Klicken Sie auf das Icon, um einen neuen Veranstaltungstermin mit Hilfe des Veranstaltungstermin-Assistenten zu erstellen. Es öffnet sich das Fenster Veranstaltungstermin-Assistent, so dass Sie die Details zum Veranstaltungstermin festlegen können.
Veranstaltungstermin erstellen
Um einen Veranstaltungstermin mit Hilfe des Veranstaltungstermin-Assistenten zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie Lerninhalte -> Veranstaltungen und klicken Sie auf die Veranstaltung. Der Veranstaltungs-Assistent öffnet sich.
- Wählen Sie den Reiter Termine.
- Klicken Sie den Button Veranstaltungstermin erstellen. Der Veranstaltungstermin-Assistent öffnet sich.
- Klicken Sie am Ende der Erstellung des Veranstaltungstermins den Button Übernehmen und schließen.
- Klicken Sie den Button Speichern im Veranstaltungs-Assistenten.
Termindatum und Zeitzone
Wählen Sie das entsprechende Datum des Termins. Daneben ist die Zeitzone des Hauptstandortes eingeblendet. Gibt es keinen Hauptstandort, wird die Server-Zeitzone angezeigt. Weitere Informationen zum Einstellen der Zeitzone finden Sie hier.
Geben Sie die Startzeit und Endzeit ein. Mit einem Klick auf die Uhr können Sie die Dauer ändern. Es ist möglich, dass Sie einen Termin eingeben, der am Folgetag endet, z.B.: Startzeit: 12.10. um 22 Uhr und Endzeit: 13.10. um 3 Uhr.
Koordinator
Klicken Sie den Button Koordinator hinzufügen, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Koordinator und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass der Koordinator aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der jeweilige Koordinator ist für den entsprechenden Termin deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können den Koordinator für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken.
Referenten
Wählen Sie Referent hinzufügen, setzen Sie das Häkchen beim entsprechenden Referenten und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptreferenten handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptreferent wird zum Co-Referenten, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Referenten für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.
Über den Menüpunkt Referent hinzufügen (Gantt) erhalten Sie die Referentenauswahl in einer Gantt-Ansicht.
Standorte
Standort/Raum hinzufügen
Klicken Sie den Button Standort/Raum hinzufügen, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Standortes oder Raumes und klicken Sie Auswählen und im nächsten Fenster den Button Raum wählen. Wenn Sie diese Funktion wählen, wird die Zeit mit der Terminzeit vorbelegt.
Sie können einen Raum mehrfach innerhalb eines Veranstaltungstermins belegen, indem Sie auf Hinzufügen beim hinzugefügten Standort/Raum klicken. Gegebenenfalls können Sie die Mehrfachbelegungen wieder über Entfernen entfernen.
Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um den Hauptstandort handelt. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und der Hauptstandort wird zum Nebenstandort, wenn die Uhrzeit definiert ist. Sie können den Raum für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken. Zusätzlich können Sie die Start- und Endzeit sowie die Dauer entfernen.
Über den Menüpunkt Standort/Raum hinzufügen (Gantt) erhalten Sie die Auswahl an Standort/Raum in einer Gantt-Ansicht.
Virtuellen Raum hinzufügen
Um einen Virtual Classroom (Vitero, YuLinc oder WebEx) hinzuzufügen, wählen Sie den Menüunterpunkt Virtuellen Raum hinzufügen, aktivieren den Toggle und setzen das Häkchen beim gewünschten Format, z.B. Vitero.
Weitere Informationen zum Anbinden des Virtual Classrooms finden Sie hier.
Um einen Virtuellen Standort hinzuzufügen, wählen Sie den Menüunterpunkt Virtuellen Standort hinzufügen und den gewünschten Virtuellen Standort in der Liste aus. Anschließend aktivieren Sie den Toggle und ändern die Start- und Endzeit bei Bedarf, wobei die vorgeschlagene Start- und Endzeit des virtuellen Standortes der Start- und Endzeit des Veranstaltungstermins entspricht. Hinsichtlich des VC-Typs bei Virtuellen Standorten gibt es Microsoft Teams, GoToWebinar, YuLinc oder Linkeingabe. Wenn Sie einen Virtuellen Standort vom VC Typ YuLinc ausgewählt haben, steht Ihnen später im Veranstaltungsmanager auf dem Reiter Präsenzliste der Button Präsenz abholen (YuLinc) zur Verfügung. Wenn Sie einen Virtuellen Standort vom VC Typ Linkeingabe ausgewählt haben, können Sie in dem Eingabefeld Link beispielsweise eine Teams Event URL eingeben. Weitere Informationen zur Teams Event URL finden Sie hier.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Virtuellen Standortes finden Sie hier.
Um einen Virtuellen Standort in Gantt-Ansicht bei der Auswahl hinzuzufügen, wählen Sie den Menüunterpunkt Virtuellen Standort hinzufügen (Gantt) und wählen den gewünschten Virtuellen Standort (in Gantt-Ansicht) aus. Anschließend aktivieren Sie den Toggle und ändern die Start- und Endzeit bei Bedarf, wobei die vorgeschlagene Start- und Endzeit des virtuellen Standortes der Start- und Endzeit des Veranstaltungstermins entspricht.
Weitere Informationen zum Erstellen eines Virtuellen Standortes finden Sie hier.
Manuellen Raum hinzufügen
Um Räume manuell zu erfassen, klicken Sie den Button Manuellen Raum hinzufügen. Avendoo® zeigt den Tabelleneintrag Manuell erfasste Räume. Um den Raum in den Feldern einzutragen, klicken Sie Hinzufügen. Es stehen Ihnen drei Felder zur Verfügung, in die Sie beispielsweise Raumbezeichnung, Raumnummer und Etage eintragen können.
Wenn Sie einen manuellen Raum hinzufügen, legt Avendoo® diesen als Hauptstandort fest.
Hotel hinzufügen
Wenn Sie im Standort-Assistenten für das erstellte Hotel den Standorttyp Hotel ausgewählt haben, können Sie dieses auch hinzufügen. Im Unterschied zum Standort ermöglichen Sie damit den Teilnehmern eines Veranstaltungstermins das jeweilige Hotel zu buchen. Die Angaben zum Hotel sehen Autoren im Veranstaltungstermin-Assistenten und Teilnehmer im Katalog nur, wenn Sie im Veranstaltungstermin-Assistenten unter Parameter den Status auf Aktiv gesetzt haben.
Klicken Sie den Button Hotel hinzufügen, wählen Sie den Auswahlbutton des entsprechenden Hotels und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass es sich um die Hauptunterkunft handelt, bei weiteren hinzugefügten Hotels ist der Kreis grau. Durch Anklicken des Kreises können Sie diesen Status ändern.
Weiterhin können Sie festlegen, ob die Anreise am Termin oder x Tage im voraus (x=1 bis 10) erfolgt und Sie können vorausgewählte Tage in der gleichen Zeile im Feld Vorausgewählt auswählen (dementsprechend ändert sich der Zeitraum der Buchung in der Zeile Vorausgewählt unter dem Feld Abreisetag). Ferner können Sie festlegen, ob die Abreise am Termin oder x Tage später (x=1 bis 19) erfolgt und Sie können vorausgewählte Tage in der gleichen Zeile im Feld Vorausgewählt auswählen (dementsprechend ändert sich der Zeitraum der Buchung in der Zeile Vorausgewählt unter dem Feld Abreisetag).
Sobald Sie Werte im Feld Vorausgewählt des Anreise- oder Abreisetages ausgewählt haben, wird der Toggle Automatische Hotelbuchung aktiviert.
Wenn Sie den Toggle Automatische Hotelbuchung aktiviert haben oder aktiviert ist, bucht Avendoo® nach erfolgreicher Anmeldung nur die von Ihnen vorausgewählten An- und Abreisetage (Feld Vorausgewählt).
Außerdem können Sie die Kapazität des jeweiligen Hotels mittels Pfeiltasten, d.h. die Anzahl der Plätze am Haupttermin festlegen. “Ohne Begrenzung” (kein Wert) ist voreingestellt.
Wenn Sie Termine verschieben (ändern), passt Avendoo® automatisch die Daten zu den Terminen, aber nicht zu den Hotelbuchungen an. Sie müssen bestehende Hotelbuchungen noch manuell prüfen.
Block-Ansicht
Klicken Sie zuerst auf den Button Hotel hinzufügen und wählen ein entsprechendes Hotel. Um den Teilnehmern für jeden Block Buchungen in verschiedenen Hotels zu ermöglichen, klicken Sie dann auf den Button Block-Ansicht.
Block einfügen
Klicken Sie zum Markieren zuerst auf den Terminkopf. Dann können Sie auf den Button Block einfügen klicken.
Ressource mit Kapazität hinzufügen
Wenn Sie Ressourcen mit Kapazität hinzufügen möchten, wählen Sie diesen Button. Es werden Ihnen nur die Räume gelistet, bei denen Sie eine entsprechende Zahl unter Kontingent auf dem Reiter Parameter im Raum-Assistenten eingegeben haben.
Wenn Sie die Ressource mit Kapazität hinzugefügt haben, sehen Sie in der Tabelle, welche Plätze noch verfügbar sind und wie viele Plätze insgesamt vorhanden sind. Sie können auswählen, ob die Buchung bis Anmeldeschluss oder eine Buchung bis zu einem gewählten Datum sein soll. Weiterhin können Sie den Zeitraum und die Kapazität anpassen sowie den Toggle Bei Anmeldung buchen aktivieren. Wenn Sie dieses Toggle aktivieren, werden die am Termin angemeldeten Teilnehmer auch an dieser Ressource angemeldet, solange die Kapazität nicht erschöpft ist.
Über den Button Hinzufügen können Sie weitere Einträge für Zeiträume der jeweiligen Kapazität vornehmen. Gegebenenfallls können Sie diese wieder über den Button Entfernen entfernen.
Wenn Sie Ressourcen mit Kapazität hinzugefügt haben, kann der Benutzer Zusatzleistungen und der Teamleiter für Benutzer Zusatzleistungen buchen.
Über den Menüpunkt Ressource mit Kapazität hinzufügen (Gantt) erhalten Sie die Auswahl an Ressourcen mit Kapazität in einer Gantt-Ansicht.
Material hinzufügen
Wenn Sie ein Material hinzufügen möchten, wählen Sie diesen Button.
Über den Menüpunkt Material hinzufügen (Gantt) erhalten Sie die Materialauswahl in einer Gantt-Ansicht.
Parameter
An- und Abmeldeschluss
Wählen Sie den Anmeldeschluss und den Abmeldeschluss des Veranstaltungstermins aus.
Versandtermin Einladungsmail
Wenn Sie hier das entsprechende Datum für den individuellen Einladungsversand eintragen, muss die Option Einladungsmail automatisch am Terminstart oder Versand am Termin auf dem Reiter Konfiguration des Veranstaltungs-Assistenten entsprechend eingestellt sein. Weitere Informationen finden Sie hier.
Vorschau der Einladungsmail
Geben Sie das Datum ein, welches für den automatischen Versand der Einladungsmail an den Referenten und den Koordinator gelten soll.
Enddatum für das automatische Nachrücken aus der Warteliste
Wenn Sie das Enddatum für das automatische Nachrücken aus der Warteliste eintragen, hat dies höhere Priorität als das Datum für Nachrücken von der Warteliste im Veranstaltungs-Assistenten.
Beschreibung
In der Beschreibung können Sie nähere Informationen zum Veranstaltungstermin eintragen.
Information für den Referenten
Diesen Hinweis erhält der Referent auch per Dynamische Präsenzkontrollliste (E-Mail pdf), passend zum Tag. Dieser Hinweis ist für Catering und andere Verwendungszwecke gedacht und Sie können ihn pro Tag der Veranstaltung angeben.
Status
Wählen Sie den Status In Planung, wenn noch keine Buchungen vorgenommen werden können, d.h. der Termin für den Anmeldeprozess noch nicht verfügbar ist. Dieser Termin ist in jedem Fall im Benutzer- und Teamleiterbereich nicht sichtbar.
Wählen Sie den Status Aktiv, wenn Benutzer sich ab sofort für diesen Veranstaltungstemin anmelden sollen. Dieser Termin ist für alle Benutzer, die zur Veranstaltung hinzugefügt wurden, im Benutzer- und Teamleiterbereich sichtbar.
Wählen Sie den Status Initiiert, wenn Sie den Veranstaltungstermin noch nicht den Benutzern zur Selbstanmeldung zur Verfügung stellen wollen. Sie können dann später alle Veranstaltungstermine vom Status Initiiert auf Aktiv ändern. Ein Termin mit dem Status Initiiert ist nur nach Anmeldung des Teilnehmers im Benutzer- und Teamleiterbereich sichtbar.
Avendoo® trägt den Status Durchgeführt ein, sobald der Veranstaltungstermin abgeschlossen ist.
Stornierungsgrund
Wählen Sie den Stornierungsgrund aus. Zusätzlich können Sie durch Klicken auf +Informationen und Auswählen von Benutzername oder/und Datum/Uhrzeit zusätzliche Informationen zum Bearbeiter des Stornierungsgrundes einfügen.
Externe Referenz und Referenztyp
Die Externe Referenz dient dazu eine Beziehung (Referenz) mit einem anderen externen System herzustellen. Dies können Sie für manuelle Verknüpfungen und auch bei der Verwendung von Schnittstellen (REST-API) nutzen.
Die Externe Referenz stellt dabei einen Referenz-Wert wie ID, Laufnummer oder Name dar und der Externe Referenztyp beschreibt, was es für eine Referenz ist oder wie der Referenz-Wert zu verstehen ist. Das ist besonders wichtig, wenn es verschiedene Quellen oder Arten von Referenztypen gibt, da diese eventuell gleiche Referenzwerte verwenden.
Beispiele:
- Referenztyp SAP-Kundennummer mit der Externen Referenz 100234
- Referenztyp SAP-User-ID mit der Externen Referenz 000004
Anmeldebestätigungen der Teilnehmer in CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor Vorgesetzter, Koordinator, Besitzer oder/und Ausbildungsverantwortlicher, wenn an diese eine Anmeldebestätigung als Kopie geschickt werden soll. Weitere Empfänger wählen Sie aus, indem Sie den Button Auswählen klicken und per Auswahlbutton den Empfänger auswählen und dann mit dem Button Auswählen bestätigen. Mit einem Klick auf den Button Entfernen können Sie den Empfänger entfernen.
Einladungen der Teilnehmer in CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor Vorgesetzter, Koordinator, Besitzer oder/und Ausbildungsverantwortlicher, wenn an diese eine Termineinladung als Kopie geschickt werden soll. Diese Funktion können Sie nur wählen, wenn die Einladung nicht als Terminanfrage versendet wird, d.h. wenn Avendoo® so eingestellt ist, dass die Ical-Datei nicht mit in der Einladungsmail steht.
Weitere Informationen zu den Parametern finden Sie unter den Systemeinstellungen.
Wechsel von Warteliste auf Veranstaltungsplatz in CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor Vorgesetzter, Koordinator, Besitzer, Ausbildungsverantwortlicher oder/und Referenten, wenn diese vom Wechsel von der Warteliste auf den Veranstaltungsplatz informiert werden sollen.
Abmeldebestätigung CC senden an
Setzen Sie ein Häkchen vor Vorgesetzter, Koordinator, Besitzer, Ausbildungsverantwortlicher oder/und Referenten, wenn diese hinsichtlich der Abmeldebestätigung eines Teilnehmers informiert werden sollen.
Versandtermin für die Präsenzliste
Wenn Sie das Anmeldeschlussdatum aus dem Termin als Versandtermin für die Präsenzliste festlegen möchten, wählen Sie unbedingt Am Anmeldeschluss.
Wenn Sie z.B. “O Tage bevor Terminbeginn 27.04.2018” auswählen, versendet Avendoo® die Präsenzliste, sobald die Anzahl der Tage, die auf dem Reiter “Kommunikation” im Veranstaltungs-Assistenten festgelegt ist, erreicht ist. Avendoo® verwendet in diesem Fall nicht das Anmeldeschlussdatum aus dem jeweiligen Termin.
Ein individuell festgelegtes Versanddatum können Sie im Feld “Alternatives Versanddatum” auswählen.
Avendoo® verschickt in beiden Fällen die Präsenzliste an alle Referenten.
Wenn Sie den automatischen Versand der Präsenzliste ausschalten möchten, wählen Sie “kein automatischer Versand”.
Empfänger der Präsenzliste
Setzen Sie das Häkchen bei der Option Koordinator, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Koordinator schickt.
Setzen Sie das Häkchen bei der Option Hauptreferent, wenn Sie festlegen möchten, dass Avendoo® die Präsenzliste als zusätzliche Information dem Hauptreferenten schickt.
Um weitere Empfänger, die die Präsenzliste als Information benötigen, hinzuzufügen, klicken Sie den Button Empfänger hinzufügen.
Terminanfragen an Referenten
Durch Setzen des Häkchens bei der Option Aktivieren stellen Sie an dem jeweiligen Termin ein, ob Terminanfragen an Referenten verschickt werden sollen.
Wenn Sie in der dazugehörigen Veranstaltung auf dem Reiter Kommunikation auf dem Unterreiter Anmeldebestätigung ein Häkchen bei Terminanfrage versenden gesetzt haben, ist dies der Default für alle neu erstellten Veranstaltungstermine und Terminvorlagen. Dies hat keinerlei Einfluss auf bereits erstellte Termine. Die Empfänger der Terminanfragen stellen Sie im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Unterreiter Anmeldebestätigung des Reiters Kommunikation ein.
Erinnerung
Sie können die Erinnerung auf Veranstaltungs– und Veranstaltunsterminebene aktivieren. Die Erinnerung richtet sich nur an Teilnehmer, die die Vorbereitungsaufgaben für den Veranstaltungstermin nicht erfüllt haben. Unter Vorbereitungsaufgaben versteht man vorangegangene Objekte auf dem Lernpfad (z.B. Hürden, Kontrollpunkte). Es wird hierbei die Mailvorlage Erinnerung verwendet.
Aktivieren Sie das Versenden einer Erinnerung durch Setzen des Häkchens und stellen Sie ein, wie viele Tage vor Terminstart diese Erinnerung an den jeweiligen Veranstaltungstermin versendet werden soll.
Materialien
Klicken Sie den Button Materialien hinzufügen, wählen Sie das Material durch Setzen eines Häkchens aus und klicken Sie den Button Auswählen. Der grüne Kreis symbolisiert, dass das Material aktiv ist. Durch Anklicken des grünen Kreises wird der Kreis grau und das jeweilige Material ist für den entsprechenden Termin deaktiviert und beim nächsten Bearbeitungsaufruf entfernt. Sie können die Materialien für alle Termine sofort entfernen, indem Sie das x klicken.
Ressourcen aus Terminvorlagen hinzufügen
Klicken Sie den Button Ressourcen aus Terminvorlagen hinzufügen und wählen Sie entweder Koordinator, Referent, Standort/Raum, Hotel, Material oder Kapazitäts-Ressource. Wählen Sie aus einer sortierten Liste die gewünschte Ressource durch Setzen eines Häkchens und klicken Sie den Button Auswählen.
Status der Terminanfragen
Wenn Sie mit der Maus in der Spalte Referent über die Statusanzeige der Terminanfrage (graue, schwarze, rote oder gelbe Box) fahren, wird Ihnen die Beschreibung angezeigt.
Um Empfänger für die Terminanfragen festzulegen, setzen Sie im Veranstaltungs-Assistenten auf dem Reiter Kommunikation, Unterreiter Anmeldebestätigung ein Häkchen bei Terminanfragen für den Veranstaltungsreferent oder/und den Co-Referent gesetzt.
Der Versand der E-Mails erfolgt erst, wenn der Status von In Planung zu Initiiert oder höher geändert wurde.
Folgetermin hinzufügen
Ein Veranstaltungstermin kann mehrere Folgetermine haben. Ein Folgetermin ist immer einem Haupttermin zugeordnet. Wenn der letzte Termin in der Termingruppe in der Zukunft liegt, wird der Folgetermin automatisch auf einen Tag später gesetzt. Wenn der letzte Termin in der Termingruppe in der Vergangenheit liegt, wird der Folgetermin automatisch auf den heutigen Tag gesetzt. Sie können aber Anpassungen vornehmen.
Um Ihrer Veranstaltung einen Folgetermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Folgetermin hinzufügen. Ein zweiter Tabelleneintrag mit dem Folgetermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.
Folgeterminserie hinzufügen
Sie können über diesen Button eine Folgeterminserie mit bis zu 50 Folgeterminen erstellen und hinzufügen. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich das Dialogfenster Folgeterminserie hinzufügen, in welchem Sie zuerst das Terminmuster festlegen, nach welchem die Termine vervielfältigt werden, d.h. Sie legen fest, ob Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich der nächste Folgetermin in dieser Terminserie sein soll.
Wenn Sie Täglich gewählt haben, legen Sie hinsichtlich der Terminmusters fest, ob alle x Tage oder Jeden Arbeitstag der nächste Folgetermin der Folgeterminserie sein soll.
Wenn Sie Wöchentlich gewählt haben, legen Sie hinsichtlich des Terminmusters fest, ob alle x Wochen der nächste Termin in Serie an einem bestimmten Tag sein soll.
Wenn Sie Monatlich gewählt haben, legen Sie hinsichtlich des Terminmusters fest, am wie vielten Tag jedes xten Monats der nächste Folgetermin der Folgeterminserie sein soll oder am ersten, zweiten, dritten, vierten oder letzten Tag, Arbeitstag oder bestimmten Wochentag jeden xten Monats.
Wenn Sie Jährlich gewählt haben, legen Sie hinsichtlich des Terminmusters fest, ob alle x Jahre, Tag und Monat oder ob am ersten, zweiten, dritten, vierten oder letzten Tag, Arbeitstag oder Wochentag in einem bestimmten Monat der nächste Folgetermin der Folgeterminserie sein soll.
In Bezug auf die Dauer müssen Sie ein Startdatum und können ein Enddatum festlegen. Sie wählen also zwischen Kein Enddatum oder Sie legen fest, nach wie vielen Terminen die Folgeterminserie endet oder ob sie an einem bestimmten Tag endet.
Vorbereitung hinzufügen
Eine Vorbereitung ist dann notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter Kommunikation im Veranstaltungs-Assistenten unter Terminanfragen für Referenten aktivieren aktiviert, eine Einladungsmail zum Vorbereitungstermin.
Um Ihrer Veranstaltung einen Vorbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button “Vorbereitung hinzufügen”. Ein weiterer Tabelleneintrag mit dem Vorbereitungstermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.
Wenn Sie eine Vorbereitung für eine Termingruppe hinzufügen, sind keine Pflichtangaben (Referent, Standort) notwendig.
Nachbereitung hinzufügen
Nachbereitung ist eventuell notwendig, wenn mehrere Referenten (Autoren sowie Benutzer-Teamleiter und Autoren-Teamleiter) an einem Veranstaltungstermin beteiligt sind. Sie und die Referenten erhalten dann, falls auf dem Reiter Kommunikation im Veranstaltungs-Assistenten unter Terminanfragen für Referenten aktivieren aktiviert, eine Einladungsmail zum Nachbereitungstermin.
Um Ihrer Veranstaltung einen Nachbereitungstermin hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Nachbereitung hinzufügen. Ein weiterer Tabelleneintrag mit dem Nachbereitungstermin, den Sie individuell anpassen können, erscheint.
Wenn Sie eine Nachbereitung für eine Termingruppe hinzufügen, sind keine Pflichtangaben (Referent, Standort) notwendig.
Veranstaltungsterminsprache
Wählen Sie die Sprache, in der die Veranstaltung abgehalten wird, aus.
Preis
Tragen Sie einen Wert ein und wählen Sie die Währung aus. Mögliche Währungen werden hierbei aus der Datenbank geladen.
Setzen Sie bei Bedarf das Häkchen Preisänderung für alle Terminteilnehmer anpassen.
Verrechnungsdatensätze
Wählen Sie zwischen folgenden Optionen:
- Verrechnungsdatensätze erstellen und zur Verrechnung bereitstellen oder
- Verrechnungsdatensätze erstellen und als nicht verrechenbar markieren
Diese Optionen können Sie auch im Kursfreigabe-Assistent einstellen.
Preise für Mitglieder
Voraussetzung für die Bearbeitung der Preise für Mitglieder ist, dass die Systemeinstellung “user.membership.config” konfiguriert und aktiv ist. Dann können Sie individuelle Preise für die jeweiligen Mitgliedschaften aktivieren und eingeben. Die Währung ändern Sie durch die entsprechende Auswahl unter Preis.
Ebenso können Sie den Preis für Mitglieder auf dem Unterreiter Verkaufspreis des Reiters Parameter im Kursfreigabe-Assistenten mit Aufteilung in E-Learning-Anteil und Veranstaltungsanteil pflegen.
Mitgliedschaften stellen Sie beim jeweiligen Benutzer ein. Zusätzlich kann der Nutzer die Mitgliedschaft selbst setzen, wenn es sein Benutzerprofil erlaubt.
Veranstaltungsterminkosten
Geben Sie im Feld Veranstaltungskosten die Summe aller Kosten ein, die für die Durchführung des Termins entstehen werden (z. B. Kosten für Referenten, Lizenzkosten, Kosten für Seminar-Raum usw.).
Im Feld Übernachtungskosten geben Sie zusätzlich die Summe der Beherbergungskosten für die Teilnehmer ein.
Im Feld Kosten wird die Summe der Veranstaltungskosten und der Übernachtungskosten automatisch berechnet.
Wählen Sie die entsprechende Währung aus.
Wenn Sie den Teilnehmerpreis aus den Kosten automatisch ermittelt haben möchten, setzen Sie das Häkchen Automatisch Teilnehmerpreis aus Kosten ermitteln. Es werden die Kosten durch die Anzahl der angemeldeten Teilnehmer (unabhängig, ob anwesend oder nicht) des Termins (= der Termingruppe) geteilt und dann als Preis auf die jeweiligen Teilnehmer umgelegt. Der Teilnehmerpreis wird entsprechend der Änderungen der Teilnehmeranzahl angepasst (z.B. An-oder Abmeldungen) und auf der Terminliste und Termin-Detailseite angezeigt.
Termingruppen-Benachrichtigung
Legen Sie durch Setzen eines Häkchens fest, ob die Teilnehmer nur eine E-Mail für die Termingruppe erhalten sollen. Wenn das Häkchen nicht gesetzt ist, verschickt Avendoo(R) für jeden einzelnen Termin der Termingruppe eine E-Mail. In beiden Fällen sind folgende E-Mails berücksichtigt: Anmeldebestätigungen, Einladungen, Abmeldungen, An- und Abmeldebestätigung Warteliste, Anmeldebestätigung CC und Dankesmails.
Ersatzteilnehmer-Anmeldung
Geben Sie das Datum ein, bis zu welchem die Ersatzteilnehmer angemeldet werden dürfen.
IDD Zeiterfassung
Wählen Sie aus, wie die IDD-Zeit erfasst werden soll:
- IDD entspricht der Lernzeit
- IDD ist nicht relevant
- IDD weicht von der Lernzeit ab
Sie können die Funktion IDD in der jeweiligen Kursfreigabe unter Anmeldesteuerung oder in der Teilnehmerverwaltung der jeweiligen Kursfreigabe unter den Anmeldeoptionen der Teilnehmerregeln aktivieren.
Die Lernart IDD und den Lerninhalt IDD wählen Sie jeweiligen Kurs-Assistenten oder Veranstaltungs-Assistenten aus.
Teilnehmer
Tragen Sie unter Minimal, Maximal und Warteliste die entsprechende Personenzahl ein.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
- Keine Kontingentierung
- Standard-Kontingente (Weitere Informationen finden Sie unter Standard-Kontingent.)
- Auto-Kontingente (Weitere Informationen finden Sie unter Auto-Kontingent.)
Veranstaltungstermintyp
Wählen Sie zur besseren Unterscheidbarkeit einen der folgenden Veranstaltungstermintypen aus:
- Standard (voreingestellt)
- Seminar
- Schulung
- Prüfung
- Informationsveranstaltung
- Vorlesung
- Unterweisung
- Ausbildung
- Definition 1
- Definition 2
Tagging
Legen Sie hier ein Tag (Attribut mit zusätzlichen Informationen) für den Termin fest. Die Tags definieren Sie in den Systemeinstellungen (“seminar.event.tags”).
Tagging 2
Legen Sie hier ein zweites Tag für den Termin fest. Die Tags definieren Sie in den Systemeinstellungen (“seminar.event.tags”).
Beschreibung
Geben Sie die Termingruppenbeschreibung ein.
Initiator
Wählen Sie den Initiator des Termins. Gegebenenfalls können Sie ihn wieder entfernen. Sie können später in der Filtersuche des Veranstaltungsmanagements nach “Ich bin Initiator des Termins” suchen.
Ernährungshinweise
Um festzulegen, ob pro Teilnehmer und Termingruppe Ernährungshinweise hinterlegbar sein sollen, setzen Sie das Häkchen bei Ernährungshinweise aktivieren.
Termin
Wählen Sie einen Veranstaltungstermin aus, für die Sie den Mailanhang konfigurieren möchten. So können Sie bei einem Termin mit Folgeterminen z. B. pro Termin oder Tag auch die Mailanhänge einstellen.
Mailanhang
Wählen Sie die Medien aus, die als Mailanhang verschickt werden sollen. Mit Hilfe des Buttons “E-Mail-Anhang hinzufügen” legen Sie für jedes Medium fest, wann es verschickt werden soll. Abschließend legen Sie durch Setzen eines Häkchens fest, mit welchem Mail-Typ der Anhang verschickt wird, beispielsweise mit der Einladung.
Termin
Wählen Sie einen Veranstaltungstermin aus, für den Sie die Dokumente konfigurieren möchten.
Dokumentenliste
Mit Hilfe des Buttons Dokument hinzufügen legen Sie das Medium fest, das als Dokument für den Veranstaltungstermin angezeigt werden soll.
Ferner können Sie festlegen, ob es terminspezifisch ist (d.h. das Dokument ist nur für diesen Termin und bestimmte Teilnehmer relevant und wird beim Kopieren des Termins nicht mitkopiert und somit ist das jeweilige Dokument im kopierten Termin nicht verfügbar; im Standard ist dieses Häkchen nicht gesetzt) und ob eine Community-Nachricht (Mitteilung) an alle Teilnehmer mit welcher Priorität verschickt werden soll. Diese Nachricht wird verschickt, sobald das Dokument sichtbar (verfügbar) ist. Wenn Sie die Priorität Hoch wählen, werden bei nicht gelesenen Community-Nachrichten diese gebündelt an die zuständige Person versandt.
Zudem können Sie ein Häkchen vor Wichtig setzen, wenn Sie möchten, dass das Dokument auch aufrufbar ist, wenn kein Zugriff auf den Kurs mehr möglich ist.
Weiterhin können Sie das Dokument referentenspezifisch festlegen. Dann sehen nur jene Benutzer das Dokument, die an dem entsprechenden Veranstaltungstermin mit dem jeweiligen Referenten teilnehmen. Wählen Sie hierzu über den Button Auswählen einen der vorgeschlagenen Autoren oder Benutzer aus. Voraussetzung für die Anzeige des Dokumentes auf der Beschreibungsseite ist auch, dass der Autor in der jeweiligen Veranstaltung auf dem Reiter Beschreibung Dokumente über den Button 
im Editor eingefügt hat.
Um als Autor nachzusehen, ob Dokumente an einem bestimmten Termin hochgeladen sind, wählen Sie in Veranstaltungsübersicht in der Spalte Termine das Kontextmenü Informationen und dann Verwendete Medien auf dem Reiter Allgemein. 
Zusätzlich können Sie den Anzeigeraum festlegen. Unter Sichtbar ab und Sichtbar bis können Sie folgende Optionen wählen: Keine Einschränkung, Terminstart, Tage vor Terminstart oder Tage nach Terminstart. Mit Hilfe des Buttons Hinzufügen können Sie weitere Einträge für Sichtbar ab und Sichtbar bis hinzufügen.
Die Zuordnung des Mediums können Sie über den Button Löschen wieder entfernen.
Fallbeispiel:
Sie wollen ein Foto für eine Veranstaltung hinzufügen. Sie wollen, dass beim Kopieren eines Termins das Foto übernommen wird. Es soll eingestellt sein, dass nicht gelesene Community-Nachrichten gebündelt an die zuständige Person versandt werden. Ebenso soll, wenn kein Zugriff auf den Kurs mehr möglich ist, das Foto aufrufbar sein. Das Foto soll für alle sichtbar sein und vom 1.1.2019 bis 31.12.2019 sichtbar sein.
Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie den gewünschten Termin aus.
- Klicken Sie auf den Button Dokument hinzufügen und wählen Sie das gewünschte Foto aus.
- Um zu erreichen, dass beim Kopieren eines Termins das Foto übernommen wird, darf das Häkchen bei Terminspezifisch nicht gesetzt sein.
- Um zu erreichen, dass die generierte Community-Nachricht über das verfügbare Foto und eine gebündelte E-Mail bei Nichtlesen versandt wird, setzen Sie das Häkchen vor Senden unter Mitteilung und wählen die Priorität Hoch.
- Um zu erreichen, dass das Foto aufrufbar ist, wenn kein Zugriff auf den Kurs mehr möglich ist, setzen Sie ein Häkchen vor Wichtig unter Wichtigkeit.
- Um zu erreichen, dass das Foto für alle sichtbar ist, darf unter Referentenspezifisch kein Referent ausgewählt sein.
- Um den entsprechenden Anzeigeraum einzustellen, geben Sie unter Sichtbar ab “1.1.2019” und unter Sichtbar bis “31.12.2019” ein.
Termin
Wählen Sie einen Veranstaltungstermin aus, für den Sie Taskvorlagen konfigurieren möchten.
Direkte Taskvorlagen
Um eine Taskvorlage hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Taskvorlage hinzufügen, wählen die entsprechende Taskvorlage aus und klicken auf den Button Auswählen.
Um eine neue Taskvorlage zu erstellen, klicken Sie zuerst auf den Button Taskvorlage hinzufügen und dann auf den Button Neue Taskvorlage.
Sie können den Auslöser (Terminaktivierung, Geänderte Essenswünsche, Geänderte Übernachtungen, Ersatzteilnehmer, Anmeldungen, Abmeldungen, Nachrücken von Warteliste, Zu wenig Teilnehmer, Zu viele Teilnehmer, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung) auswählen. Sie können durch Setzen eines Häkchens festlegen, ob der Auslöser sofort aktiv ist oder wie viele Stunden und Tage vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss.
Wenn Sie den Auslöser Terminaktivierung, Termininitiierung, Terminplanung oder Terminstornierung gewählt haben, können Sie nicht Auslöser aktiv ab festlegen, da diese Auslöser immer ab sofort aktiv sind. Mit Hilfe der Auslöser Termininitiierung und Terminplanung kann der Koordinator Tasks erstellen und bearbeiten, die vor der Terminaktivierung sind.
Beim Auslöser Terminaktivierung wird der Task erstellt, sobald der Terminsstatus von In Planung auf Initiiert oder Aktiv wechselt.
Beim Auslöser Termininitiierung wird der Task erstellt, sobald der Terminstatus von In Planung auf Initiiert wechselt.
Beim Auslöser Terminplanung wird der Task sofort erstellt, sobald der Autor den Veranstaltungstermin speichert und der Terminstatus In Planung hat.
Beim Auslöser Terminstornierung wird der Task sofort erstellt, sobald der Termin von einem beliebigen Status zum Status Storniert wechselt.
Wenn Sie Taskvorlagen mit dem Auslöser Anmeldungen und Nachrücken von Warteliste hinzugefügt haben und ein Teilnehmer von der Warteliste nachgerückt ist und anschließend von der Warteliste angemeldet wird, generiert Avendoo® einen Anmeldungen-Task und wenn der Teilnehmer von der Warteliste nachrückt einen Nachrücken-von-Warteliste-Task.
Weiterhin können Sie festlegen, wer den Task erhält (Besitzer des Veranstaltungstermins, Besitzer der Veranstaltung oder Auswahl eines Autors) und die Fälligkeit des Tasks in Stunden und Tagen vor oder nach Terminbeginn, Anmelde- oder Abmeldeschluss.
Gegebenenfalls können Sie die der Taskvorlage zugehörigen Tasks löschen sowie die Taskvorlage ändern (mit Filterfunktion) oder löschen.
Direkte Taskvorlagen am Veranstaltungstermin
Auf diesem Unterreiter haben Sie eine Übersicht Ihrer bisherigen Taskvorlagenzuordnungen zu dem jeweiligen Veranstaltungstermin. Über den Button Taskvorlage hinzufügen können Sie weitere Taskvorlagen auswählen und hinzufügen. Anschließend
- wählen Sie den Auslöser (Terminaktivierung, Geänderte Essenswünsche, Geänderte Übernachtungen, Ersatzteilnehmer, Anmeldungen, Abmeldungen, Nachrücken von Warteliste, zu wenig Teilnehmer oder zu viele Teilnehmer),
- setzen ein Häkchen bei Sofort, wenn der Auslöser ab sofort aktiv sein soll oder geben die Stunden und Tage ein und wählen, ob vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss der Auslöser aktiv sein soll,
- wählen, wer den Task erhalten soll (Koordinator des Veranstaltungstermins, Besitzer der Veranstaltung oder Auswahl eines Autoren) und
- legen die Fälligkeit des Tasks fest ( ob sofort oder wie viele Stunden und Tage vor oder nach Terminbeginn, Anmeldeschluss oder Abmeldeschluss).
Abschließend klicken Sie auf den Button Übernehmen und schließen.
Übersicht aller zugeordneten Taskvorlagen
Auf diesem Unterreiter erhalten Sie einen Übersicht Ihrer zugeordneten Taskvorlagen hinsichtlich Beziehung, Titel der Taskvorlage, wer den Task erhält, Fälligkeit des Tasks und Status (ob Unterdrückt).
Wenn es beispielsweise organisatorische Änderungen für eine Taskzuordnung gibt, können Sie den Status Unterdrückt für die jeweilige Taskzuordnung auswählen. Wenn das Häkchen bei Unterdrückt nicht gesetzt ist, ist die jeweilige Taskzuordnung aktiv.
In der folgenden Tabelle erhalten Sie eine Übersicht, an welchen Stellen Sie das Task-Mapping konfigurieren können und was hieraus resultiert (letzte Spalte):
| Objekt, an dem der Autor das Task-Mapping konfiguriert | Konfiguration des Task-Mappings unter | Hinzufügen des Objektes auf | Diese Konfiguration gilt für |
| Veranstaltungstermin | Reiter Tasks im Veranstaltungstermin-Assistenten | den gewählten Veranstaltungstermin. | |
| Veranstaltung | Reiter Tasks im Veranstaltungs-Assistenten | den Haupttermin jeder Termingruppe. | |
| Standort | Reiter Tasks im Standort-Assistenten | Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten | den Veranstaltungstermin, an dem der Standort konfiguriert ist. |
| Standort-Raum | Reiter Tasks im Raum-Assistenten | Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten | den Veranstaltungstermin, an dem der Standort-Raum konfiguriert ist. |
| Hotel (Standort) | Reiter Tasks im Standort-Assistenten | Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten | den Veranstaltungstermin, an dem das Hotel konfiguriert ist. |
| Virtueller Standort | Reiter Tasks im Standort-Assistenten | Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten | den Veranstaltungstermin, an dem der Virtuelle Standort konfiguriert ist. |
| Material | Reiter Tasks im Material-Assistenten | Reiter Stammdaten im Veranstaltungstermin-Assistenten | den Veranstaltungstermin, an dem das Material konfiguriert ist. |
| Material | Reiter Tasks im Material-Assistenten | Reiter Material im Veranstaltungs-Assistenten | den Haupttermin jeder Termingruppe. |
Veranstaltungstermin bearbeiten
Um einen Veranstaltungstermin mit Hilfe des Veranstaltungstermin-Assistenten zu bearbeiten, gehen Sie folgendermaßen vor:
- Wählen Sie Lerninhalte -> Veranstaltungen und klicken Sie auf die Veranstaltung. Der Veranstaltungs-Assistent öffnet sich.
- Wählen Sie den Reiter Termine und den gewünschten Unterreiter Termingruppen oder Termine. Bei Bedarf können Sie Interessentenlisten oder Terminvorlagen wählen.
- Setzen Sie ein Häkchen bei dem Veranstaltungstermin und klicken Sie den Button Bearbeiten. Der Veranstaltungstermin-Assistent öffnet sich.
Wenn Sie mehrere Veranstaltungstermine auswählen, öffnet sich das Fenster Veranstaltungstermin zur Massenbearbeitung der ausgewählten Termine (Siehe Massenbearbeitung von Termingruppen und Terminen). - Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und klicken Sie den Button Übernehmen und schließen.
Wenn Sie beispielsweise die Option Einladungsmail sofort bei Anmeldung auf dem Reiter Konfiguration zuvor gewählt haben und sich Teilnehmer angemeldet haben, öffnet sich bei einer Terminänderung das Dialogfenster Änderungen am Veranstaltungstermin. - Klicken Sie den Button Speichern im Veranstaltungs-Assistenten.
Legende zur Statusanzeige von Referenten- und Raumbelegungen
Hinter dem jeweiligen Referenten oder Raum sehen Sie den Status der Belegung, unterteilt in:
= Keine Anfrage
= Eingeladen
Voraussetzungen:
– Das Häkchen Terminanfrage ist gesetzt.
– Der Veranstaltungstermin (und die Veranstaltung) muss gespeichert werden, sodass die Terminanfrage verschickt und das Statuskästchen für die Anfrage auf Eingeladen geändert wird.
– Der Status des Veranstaltungstermins darf nicht In Planung sein. Der Status muss Initiiert oder Aktiv sein – also nicht Durchgeführt und nicht in der Vergangenheit.
= Angemeldet
= Abgelehnt
Änderungen am Veranstaltungstermin
- Wählen Sie unter Vorlage verwenden die gewünschte Vorlage aus und klicken auf den Button Auswählen. Bei Bedarf können Sie auf den Button Löschen klicken.
Alternativ können Sie eine neue Vorlage anlegen, indem Sie einen Namen eingeben und auf den Button Als Vorlage speichern klicken. - Wählen Sie bei Bedarf eine Individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus.
- Ändern Sie bei Bedarf den Betreff der E-Mail und ebenso den E-Mail-Text. Ihnen werden zur Verfügung stehende Anhänge angezeigt.
- Sie können nun die Änderungen verwerfen, Übernehmen & keine E-Mail versenden oder Übernehmen & E-Mail versenden.
- Wählen Sie unter Vorlage verwenden die gewünschte Vorlage aus und klicken auf den Button Auswählen. Bei Bedarf können Sie auf den Button Löschen klicken.
Alternativ können Sie eine neue Vorlage anlegen, indem Sie einen Namen eingeben und auf den Button Als Vorlage speichern klicken. - Wählen Sie bei Bedarf eine Individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus.
- Ändern Sie bei Bedarf den Betreff der E-Mail und ebenso den E-Mail-Text.
- Sie können nun die Änderungen verwerfen, Übernehmen & keine E-Mail versenden oder Übernehmen & E-Mail versenden.
- Wählen Sie unter Vorlage verwenden die gewünschte Vorlage aus und klicken auf den Button Auswählen. Bei Bedarf können Sie auf den Button Löschen klicken.
Alternativ können Sie eine neue Vorlage anlegen, indem Sie einen Namen eingeben und auf den Button Als Vorlage speichern klicken. - Wählen Sie bei Bedarf eine Individuelle Benachrichtigung über den Button Auswählen aus.
- Ändern Sie bei Bedarf den Betreff der E-Mail und ebenso den E-Mail-Text.
- Sie können nun die Änderungen verwerfen, Übernehmen & keine E-Mail versenden oder Übernehmen & E-Mail versenden.
Massenbearbeitung von Termingruppen und Terminen
Um Termingruppen oder Termine mit Hilfe der Massenbearbeitung zu bearbeiten, setzen Sie ein Häkchen vor den jeweiligen Termingruppen oder Terminen und klicken auf den Button Bearbeiten. Das Fenster Veranstaltungstermin zur Bearbeitung der Termingruppen oder Termine öffnet sich. Sie können nun die Termingruppen oder Termine hinsichtlich folgender Kriterien ändern, indem Sie das Häkchen bei Keine Änderung entfernen und die entsprechenden Änderungen vornehmen:
- Termin und Uhrzeit (Startdatum & Enddatum, Startzeit, Endzeit und Anmeldeschluss)
- Sprache
- Veranstaltungsort (Präsenzveranstaltung, Virtual Classroom)
- Status (Status manuell umstellen auf “Initiiert” oder “Aktiv”)
- Teilnehmer & Kontingente (Minimum, Maximum und Warteliste)
- Beschreibung
- Externe Referenz und Referenztyp
- Koordinator/Referent
- Mailanhang
- Dokumentenliste
- Preis
- Anmeldebestätigung CC
- Präsenzliste versenden
- Tagging
- Initiator
Wenn Sie eine Änderung nicht vornehmen können, wird Ihnen dies angezeigt, z.B. die Sprache bei Folgeterminen.
Avendoo® API
Erfahrene Autoren (mit entsprechenden HTML/CSS und JavaScript Kenntnissen) können für die Inhalte der Termintabelle auf die sogenannte Avendoo® API (application programming interface) zurückgreifen und so bestimmte Parameter an ein eigenständig erstelltes Design übergeben.
