Sobald Sie als Referent oder Co-Referent in einem Veranstaltungstermin eingetragen sind, wird Ihnen das Referentencockpit eingeblendet. Welche Seiten im Benutzerbereich deaktiviert sind, stellt der Autor im Mandanten-Assistent auf dem Reiter Optionen unter der Option Seiten im Benutzerbereich ein. Eine Deaktivierung des Referentencockpits ist möglich. Ebenso ist eine eingeschränkte Ansicht beispielsweise auf Lernplatz, Cockpit und Referentencockpit möglich.
Im Referentencockpit sehen Referenten all Ihre Termine im Überblick und zwar gegliedert nach:
- aktiv,
- durchgeführt und
- geschlossen.
Der älteste Termin (hinsichtlich Startdatum) ist jeweils zuerst gelistet.
Die einzelnen Kategorien sind nur sichtbar, wenn es auch Termine hierzu gibt.
Sie können den Status des Termins ablesen und erkennen:
- wann ein zukünftiger Termin anfängt,
- wann ein Termin gerade läuft und wie lange er schon läuft sowie
- ob bei einem vergangenen Termin noch die Präsenzliste erfasst werden muss.
Bei virtuellen Klassenräumen finden Sie je nach Einstellung früher oder später einen Link, der Sie direkt in den Raum leitet.
Wenn Ihnen der Autor das Benutzerrecht „Präsenz für Nutzerinhalte erfassen“ zugewiesen hat, können Sie die Präsenzliste der Teilnehmer in durchgeführten Terminen erfassen und sich die Präsenzliste bei geschlossenen Terminen anzeigen lassen. Bei der Präsenzerfassung sehen Sie auch alle Teilnehmer, die angemeldet sind, auch wenn diese in einem anderen Mandanten liegen. Ebenso können Sie auf der Präsenzliste die Anzeige der Spalten und deren Reihenfolge ändern.
Aktive Termine
Unter der Kategorie Aktive Termine sehen Sie alle noch aktiven, nicht bereits durchgeführten oder bereits geschlossene Termine.
Durchgeführte Termine
Unter der Kategorie Durchgeführte Termine sehen Sie alle durchgeführten Termine, bei denen noch die Präsenzliste erfasst werden muss.
Um die Präsenzliste eines durchgeführten Termins zu erfassen, klicken auf Präsenzliste. Die Dialogbox zum Erfassen der Präsenzliste des bereits durchgeführten Termin öffnet sich. Hierbei steht in der obersten Zeile der Titel der Veranstaltung und darunter die Termindaten mit Zeitzone, Ort und Zahl der angemeldeten Teilnehmer.
Sie können nun die einzelnen Teilnehmer auf den Status „Anwesend“ setzen, indem Sie diese durch Setzen eines Häkchens, einen Status (Nicht begonnen, Nicht bestanden oder Erfolgreich abgeschlossen) und eine Anmerkung auswählen und auf den Button Speichern klicken. Alternativ können Sie auch alle Teilnehmer auf „Anwesend“ setzen, indem Sie auf den Button Alle auf „anwesend“ setzen und danach auf den Button Speichern klicken.
Durch Klick auf das Zahnrad können Sie die Spalten festlegen (siehe dritter Screenshot). Hierbei können Sie zusätzlich die Spalten Status, Anmerkung und Bemerkung hinzufügen, sowie die Reihenfolge der Spalten E-Mail, Login, Status, Anmerkung und Bemerkung per Drag and Drop ändern.
Weiterhin ist es möglich, dass Sie nach angemeldeten Teilnehmer suchen. Hierbei können Sie über den Namen, die E-Mail-Adresse, den Login-Namen und den Status suchen.
Um die Präsenzliste zu speichern und den Termin auf den Status „Abgeschlossen“ zu setzen, klicken Sie abschließend auf den Button Präsenzliste speichern und Termin schließen. Sie finden dann diesen Termin unter Abgeschlossen und Sie können dann keine weiteren Präsenzen mehr erfassen.
Wenn der Button Präsenzliste erfassen und Termin schließen noch nicht geklickt wurde, erscheint in der Terminkachel der Text Präsenzerfassung noch nicht abgeschlossen.
Geschlossene Termine
Unter der Kategorie Geschlossene Termine sehen Sie alle geschlossenen Termine, bei denen die Präsenzliste eines durchgeführten Termin erfasst wurde und somit als abgeschlossen gelten.
Bei geschlossenen Terminen können Sie die Präsenzliste über den Link Präsenzliste öffnen und sich anzeigen lassen. Sie können nach den Namen, der E-Mail-Adresse und dem Login-Namen suchen.
Durch Klick auf das Zahnrad in der Präsenzliste können Sie die Spalten festlegen (siehe dritter Screenshot). Hierbei können Sie zusätzlich die Spalten Status, Anmerkung und Bemerkung hinzufügen, sowie die Reihenfolge der Spalten E-Mail, Login, Status, Anmerkung und Bemerkung per Drag and Drop ändern.
Anwendungsbeispiel
Der Autor hat Mathilda Green als Referentin in folgenden Veranstaltungen eingetragen:
- „Interessantes über den Bayerischen Wald“ am 31.05.21 von 8 bis 16 Uhr im Hotel Pink Forest, keine Anmeldungen
- „2.Veranstaltung Durchgang“ am 20.07.21 von 8 bis 17 Uhr bei Magh und Boppert, eine Anmeldung, aber noch keine Präsenz erfasst
- „Kochen für Veganer 3“ am 20.10.21 von 11 bis 12 Uhr im Hotel Pink Forest, eine Anmeldung, Präsenz erfasst
- „Kochen für Veganer 6“ am 25.10.21 von 8 bis 12 Uhr mit Virtual Classroom, keine Anmeldungen
Am 20.10.21 schaut Mathilda Green um 15 Uhr in ihrem Referentencockpit nach. Wo und mit welchen Anmerkungen wird sie die Termine sehen?
- Nummer 1 und 3 sieht sie unter Geschlossene Termine.
- Nummer 2 sieht sie unter Durchgeführte Termine mit einem roten Punkt gekennzeichnet, da die Präsenz des Teilnehmers (Teilnehmer-Icon mit einer 1) noch nicht erfasst ist.
- Nummer 4 sieht sie unter Aktive Termine mit einem grünen Punkt gekennzeichnet. Weiterhin sieht sie die Anmerkung „in 5 Tagen“ und beim Teilnehmer-Icon eine 0 sowie einen Link Zum Virtual Classroom.
