Termindatum und Zeitzone
Wählen Sie das entsprechende Datum des Termins. Daneben ist die Zeitzone des Hauptstandortes eingeblendet. Gibt es keinen Hauptstandort, wird die Server-Zeitzone angezeigt. Weitere Informationen zum Einstellen der Zeitzone finden Sie hier.

Geben Sie die Startzeit und Endzeit ein. Mit einem Klick auf die Uhr können Sie die Dauer ändern. Es ist möglich, dass Sie einen Termin eingeben, der am Folgetag endet, z.B.: Startzeit: 12.10. um 22 Uhr und Endzeit: 13.10. um 3 Uhr.

Koordinator
Klicken Sie den Button „Koordinator hinzufügen“, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Koordinator und klicken Sie den Button „Auswählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass der Koordinator aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der jeweilige Koordinator ist für den entsprechenden Termin deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können den Koordinator für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken.

Referenten
Wählen Sie „Referent hinzufügen“, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Referenten und klicken Sie den Button „Auswählen“. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptreferenten handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptreferent wird zum Co-Referenten, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Referenten für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.

Über den Menüpunkt “Referent hinzufügen (Gantt)” erhalten Sie die Referentenauswahl in einer Gantt-Ansicht.

Standorte
Standort/Raum hinzufügen
Klicken Sie den Button „Standort/Raum hinzufügen“, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Standortes oder Raumes und klicken Sie „Auswählen“ und im nächsten Fenster den Button „Raum wählen“. Wenn Sie diese Funktion wählen, wird die Zeit mit der Terminzeit vorbelegt.
Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptstandort handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptstandort wird zum Nebenstandort, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Raum für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.

Über den Menüpunkt “Standort/Raum hinzufügen (Gantt)” erhalten Sie die Auswahl an Standort/Raum in einer Gantt-Ansicht.

Virtuellen Raum hinzufügen
Klicken Sie den Button „Virtuellen Raum hinzufügen“. Wenn Sie mit dem Format „iLinc“ arbeiten, wählen Sie die Option „iLinc“. Wenn Sie mit dem Format “Cisco Webex” arbeiten, wählen Sie die Option “Cisco Webex”. Wenn Sie mit dem Format “Vitero” arbeiten, wählen Sie die Option “Vitero”.

Weitere Informationen zum Anbinden des Virtual Classrooms finden Sie hier.

Manuellen Raum hinzufügen
Um Räume manuell zu erfassen, klicken Sie den Button „Manuellen Raum hinzufügen“. Avendoo® zeigt den Tabelleneintrag „Manuell erfasste Räume“. Um den Raum in den Feldern einzutragen, klicken Sie „Hinzufügen“. Es stehen Ihnen drei Felder zur Verfügung, in die Sie beispielsweise Raumbezeichnung, Raumnummer und Etage eintragen können.
Wenn Sie einen manuellen Raum hinzufügen, legt Avendoo® diesen als Hauptstandort fest.

Hotel hinzufügen

Wenn Sie im Standort-Assistenten für das erstellte Hotel den Standorttyp Hotel ausgewählt haben, können Sie dieses auch hinzufügen. Im Unterschied zum Standort ermöglichen Sie damit den Teilnehmern eines Veranstaltungstermins das jeweilige Hotel zu buchen. Die Angaben zum Hotel sehen Autoren im Veranstaltungstermin-Assistenten und Teilnehmer im Katalog nur, wenn Sie im Veranstaltungstermin-Assistenten unter Parameter den Status auf Aktiv gesetzt haben.
Klicken Sie den Button Hotel hinzufügen, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Hotels und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um die Hauptunterkunft handelt, bei weiteren hinzugefügten Hotels ist der Kreis grau. Durch Anklicken des Kreises können Sie diesen Status ändern.
Weiterhin können Sie festlegen, ob die Anreise am Termin oder x Tage im voraus (x=1 bis 10) erfolgt und Sie können vorausgewählte Tage in der gleichen Zeile im Feld Vorausgewählt auswählen (dementsprechend ändert sich der Zeitraum der Buchung in der Zeile Vorausgewählt unter dem Feld Abreisetag). Ferner können Sie festlegen, ob die Abreise am Termin oder x Tage später (x=1 bis 19) erfolgt und Sie können vorausgewählte Tage in der gleichen Zeile im Feld Vorausgewählt auswählen (dementsprechend ändert sich der Zeitraum der Buchung in der Zeile Vorausgewählt unter dem Feld Abreisetag).

Sobald Sie Werte im Feld Vorausgewählt des Anreise- oder Abreisetages ausgewählt haben, wird der Toggle Automatische Hotelbuchung aktiviert.
Wenn Sie den Toggle Automatische Hotelbuchung aktiviert haben oder aktiviert ist, bucht Avendoo® nach erfolgreicher Anmeldung nur die von Ihnen vorausgewählten An- und Abreisetage (Feld Vorausgewählt).

Außerdem können Sie die Kapazität des jeweiligen Hotels mittels Pfeiltasten, d.h. die Anzahl der Plätze am Haupttermin festlegen. “Ohne Begrenzung” (kein Wert) ist voreingestellt.

Wenn Sie Termine verschieben (ändern), passt Avendoo® automatisch die Daten zu den Terminen, aber nicht zu den Hotelbuchungen an. Sie müssen bestehende Hotelbuchungen noch manuell prüfen.

Block-Ansicht

Klicken Sie zuerst auf den Button Hotel hinzufügen und wählen ein entsprechendes Hotel. Um den Teilnehmern für jeden Block Buchungen in verschiedenen Hotels zu ermöglichen, klicken Sie dann auf den Button Block-Ansicht.

Block einfügen

Klicken Sie zum Markieren zuerst auf den Terminkopf. Dann können Sie auf den Button Block einfügen klicken.

Ressource mit Kapazität hinzufügen

Wenn Sie Ressourcen mit Kapazität hinzufügen möchten, wählen Sie diesen Button. Es werden Ihnen nur die Räume gelistet, bei denen Sie eine entsprechende Zahl unter Kontingent auf dem Reiter Parameter im Raum-Assistenten eingegeben haben.

Wenn Sie die Ressource mit Kapazität hinzugefügt haben, sehen Sie in der Tabelle, welche Plätze noch verfügbar sind und wie viele Plätze insgesamt vorhanden sind. Sie können auswählen, ob die Buchung bis Anmeldeschluss oder eine Buchung bis zu einem gewählten Datum sein soll. Weiterhin können Sie den Zeitraum und die Kapazität anpassen sowie den Toggle Bei Anmeldung buchen aktivieren. Wenn Sie dieses Toggle aktivieren, werden die am Termin angemeldeten Teilnehmer auch an dieser Ressource angemeldet, solange die Kapazität nicht erschöpft ist.

Über den Button Hinzufügen können Sie weitere Einträge für Zeiträume der jeweiligen Kapazität vornehmen. Gegebenenfallls können Sie diese wieder über den Button Entfernen entfernen.

Wenn Sie Ressourcen mit Kapazität hinzugefügt haben, kann der Benutzer Zusatzleistungen und der Teamleiter für Benutzer Zusatzleistungen buchen.

Über den Menüpunkt “Ressource mit Kapazität hinzufügen (Gantt)” erhalten Sie die Auswahl an Ressourcen mit Kapazität in einer Gantt-Ansicht.

Material hinzufügen

Wenn Sie ein Material hinzufügen möchten, wählen Sie diesen Button.

Über den Menüpunkt “Material hinzufügen (Gantt)” erhalten Sie die Materialauswahl in einer Gantt-Ansicht.

Parameter
An- und Abmeldeschluss
Wählen Sie den Anmeldeschluss und den Abmeldeschluss des Veranstaltungstermins aus.

Versandtermin Einladungsmail

Wenn Sie hier das entsprechende Datum für den individuellen Einladungsversand eintragen, muss die Option Einladungsmail automatisch am Terminstart oder Versand am Termin auf dem Reiter Konfiguration des Veranstaltungs-Assistenten entsprechend eingestellt sein. Weitere Informationen finden Sie hier.

Vorschau der Einladungsmail

Geben Sie das Datum ein, welches für den automatischen Versand der Einladungsmail an den Referenten und den Koordinator gelten soll.

Enddatum für das automatische Nachrücken aus der Warteliste

Wenn Sie das Enddatum für das automatische Nachrücken aus der Warteliste eintragen, hat dies höhere Priorität als das Datum für Nachrücken von der Warteliste im Veranstaltungs-Assistenten.

Beschreibung
In der Beschreibung können Sie nähere Informationen zum Veranstaltungstermin eintragen.

Information für den Referenten

Diesen Hinweis erhält der Referent auch per Dynamische Präsenzkontrollliste (E-Mail pdf), passend zum Tag. Dieser Hinweis ist für Catering und andere Verwendungszwecke gedacht und Sie können ihn pro Tag der Veranstaltung angeben.

Status
Wählen Sie den Status “In Planung”, wenn noch keine Buchungen vorgenommen werden können, d.h. der Termin für den Anmeldeprozess noch nicht verfügbar ist. Dieser Termin ist in jedem Fall im Benutzer- und Teamleiterbereich nicht sichtbar.
Wählen Sie den Status „Aktiv“, wenn Benutzer sich ab sofort für diesen Veranstaltungstemin anmelden sollen. Dieser Termin ist für alle Benutzer, die zur Veranstaltung hinzugefügt wurden, im Benutzer- und Teamleiterbereich sichtbar.
Wählen Sie den Status „Initiiert“, wenn Sie den Veranstaltungstermin noch nicht den Benutzern zur Selbstanmeldung zur Verfügung stellen wollen. Sie können dann später alle Veranstaltungstermine vom Status „Initiiert“ auf „Aktiv“ ändern. Ein Termin mit dem Status “Initiiert” ist nur nach Anmeldung des Teilnehmers im Benutzer- und Teamleiterbereich sichtbar.
Avendoo® trägt den Status „Durchgeführt“ ein, sobald der Veranstaltungstermin abgeschlossen ist.

Stornierungsgrund
Wählen Sie den Stornierungsgrund aus. Zusätzlich können Sie durch Klicken auf +Informationen und Auswählen von Benutzername oder/und Datum/Uhrzeit zusätzliche Informationen zum Bearbeiter des Stornierungsgrundes einfügen.

Externe Referenz und Referenztyp
Die Externe Referenz dient dazu eine Beziehung (Referenz) mit einem anderen externen System herzustellen. Dies können Sie für manuelle Verknüpfungen und auch bei der Verwendung von Schnittstellen (REST-API) nutzen.
Die Externe Referenz stellt dabei einen Referenz-Wert wie ID, Laufnummer oder Name dar und der Externe Referenztyp beschreibt, was es für eine Referenz ist oder wie der Referenz-Wert zu verstehen ist. Das ist besonders wichtig, wenn es verschiedene Quellen oder Arten von Referenztypen gibt, da diese eventuell gleiche Referenzwerte verwenden.

Beispiele:

• Referenztyp SAP-Kundennummer mit der Externen Referenz 100234
• Referenztyp SAP-User-ID mit der Externen Referenz 000004

Anmeldebestätigungen der Teilnehmer in CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor „Vorgesetzter“, „Koordinator“, „Besitzer“ oder/und “Ausbildungsverantwortlicher”, wenn an diese eine Anmeldebestätigung als Kopie geschickt werden soll. Weitere Empfänger wählen Sie aus, indem Sie den Button „Auswählen“ klicken und per Auswahlbutton den Empfänger auswählen und dann mit dem Button „Auswählen“ bestätigen. Mit einem Klick auf den Button „Entfernen“ können Sie den Empfänger entfernen.

Einladungen der Teilnehmer in CC senden an

Setzen Sie ein Häkchen vor „Vorgesetzter“, „Koordinator“, „Besitzer“ oder/und “Ausbildungsverantwortlicher”, wenn an diese eine Termineinladung als Kopie geschickt werden soll. Diese Funktion können Sie nur wählen, wenn die Einladung nicht als Terminanfrage versendet wird, d.h. wenn  Avendoo® so eingestellt ist, dass die Ical-Datei nicht mit in der Einladungsmail steht.

Weitere Informationen zu den Parametern finden Sie unter den Systemeinstellungen.

Versandtermin für die Präsenzliste
Wenn Sie das Anmeldeschlussdatum aus dem Termin als Versandtermin für die Präsenzliste festlegen möchten, wählen Sie unbedingt “Am Anmeldeschluss”.
Wenn Sie z.B. “O Tage bevor Terminbeginn 27.04.2018” auswählen, versendet Avendoo® die Präsenzliste, sobald die Anzahl der Tage, die auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten festgelegt ist, erreicht ist. Avendoo® verwendet in diesem Fall nicht das Anmeldeschlussdatum aus dem jeweiligen Termin.
Ein individuell festgelegtes Versanddatum können Sie im Feld “Alternatives Versanddatum” auswählen.
Avendoo® verschickt in beiden Fällen die Präsenzliste an alle Referenten.

Wenn Sie den automatischen Versand der Präsenzliste ausschalten möchten, wählen Sie “kein automatischer Versand”.

Empfänger der Präsenzliste
Setzen Sie das Häkchen bei der Option „Koordinator“, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Koordinator schickt.
Setzen Sie das Häkchen bei der Option „Hauptreferent“, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Hauptreferenten schickt.
Um weitere Empfänger, die die Präsenzliste als Information benötigen, hinzuzufügen, klicken Sie den Button „Empfänger hinzufügen“.

Terminanfragen an Referenten

Durch Setzen des Häkchens bei der Option “Aktivieren” stellen Sie an dem jeweiligen Termin ein, ob Terminanfragen an Referenten verschickt werden sollen.

Wenn Sie in der dazugehörigen Veranstaltung auf dem Reiter “Kommunikation” auf dem Unterreiter “Anmelde- und Einladungsmails”  ein Häkchen bei “Terminanfrage versenden” gesetzt haben, ist dies der Default für alle neu erstellten Veranstaltungstermine und Terminvorlagen. Dies hat keinerlei Einfluss auf bereits erstellte Termine. Die Empfänger der Terminanfragen stellen Sie im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Reiter “Kommunikation” auf dem Unterreiter “Anmelde- und Einlademails” ein.

Erinnerung

Sie können die Erinnerung auf Veranstaltungs– und Veranstaltunsterminebene aktivieren. Die Erinnerung richtet sich nur an Teilnehmer, die die Vorbereitungsaufgaben für den Veranstaltungstermin nicht erfüllt haben. Unter Vorbereitungsaufgaben versteht man vorangegangene Objekte auf dem Lernpfad (z.B. Hürden, Kontrollpunkte). Es wird hierbei die Mailvorlage Erinnerung verwendet.

Aktivieren Sie das Versenden einer Erinnerung durch Setzen des Häkchens und stellen Sie ein, wie viele Tage vor Terminstart diese Erinnerung an den jeweiligen Veranstaltungstermin versendet werden soll.

Materialien
Klicken Sie den Button Materialien hinzufügen, wählen Sie das Material durch Setzen eines Häkchens aus und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass das Material aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und das jeweilige Material ist für den entsprechenden Termin deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können die Materialien für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken.

Ressourcen aus Terminvorlagen hinzufügen

Klicken Sie den Button Ressourcen aus Terminvorlagen hinzufügen und wählen Sie entweder Koordinator, Referent, Standort/Raum, Hotel, Material oder Kapazitäts-Ressource. Wählen Sie aus einer sortierten Liste die gewünschte Ressource durch Setzen eines Häkchens und klicken Sie den Button Auswählen.

Status der Terminanfragen
Wenn Sie mit der Maus in der Spalte “Referent” über die Statusanzeige der Terminanfrage (graue, schwarze, rote oder gelbe Box) fahren, wird Ihnen die Beschreibung angezeigt.
Um die Terminanfragen zu aktivieren, haben Sie im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Reiter “Kommunikation”, Unterreiter “Anmelde- und Einladungsmails” ein Häkchen bei Terminanfragen für den Veranstaltungsreferenten oder/und den Veranstaltungscoreferenten gesetzt.
Der Versand der E-Mails erfolgt erst, wenn der Status von “In Planung” zu “Initiiert” oder höher geändert wurde.

Folgetermin hinzufügen
Ein Veranstaltungstermin kann mehrere Folgetermine haben. Ein Folgetermin ist immer einem Haupttermin zugeordnet.
Um Ihrer Veranstaltung einen Folgetermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Folgetermin hinzufügen”. Eine zweiter Tabelleneintrag mit dem Folgetermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.

Vorbereitung hinzufügen
Eine Vorbereitung ist dann notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten unter “Terminanfragen für Referenten aktivieren” aktiviert, eine Einladungsmail zum Vorbereitungstermin.
Um Ihrer Veranstaltung einen Vorbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Vorbereitung hinzufügen”. Ein weiterer Tabelleneintrag mit dem Vorbereitungstermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.
Wenn Sie eine Vorbereitung für eine Termingruppe hinzufügen, sind keine Pflichtangaben (Referent, Standort) notwendig.

Nachbereitung hinzufügen
Nachbereitung ist eventuell notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten unter “Terminanfragen für Referenten aktivieren” aktiviert, eine Einladungsmail zum Nachbereitungstermin.

Um Ihrer Veranstaltung einen Nachbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Nachbereitung hinzufügen”. Ein weiterer Tabelleneintrag mit dem Nachbereitungstermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.
Wenn Sie eine Nachbereitung für eine Termingruppe hinzufügen, sind keine Pflichtangaben (Referent, Standort) notwendig.