diesem Fenster können Sie die Filteroptionen Benutzer ist bereits Kursteilnehmer und/oder Angemeldete Benutzer anzeigen durch Setzen eines Häkchens auswählen.

Als Autor können Sie Teilnehmer hinzufügen, auch wenn die Kursfreigabe den Status Geschlossen hat.

Anschließend öffnet sich das Fenster Terminanmeldung (siehe Screenshot). Avendoo© zeigt für jeden einzelnen Teilnehmer an, ob eine Anmeldung möglich ist oder Terminüberschneidungen vorliegen. Zusätzlich wird angezeigt, welche Kursfreigabe verwendet wird.

Die Funktion Teilnehmer hinzufügen wird Ihnen bei Terminen mit dem Status In Planung nicht angeboten.


Hinweis

Der Button Teilnehmer doppelt anmelden ist ab Version 16.1 nicht mehr verfügbar. Stattdessen zeigt der Filter Angemeldete Benutzer anzeigen in der Benutzerauswahl die bereits angemeldeten Teilnehmer zusätzlich zu den nicht hinzugefügten Teilnehmern an.


Teilnehmer direkt hinzufügen

Wenn Sie auf diesen Button klicken, haben Sie die Möglichkeit Teilnehmer bei vollen Teilnehmerlisten direkt auf die Teilnehmerliste zu setzen, ohne den Umweg über die Warteliste zu nehmen.


Erweiterter Import

Im erweiterten Import können Sie die Teilnehmer anhand der E-Mail-Adresse, des Vor- und Nachnamens und des Logins eintragen. Anschließend klicken Sie auf den Button Teilnehmerdaten erkennen.

Der Erweiterte Import kann auch Termine überbuchen.


Alle Teilnehmer abmelden

Mit Hilfe dieses Buttons können Sie alle Teilnehmer von einem Veranstaltungstermin abmelden. Sie können einen Kommentar für die Abmeldungsnachricht zusätzlich eingeben. Anschließend wählen Sie den Grund der Abmeldung aus, geben gegebenenfalls noch eine zusätzliche Anmerkung ein und klicken auf den Button Abmelden.


Terminstatus ändern

Wenn Sie diesen Button klicken, können Sie für ausgewählte Objekte (Veranstaltungen) den Status in Aktiv, Initiiert oder Storniert ändern. Beim Status Storniert können Sie einen Stornierungsgrund auswählen und gegebenenfalls Informationen eingeben. Abschließend klicken Sie auf den Button Speichern.


Mehrere Teilnehmer verschieben (Alternativtermin)

Mit dieser Funktion können Sie Teilnehmer an einem Alternativtermin anmelden. Klicken Sie auf diese Funktion und wählen Sie die zu verschiebenden Teilnehmer aus. Klicken Sie auf Weiter, um den Alternativtermin auszuwählen. Am Ende des Assistenten klicken Sie auf Verschieben. Sie können mit dieser Funktion auch Teilnehmer zu initiierten Alternativterminen verschieben.

Wenn dieser Button grau ist, wurde das Anmelden an einem Alternativtermin nicht in der Veranstaltung erluabt. Wählen Sie dann den Reiter Kommunikation in der Veranstaltung. In den Optionen können Sie das Anmelden an einen Alternativtermin aktivieren.


Ankündigung versenden

Wenn Sie auf diesen Button klicken, können Sie Terminankündigungen erstellen.


Einladungen versenden

Wenn Sie auf diesen Button klicken, können Sie Einladungen zu einem bestimmten Termin versenden.

  • E-Mail Vorlagen
    Wenn keine Vorlagen hinterlegt sind, können Sie durch Eingeben eines Titel und Klicken auf den Button Als Vorlage speichern eine neue Vorlage erstellen.
  • E-Mail
    Sie können den Betreff und den Text der Einladungsmail entsprechend ändern.

Mit Hilfe des Buttons Link (Diese Veranstaltung) können Sie den zugeordneten Link für diese Veranstaltung in der Einladungs-E-Mail einfügen.
Durch Auswahl des Lernobjektes und Klicken auf den Button Link (Lernobjekt) können Sie den Link für das ausgewählte Lernobjekt in der Einladungs-E-Mail einfügen.

Abschließend klicken Sie auf den Button Versenden. In Klammern wird die Anzahl der Einladungs-E-Mails, die verschickt werden, angezeigt.

Wenn eine Einladung von einem Benutzer abgelehnt wird, können Sie diese über den manuellen Versand als Autor noch mal auslösen. Ein Ablehnen einer Einladung für einen Folgetermin führt zum Eintrag Einladung abgelehnt in der Spalte Einladungsstatus; derjenige Teilnehmer bleibt jedoch angemeldet.


Nachfassen

Klicken Sie auf Nachfassen, um Teilnehmer noch einmal an diesen Veranstaltungstermin zu erinnern.

  • E-Mail Vorlagen
    Wenn keine Vorlagen hinterlegt sind, können Sie durch Eingeben eines Titel und Klicken auf den Button Als Vorlage speichern eine neue Vorlage erstellen.
  • E-Mail
    Sie können den Betreff und den Text der Nachfassen-E-Mail entsprechend ändern.

Mit Hilfe des Buttons Link (Diese Veranstaltung) können Sie den zugeordneten Link für diese Veranstaltung in der Nachfassen-E-Mail einfügen.
Durch Auswahl des Lernobjektes und Klicken auf den Button Link (Lernobjekt) können Sie den Link für das ausgewählte Lernobjekt in der Nachfassen-E-Mail einfügen.

Abschließend klicken Sie auf den Button Versenden. In Klammern wird die Anzahl der Nachfassen-E-Mails, die verschickt werden, angezeigt.


Dankesmail

Um eine Dankesmail zu versenden, klicken Sie auf den Button Dankesmail. Sie können die Option auswählen, ob die Dankesmail auch an Personen versandt werden soll, die die Dankesmail bereits erhalten haben. Weiterhin können Sie neue Vorlagen erstellen und schließlich die Dankesmail entsprechend konfigurieren, bevor Sie sie versenden.


SMS versenden

Um eine SMS-Mitteilung zu versenden, klicken Sie auf den Button SMS versenden. Sie können auswählen, ob nur an anwesende Teilnehmer die SMS-Mitteilung versendet werden soll.


Ablauf der Veranstaltung

Ankündigung
Zeigt das Datum, an dem eine Ankündigungsmail an alle Kursteilnehmer verschickt wurde. Eine Ankündigung geht an alle Personen, die noch nicht an einem Termin dieser Veranstaltung angemeldet sind. So können Veranstaltungstermine besonders beworben werden.


Erinnerung
Zeigt das Datum, an dem eine Erinnerung an alle Kursteilnehmer zur Durchführung von Vorbereitungsaufgaben verschickt wurde.


Stichtag
Der Stichtag gibt an, bis zu welchem Datum alle Vorbereitungsaufgaben erfüllt sein müssen.


Anmeldeschluss
Zeigt das Datum, ab dem keine Anmeldung mehr möglich ist/ war.


Veranstaltung
Gibt das Datum der Veranstaltung an.


Nachbereitung
Gibt das Datum an, an dem die Nachbereitungsmail versandt wurde. Damit ist die Veranstaltung als geschlossen markiert.

Veranstaltungsdaten

Minimal/ Maximal

Gibt die minimale und maximale Anzahl der Teilnehmer an.


Warteliste

Gibt die Anzahl der Wartenden auf der Warteliste für diesen Termin an. Die Anzahl der Teilnehmer kann mit klicken auf „Ändern“ neu eingestellt werden.


Weitere Daten

  • Veranstaltungstitel
  • Startdatum
  • Enddatum
  • Koordinator
  • Referent
  • Ort
  • Adresse (inkl. Raum)
  • Terminstatus
  • Sprache
  • Status der Anmeldebestätigung
  • Status der Einladungsmail
  • Beschreibung der Veranstaltung

Alternativtermine (zurückliegende Termine ausblenden)

Klicken Sie auf Alternativtermine, um zurückliegende Termine ein- oder auszublenden. Sie können mit Hilfe dieser Funktion zurückliegende Alternativtermine bearbeiten.

Teilnehmer an-/abmelden und Kommunikationsverlauf

Teilnehmer hinzufügen

Klicken Sie hier, um Teilnehmer für diesen Veranstaltungstermin hinzuzufügen. Wählen Sie anschließend die gewünschten Teilnehmer aus oder schränken Sie zuvor Ansicht mittels Filter ein.

Beim „Teilnehmer hinzufügen“ öffnet sich das Fenster „Terminanmeldung“, wenn mehrere Kursfreigaben über den Termin erreichbar sind. Avendoo(R) zeigt für jeden einzelnen Teilnehmer an, ob eine Anmeldung möglich ist oder Terminüberschneidungen vorliegen.


Alle Teilnehmer abmelden

Wenn Sie den Button „Alle Teilnehmer abmelden“ klicken, können Sie zuerst einen Kommentar zum Abmelden eingeben, welcher der Abmeldungsnachricht hinzugefügt wird, wenn es in der E-Mail die Variable $SeminarCancelComment$ gibt. Danach können Sie einen Abmeldegrund auswählen und zusätzlich eine Anmerkung eingeben. Im nächsten Schritt wird die E-Mail-Vorlage für die Abmeldung von dem Veranstaltungstermin angezeigt, in der Sie entsprechende Anpassungen vornehmen können. Mit dem Button Versenden wird die E-Mail verschickt und alle Teilnehmer werden von dem Veranstaltungstermin abgemeldet.
Sie können im Nachhinein den Grund der Abmeldung ändern. Beachten Sie, dass diese Änderung ohne Bestätigung ausgeführt wird.


Mehrere Teilnehmer verschieben (Alternativtermin)

Mit dieser Funktion melden Sie Teilnehmer an einem Alternativtermin an. Mit Setzen des Häkchens vor dem Namen wählen Sie den jeweiligen Teilnehmer aus. Klicken Sie auf Weiter, um den Alternativtermin auszuwählen.


Ankündigung versenden

Um den Terminankündigungs-Assistenten zu öffnen, klicken Sie auf den Button „Ankündigung versenden“.
Wählen Sie hier die Termine durch Setzen eines Häkchens aus, wählen im Drop-Down-Menü „Terminankündigung erstellen“ und klicken auf den Button „Ausführen“. Im Terminankündigungs-Assistenten können Sie bestimmen, welche Termine in der Ankündigung enthalten sein sollen und welche Empfänger, d.h. wer die Community-Nachricht erhalten soll, eingetragen sein sollen.

Empfänger der Ankündigung
Avendoo® zeigt Ihnen eine Liste aller Empfänger der Ankündigung. Über die Buttons „Alle möglichen Empfänger“, „Auswahl von Empfängern“, „Alle Vorgesetzten von möglichen Empfängern“, „Auswahl von Vorgesetzten möglicher Empfänger“, „Alle Ausbildungsverantwortliche von möglichen Empfängern“ und „Auswahl von Ausbildungsverantwortlichen möglicher Empfänger“ treffen Sie eine gezielte Auswahl der Empfänger.

Termine in der Ankündigung
Avendoo® zeigt Ihnen die bisherigen Termine in der Ankündigung. Um einen weiteren Termin in die Auflistung aufzunehmen, klicken Sie auf den Button „Termin hinzufügen“.


Einladungen versenden

Klicken Sie hier, um an alle Teilnehmer dieses Veranstaltungstermins eine Einladungsmail zu versenden. Wählen Sie eine vorhandene E-Mail Vorlage aus oder erstellen Sie eine neue.


Nachfassen

Klicken Sie auf Nachfassen, um Teilnehmer noch einmal an diesen Veranstaltungstermin zu erinnern.


SMS versenden

Mit der SMS Funktion können Sie die Teilnehmer per SMS informieren. Wenn Sie eine Nachricht nur an die Teilnehmer verschicken wollen, die als anwesend in der Präsenzliste markiert wurden, dann klicken Sie die Option Nur an anwesende Teilnehmer.


Liegt der Veranstaltungstermin in der Vergangenheit, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den gesamten Termin zu stornieren und eine Dankesmail zu versenden.

Teilnehmer-/ Warteliste und Ankündigungen

Die Liste zeigt alle aktuell an diesem Termin angemeldeten Veranstaltungsteilnehmer. Ist der Teilnehmer farblich grün markiert, ist er für die Veranstaltung qualifiziert: bei roter Markierung nicht. Ein Teilnehmer kann sich wie folgt für eine Veranstaltung qualifizieren: Sofern sich im Lernpfad als Pflichtbestandteile markierte Lernobjekte befinden, die vor einer Hürde liegen (die Veranstaltung selbst liegt hinter der Hürde), so muss der Teilnehmer alle vor der Hürde befindlichen Pflichtbestandteile abschließen, um sich für die Veranstaltung zu qualifizieren.


Spaltenansicht konfigurieren

Mit Klick auf das Icon können Sie die Ansicht der Präsenzliste konfigurieren. Folgende Daten können Sie sich in der Liste anzeigen lassen:

Vorname Gruppe
Nachname Bereich
Benutzername Telefon
OE Mobil (geschäftlich)
E-Mail Personalnr.
Qualifikation Angemeldet am
Benachrichtigungsstatus Änderungsdatum
Funktionen Ablaufdatum
Kostenstelle Rabatt
Mandant Zertifizierungen
Firmenname Informationen zum Vorgesetzten (Vorname, Nachname, Benutzername, … )
Ort

Funktionen
Durch Klick auf das Icon können Sie folgendes in der Teilnehmerliste vornehmen:
  • Verschieben (Alternativtermin)
    Der gewählte Teilnehmer wird an einen Alternativtermin angemeldet.
  • Abmelden
    Sie können den Menüpunkt „Abmelden“ wählen und anschließend per Drop-down-Menü einen Abmeldegrund auswählen und zusätzlich eine Anmerkung eingeben. Bei dieser Abmeldung wird eine entsprechende E-Mail verschickt.
  • Kommentar hinzufügen
    Fügen Sie einen Kommentar in das Verlaufsprotokoll ein. Ein Kommentar kann zum Beispiel Informationen zu Umbuchungsprozessen bei einzelnen Teilnehmern enthalten.
  • Verlauf/Kommentar anzeigen
    Zeigt das Verlaufsprotokoll für die Terminanmeldung des Teilnehmers an.
  • Nutzerassistent aufrufen
    Sie gelangen direkt in den Nutzer-Assistenten des Teilnehmers.
  • Anmelden (an weiterer Veranstaltung)
    Melden Sie den Teilnehmer an eine weitere Veranstaltung an. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, Termine hinzuzufügen, an die Sie den Teilnehmer anmelden möchten.
  • Preis anpassen
    Den Preis, der im Veranstaltungstermin-Assistenten auf dem Reiter Parameter angegeben ist, können Sie mit Hilfe dieser Funktion  pro Teilnehmer individuell anpassen.
  • Ernährungshinweis anpassen
    Sie können unabhängig von der Systemeigenschaft „enableNutritionNotes“ in der Systemeinstellung „seminar.configuration“ einen Ernährungshinweis pro Teilnehmer ändern.

Funktionen
Durch Klick auf das Icon können Sie folgendes in der Liste „Abgemeldete Teilnehmer“ vornehmen:

  • Verlauf
    Sie können sich die An- und Abmeldungen mit Datum, ausgeführt von, Status, ob qualifiziert oder nicht qualifiziert, Benachrichtigungsstatus, ob anwesend, ob begonnen und Preis anzeigen lassen.
  • Wiederanmelden
    Sie können den jeweiligen Teilnehmer wieder anmelden, wenn dies erlaubt ist.
  • Preis anpassen
    Sie können den Verkaufspreis für den Veranstaltungstermin festlegen.
  • Ernährungshinweis anpassen
    Sie können den Ernährungshinweis für den Teilnehmer festlegen.
  • Abmeldekommentar ändern
    Sie können den Abmeldekommentar für den Teilnehmer festlegen.

Mit dieser Funktion wird die letzte Benachrichtigung erneut an alle Teilnehmer versendet.


  Es wurde noch keine Benachrichtigung an den Teilnehmer versendet.


Dieses Symbol hinter dem Nachnamen eines Teilnehmers weist auf weitere Bemerkungen hin.

Status der Ankündigungen

Dieser Reiter ist nur beim Haupttermin sichtbar. Avendoo® zeigt alle Ankündigungen für die Veranstaltung an.

Terminankündigungen:
Avendoo® listet die Terminankündigungen für diese Veranstaltung mit den Empfängern auf.

Ankündigung:
Keine Antwort erhalten.

Status der Ressourcen

Einladungen an Referenten:
In der Liste „Einladungen an Referenten“ sehen Sie den Hauptreferenten und die Co-Referenten des ausgewählten Termins und den Benachrichtigungsstatus der Terminanfrage. Nach dem Stornieren und Versenden der Abmeldung an die Referenten wird Ihnen in dieser Liste der Benachrichtigungsstatus „Abmeldung versendet“ angezeigt.

Hotel

Unter diesem Unterreiter sehen Sie die Hotelbuchungen zu diesem Veranstaltungstermin. Wenn Sie den Hoteltitel anklicken, öffnet sich die Vorschau des Standortes.

Weiterhin können Sie über den Button „Neue Hotelbuchung hinzufügen“ für gewählte Teilnehmer neue Hotelbuchungen erstellen oder über den Button „Neue individuelle Hotelbuchung hinzufügen“ für jeden im System vorhandenen Benutzer neue individuelle Hotelbuchungen erstellen.

Wenn vor oder nach der ersten oder letzten Buchung noch weitere mögliche Buchungstage liegen, werden diese ausgeblendet, wenn diese nicht gebucht sind. Über einen Button („Vorherige“ oder „Nachfolgende anzeigen“) können Autoren die Buchungstage wieder einblenden. Buchungstage, an denen ein Termin ist, werden generell nicht ausgeblendet. Dies gilt ab drei Tagen vorher oder nachher.

Hinweis

Wenn Hotelbuchungen für Referenten und Koordinatoren vorliegen, werden die „Erste Anreise“ und die „Letzte Abreise“ in der Dynamischen Präsenzkontrollliste ausgegeben.


Die Funktion „Hotel hinzufügen“ wird Ihnen bei Terminen mit dem Status „In Planung“ nicht angeboten.

Standort

Auf diesem Unterreiter können Sie Standorte für gewählte Benachrichtigungen (Gewählte Übernachtungen pro Hotel und Cateringdetails für Veranstaltungsorte) bestimmen.

Über den Button Standort benachrichtigen können Sie den jeweiligen Veranstaltungsort benachrichtigen. Voraussetzung ist, dass Sie im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Reiter Konfiguration die entsprechende Benachrichtigung hinzugefügt haben.

Weiterhin sehen Sie auf diesem Reiter den Status der jeweiligen Raumanfrage je Standort, wobei es vier Status gibt: Eingeladen, Abgelehnt, Angenommen und Nicht eingeladen. Weitere Informationen über das Hinterlegen der E-Mail-Adresse in Avendoo® finden Sie hier.

Tasks

Auf diesem Reiter können Sie den Status des Tasks von Offen zu Geschlossen und umgekehrt durch Anklicken des jeweiligen Status ändern.

Es sind die Unterreiter Termingruppe und Unterreiter zu den einzelnen Terminen verfügbar.

Interessentenlisten

Mit Hilfe von Interessentenlisten (vorläufigen Veranstaltungsterminen) ist es möglich, dass Veranstaltungen geplant, aber noch nicht veröffentlicht werden.

Veranstaltungstermine können vorläufig erstellt und Teilnehmer können bereits angemeldet werden. Auch eine Selbstanmeldung der Benutzer ist möglich. Sie bekommen einen vorläufigen Termin als Interessentenliste angezeigt (siehe > Katalog).

Klicken Sie auf Funktionen, um die Interessentenliste zu bearbeiten.

Bestehende Anmeldungen zu einer Interessentenliste

Sobald sich Teilnehmer zu einer Interessentenliste anmelden, werden Sie hier unterhalb des entsprechenden Termins aufgelistet. Die Benutzer können bei der Anmeldung einen Wunschtermin sowie einen Kommentar angeben. Auch diese Daten sind hier ersichtlich. Sie können pro Benutzer folgende Funktionen aufrufen:

  • Teilnehmer hinzufügen
  • Teilnehmer doppelt anmelden
  • Abmelden
    Sie können den Teilnehmer von der Interessentenliste abmelden, z.B. wenn der Wunschtermin nicht zustande kommt und es keine geeignete Alternative gibt.
  • Mehrere Teilnehmer verschieben (Alternativtermin)
    Melden Sie den Benutzer an einen alternativen Termin an. Dazu öffnet sich ein neues Fenster, in dem Ihnen die möglichen Alternativtermine aufgelistet werden. Setzen Sie die Checkbox in der ersten Spalte am ausgewählten Termin und bestätigen Sie die Anmeldung über den Button Verschieben. Auch wenn der Anmeldeschluss bereits erreicht ist, können Sie einen Teilnehmer auf einen Alternativtermin verschieben.
  • Nachfassen
    Sie können eine Nachfassen-E-Mail aus einer vorhandenen Vorlage erstellen oder eine neue Vorlage erstellen.

Präsenzliste

Mit Hilfe der Präsenzliste werden die Teilnehmer einer Veranstaltung erfasst (gilt für Veranstaltungstermine und Folgetermine), wobei Avendoo® die Präsenzliste aufsteigend über die Nachnamen sortiert. Für alle eingeladenen Teilnehmer werden während oder nach der Veranstaltung die Teilnehmerdaten erfasst. Sobald Sie die Anwesenheit in der Präsenzliste erfasst haben, gilt der Veranstaltungstermin vom Teilnehmer als „besucht“. Wenn es sich um einen Termin ohne Folgetermine handelt, so ändert sich der Status für die Veranstaltung im Kurs des Teilnehmers auf Abgeschlossen und es wird auch ein Bildungsinventar für die Teilnahme an der Veranstaltung für den Benutzer geschrieben.
Wenn Sie den Teilnehmer nicht als Anwesend markiert haben und der Termin geschlossen (d.h. Bearbeitung der Präsenzliste oder die Erfassung der Präsenz ist abgeschlossen) wurde, zeigt Avendoo® die Abwesenheit (d.h. gefehlt, nicht anwesend) beispielsweise in Berichten an.

Sie können zu jedem Termin die jeweilige Präsenzliste:

  • versenden (Voraussetzung: Konfigurierte Empfänger im Veranstaltungs-Assistenten) via Button Präsenzliste senden,
  • speichern via Button Präsenzliste speichern oder/und
  • speichern und den Termin schließen via Button Präsenzliste speichern und Termin schließen.

Einstellungen zum Versand der Präsenzliste nehmen Sie auf dem Reiter Kommunikation im Veranstaltungs-Assistenten vor. Weitere Informationen finden Sie hier. Ebenso können Sie Einstellungen unter Parametern auf dem Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten vornehmen, d.h. auch Informationen zum Ausschalten des automatischen Versandes für die Präsenzliste finden Sie hier.

Unter Veranstaltungsdaten werden Ihnen noch einmal alle wichtigen Informationen zu der Veranstaltung angezeigt.

Unter dem Reiter „Termingruppe“ können Sie die Präsenzen für alle Tage erfassen und bearbeiten. Dieser Reiter ist erst sichtbar, wenn eine Termingruppe besteht. Wenn mehrtägige Termine mit der Option „Einladungen zusammenfassen“ vorhanden sind, öffnet Avendoo® direkt diesen Reiter.

Wichtig: Die Präsenzliste kann erst bei Erreichen des Starttermins einer Veranstaltung ausgefüllt werden.
Die automatisch versandte Präsenzliste ist die Dynamische Präsenzkontrollliste (enthält Personalnummer) in der Sprache der Veranstaltung.

Terminstatus: durchgeführt/ Termin schließen

Mit dem Erfassen der Präsenzen schließen Sie die Veranstaltung endgültig ab.


Spaltenansicht konfigurieren

Mit Klick auf das Icon können Sie die Ansicht der Präsenzliste konfigurieren, um weitere Details ansehen zu können.


Anwesend

Markieren Sie die Teilnehmer mit einem Häkchen in der Checkbox, wenn diese anwesend waren. Indem Sie das Häkchen im Tabellenkopf setzen, wird bei allen Teilnehmern Anwesend ausgewählt.

Wenn Sie eine bereits erfasste Präsenz zurückziehen, also die Checkbox Anwesend deaktivieren,  wird der Bildungsinventareintrag des jeweiligen Benutzers auf Gelöscht gesetzt, d.h. eine Zertifizierung wird dann nicht mehr unter Zertifizierungen angezeigt und Benutzer können sie über Bildungsinventar löschen.


Status

Legen Sie den Status der einzelnen Teilnehmer für den Veranstaltungstermin fest:

  • Nicht begonnen
  • Nicht bestanden
  • Erfolgreich abgeschlossen

Anmerkung

Nehmen Sie darüber hinaus weitere Anmerkungen zu der Präsenz der Teilnehmer auf:

  • Anwesend
    • Pünktlich erschienen
    • Zu spät erschienen
    • Zu früh gegangen
  • Abwesend
    • Entschuldigt gefehlt
    • Unentschuldigt gefehlt
    • Abmeldung durch Teilnehmer
    • Abmeldung durch Vorgesetzten

Bemerkungen

Sie können individuelle Bemerkungen zur Teilnahme einer Person angeben.


Präsenzkontrollliste

Öffnen Sie die Präsenzliste als PDF oder (erweiterte) Excel Datei.

Die Präsenzliste oder Präsenzkontrollliste enthält eine Auflistung aller Referenten einer Termingruppe.

Beziehung zu einem Feedback

Besteht zwischen der Veranstaltung und einem Feedback eine Abhängigkeit (mehr dazu), so wird dies durch einen Hinweistext angezeigt. Nach dem Erfassen der Präsenz und nach dem Speichern der vorgenommenen Einstellungen, kann der Autor entscheiden, ob eine Nachricht mit dem zugehörigen Feedback an den Benutzer versendet werden soll. Dafür öffnet sich ein neues Fenster: „Durch das Ändern der Präsenz auf Anwesend, wird eine Email an den Benutzer gesendet, um auf ein anschließendes Feedback zu verweisen.“

Es wird eine Feedback-Community-Benachrichtigung zeitgleich mit dem Versenden der Feedbackmail in Avendoo® erstellt.

Veranstaltungsmanager Präsenzliste Feedback E-Mail

Entfernen fälschlich erfasster Präsenzen

Um eine fälschlich erfasste Präsenz zu löschen, müssen Sie zunächst die Präsenz an dem Termin selbst löschen, da nur dann sicher gestellt ist, dass Auswertungen und Kursstatusberechnungen korrekt sind. Klicken Sie dazu auf den Titel der entsprechenden Veranstaltung, wechseln Sie auf den Reiter Präsenzliste und entfernen Sie in der Tabelle das Häkchen bei Anwesend in der gewünschten Zeile.Klicken Sie auf „Speichern“.

Gehen Sie anschließend bitte in die Nutzerverwaltung. Öffnen Sie den Benutzer, für den Sie die Präsenz löschen möchten und wechseln Sie dann auf die Seite Qualifikationen. Wählen Sie hier den Reiter Bildungsinventar und löschen Sie den entsprechenden Eintrag.

Hinweis: Community-Einträge werden für Vorgesetzte bei erneutem Erfassen einer Präsenz nicht wieder entfernt.

Mailverlauf

Hier sehen Sie in einer Übersicht den gesamten Mailverlauf der Veranstaltung, um beispielsweise zu sehen, welche Teilnehmer auf welche Art und Weise informiert worden sind.

Wenn Sie am Termin bestimmte Änderungen vornehmen, z.B. neuen Standort, dann verschickt Avendoo® automatisch eine Update-Mail an die Teilnehmer. Bitte beachten Sie, wenn sich ein Hotel ändert, erhalten die Teilnehmer keine Update-Mail. Im Mailverlauf erkennen Sie diese E-Mail an dem Zusatz Update im Betreff. Die Teilnehmer bekommen eine Update-Mail für diejenige E-Mail, die Sie zuletzt erhalten haben, z.B. Anmeldebestätigung, Einladungsmail. Wenn der Referent eine Einladungsmail erhalten hat, bekommt er ebenfalls eine Update-Mail. Für die Update-Mail können Sie keine Mailvorlage erstellen und bearbeiten. Die Update-Mail wird grundsätzlich automatisch generiert, aber sobald Sie die Veranstaltung ändern, z.B. den Startzeitpunkt wird die Update-Mail manuell ausgelöst.

Community-Nachrichtenverlauf

Hier sehen Sie in einer Übersicht des Community-Nachrichtenverlaufs des Veranstaltungstermins. Sie sehen wann (Datum und Uhrzeit) die Community-Nachrichten erstellt wurden, wer der Empfänger war sowie deren Inhalt.