Zertifikate können auf Kursebene oder auf Lernobjekt-Ebene, z.B. für Veranstaltungen oder Wissenstests eingesetzt werden. Wenn ein Benutzer einen Kurs oder ein Lernobjekt mit einem verknüpften Zertifikat absolviert, so wird dem Benutzer eine Zertifizierung ausgestellt. Wenn die Zertifizierung ausläuft, erhält derjenige Benutzer eine Erinnerung als E-Mail.
Dem Mitarbeiter wird mit einem Zertifikat die erfolgreiche Teilnahme an einer Schulungsmaßnahme bestätigt. Das Zertifikat steht üblicherweise am Ende eines Lernpfads und wird mit der erfolgreichen Durchführung eines Wissenstests ausgestellt. Es kann in seiner Gültigkeit zeitlich begrenzt werden. Mit Hilfe einer Zertifikatsvorlage kann das Zertifikat für jeden Benutzer individuell erstellt und auf Wunsch ausgedruckt werden, außerdem haben Sie die Möglichkeit Nummernkreise zu vergeben. Über die Berichtsfunktionen erhalten Sie Auskunft über erworbene Zertifizierungen.
In der Übersicht (Ressourcen → Zertifikate) sehen Sie alle bereits erstellen Zertifikate im ausgewählten Mandanten, aufgelistet nach Titel, Anbieter, Besitzer, Erstellungs- und Änderungsdatum. Auf der linken Seite können Sie mittels Filter die Übersicht nach Titel und Sprache einschränken.
Über das Kontextmenü mit Klick auf den Titel des jeweiligen Zertifikates erhalten Sie folgende Funktionen: Vorschau, Neues Zertifikat, Bearbeiten, Ersetzen, Löschen, Bericht anzeigen und Informationen. Unter Informationen erhalten Sie allgemeine Informationen (z.B. Besitzer, Erstellungsdatum, Pfad, ID), Informationen zur Verwendung (Typ, Pfad, Titel, Externe Referenz) und Historie (Datum und Bearbeitet von).
Innerhalb der Massenbearbeitungsfunktionen stehen Ihnen die Funktionen Kopieren,Verschieben, Löschen, Besitzer wechseln, Ersetzen und Exportieren zur Verfügung. Mehr Informationen zu den Massenbearbeitungsfunktionen in den Zertifikaten finden Sie unter Zertifikate: Massenbearbeitungsfunktionen.
Stammdaten
Geben Sie zunächst den Titel des Zertifikates ein.
Für die Ausstellung eines Zertifikats wird eine Vorlage im .svg Format (Scalable Vector Graphics) benötigt. Dieses Dateiformat erhalten Sie, wenn Sie ein Dokument mit Hilfe von OpenOffice Draw, erstellen. Klicken Sie im Zertifikats-Assistenten auf Auswählen, um eine solche Datei hochzuladen.
Möchten Sie das Zertifikat in mehreren Sprachen ausstellen, dann laden Sie die übersetzten .svg Dateien bei der jeweiligen Sprache hoch und legen Sie dann den Zertifikats-Titel in allen Sprachen an. Der Benutzer erhält das Zertifikat in der Sprache, die in der Nutzerverwaltung für ihn erfasst ist. Wenn Sie keine Zertifikate bei den Übersetzungen auswählen, dann wird die Datei der Originalsprache automatisch verwendet.
Variablen (SVG)
In dieser Ansicht erhalten Sie einen Überblick über die verwendeten Variablen im ausgewählten Zertifikat. Klicken Sie auf Vorschau, um eine Vorabansicht des Zertifikats in der jeweiligen Sprache zu erhalten.
Folgende Avendoo® Variablen können Sie für die individuelle Gestaltung verwenden:
| Variable | Bedeutung |
|---|---|
| address | Fügt die Adresse des Zertifikatsinhabers ein. |
| city | Fügt die Stadt des Zertifikatsinhabers ein. |
| company | Fügt die Firma des Zertifikatsinhabers ein. |
| country | Fügt das Land des Zertifikatsinhabers ein. |
| courseobjectduration | Fügt die erwartete Bearbeitungszeit des Lernobjektes ein (Einstellung auf dem Lernpfad) |
| coursetitle | Titel der Kursfreigabe, in der die Zertifizierung ausgestellt wurde |
| enddate | Datum, an dem die Zertifizierung abläuft |
| eventlocation* | Fügt den Ort des Termins ein |
| eventprice | Fügt den Preis des Termins ein |
| name | Vor- und Nachname des Zertifikatinhabers |
| oe | Fügt die Organisationseinheit des Zertifikatsinhabers ein. |
| participantlocation | Fügt den Wohnort des Zertifikatinhabers ein |
| secondtitle | Zusätzliche Anrede wie z.B. Dr. oder Prof. |
| seminarcoach* | Referent der Veranstaltung, für die das Zertifikat vergeben wurde |
| seminarend* | Enddatum und Ende (Uhrzeit) der Veranstaltung, für die das Zertifikat vergeben wurde |
| seminarenddate* | Enddatum der Veranstaltung, für die das Zertifikat vergeben wurde |
| seminarstartdate* | Startdatum der Veranstaltung, für die das Zertifikat vergeben wurde. |
| seminarstart* | Startdatum und Beginn (Uhrzeit) der Veranstaltung, für die das Zertifikat vergeben wurde |
| serialnumber | Fügt eine fortlaufende Nummer aus dem entsprechenden Nummernkreis der Ressource hinzu |
| startdate | Datum, an dem die Zertifizierung ausgestellt wurde. D.h. der Tag, an dem die letzte Veranstaltung stattfindet. |
| title | Anrede des Zertifikatinhabers |
| zipcode | Fügt die Postleitzahl des Zertifikatsinhabers ein. |
* = Diese Variablen sind nur verfügbar, wenn das Zertifikat an eine Veranstaltung geknüpft ist.
Beispiel
Eine Variable zum Einfügen des Datums, an dem die Zertifizierung ausgestellt wurde, sieht so aus:
[avendoo:var name=startdate]
Um die Variableninhalte auf dem Zertifikat zu zentrieren, können Sie hinter dem Variablennamen einfügen.
[avendoo:var name=startdate center]
Als Schriftart bei Variablen stehen nur „Arial“ und „Arial Black“ zur Verfügung. Statt der Formatierung „fett“ nutzen Sie bitte die Schriftart „Arial Black“.
Eigenschaften
Aktiv
Diese Option gibt an, ob das vorhandene Zertifikat im Lernpfad oder für manuelles Erfassen verwendet werden darf. Nur aktive Zertifikate können ausgestellt werden.
Manuell erfassbar
Zertifikate mit dieser Option können durch Teamleiter manuell ausgestellt werden.
Gültigkeit
Geben Sie die Gültigkeitsdauer des Zertifikats in Tagen nach Ausgabe an.
Anzeige der Gültigkeit
Legen Sie fest, wie viele Tage vor Ablauf der Gültigkeit dem Benutzer das Gültigkeitsdatum angezeigt wird.
Ablaufdatum
Gibt das Ablaufdatum für ein Zertifikat an. Nach Ablauf dieses Datums kann das Zertifikat nicht mehr auf dem Lernpfad verwendet werden.
Anbieter
Hier erfassen Sie den Zertifikatanbieter. Der Anbieter wird in späteren Berichten oder im Bildungsinventar angezeigt.
Partnerstatus relevant
Zertifikate können zum Erhalt eines Partnerstatus bei Geschäftspartnern relevant sein. Geben Sie hier an, ob ein Zertifikat relevant für den Erhalt eines Partnerstatus ist.
SAP Personaldossier
Um Zertifizierungsinhaber an SAP zu übertragen, markieren Sie diese Option. Diese Option hat keinen Einfluss auf automatische Avendoo®-Schnittstellen.
Externe Referenz
Beim Zertifikatimport können mit Hilfe der externen Referenz, Zertifikate mit externen Ressourcen abgeglichen werden. Der Zertifikatimport ist keine Standardfunktion von Avendoo®.
Nummernkreis
Damit die Zertifikate eine fortlaufende Nummer anzeigen, können Sie an dieser Stelle einen Nummernkreis auswählen.
Benachrichtigungen
Mit der Benachrichtigungsfunktion können Benutzer automatisch informiert werden, sobald eine Zertifizierung ausläuft. Hierfür können Sie die Mailvorlage „Zertifikat – Ablauf einer Zertifizierung“ am Freigabe- oder Benutzermandanten vewenden. Sie können unterschiedliche Zeiträume für die Benachrichtigung angeben (6 Monate vor Ablauf benachrichtigen, 3 Monate vor Ablauf benachrichtigen, 1 Monat vor Ablauf benachrichtigen). Ebenso können Sie den Empfänger einer Benachrichtigung auswählen:
- Zertifikatsbesitzer
Autor, der das Zertifikat erstellt hat
- Zertifizierter Benutzer
Benutzer, dessen Zertifizierung ausläuft
- Vorgesetzter
Vorgesetzte von Benutzern
- Ausbildungsverantwortlicher
Personenkreis wird in der Benutzerverwaltung festgelegt
- E-Mail Adresse
Hier kann in das freie Feld eine beliebige E-Mail Adresse eingetragen werden
- Nutzer
Auswahl aus der Avendoo® Benutzerverwaltung
Abhängigkeiten
| Direktes Zertifikat | Indirektes Zertifikat |
|---|---|
| Das Zertifikat wird einem Benutzer direkt ausgestellt, sobald eine Ausbildungsmaßnahme erfolgreich absolviert wurde. | Diese Zertifikate können nicht durch Benutzer direkt erreicht werden. Vielmehr dienen Sie zur Überprüfung von Grenzwerten oder werden durch die Kombination mehrerer direkter Zertifizierungen erreicht. |
Personenabhängigkeit (nur bei indirekten Zertifikaten sichtbar)
- Innerhalb einer Zeile werden Zertifikate mit „Oder“-verknüpft (10 Abhängigkeiten möglich)
- Zeilenübergreifend werden Zertifikate mit „Und“-verknüpft (15 Abhängigkeiten möglich)
Bei personenabhängigen Zertifikaten kann am Zeilenende eine Anzahl angegeben werden, wie viele Zertifikate dieser Zeile mindestens erworben werden müssen, um ein Zertifikat zu erhalten.
- Personenabhängiges Zertifikat erstellen
Bei personenabhängigen Zertifikaten muss eine Person alle Abhängigkeiten erfüllen, um das Zertifikat zu erhalten.
- Personenunabhängiges Zertifikat erstellen (Zertifikat wird keiner bestimmten Person zugeordnet)
Personenunabhängige Zertifikate werden keinem Benutzer zugeordnet, sie werden im System jedoch erstellt, sobald die Abhängigkeiten durch einen einzelnen oder auch verschiedene Benutzer erfüllt worden sind.
Beispiel
Um einen besonderen Status bei einem Softwareanbieter zu erhalten (z.B.: Premium Partner) müssen X Personen eines Unternehmens bestimmte Schulungen ablegen. Mit Hilfe von personenunabhängigen Zertifikaten haben Sie die Möglichkeit, dass 10 beliebige Mitarbeiter diese Zertifizierung erhalten und Sie als Autor / Teamleiter eine Benachrichtigung erhalten, dass Ihr gesamtes Team nun diesen Status erreicht hat.
Grenzwerte
Mit Hilfe von Grenzwerten können Mindestwerte für die Anzahl von Zertifizierungen für einen Mandanten angeben werden.
Beispiel
Das Partnerprogramm eines Motorenherstellers fordert, dass Wiederverkäufer mindestens fünf zertifizierte Service-Mitarbeiter beschäftigen müssen. Mit Hilfe der Grenzwerte werden automatisch Benachrichtigungen an die definierten Empfänger (siehe Eigenschaften) versendet.
- Minimum
Mindestanzahl von zertifizierten Benutzern eines Mandanten
- Minimum Hersteller
Mindestanzahl von zertifizierten Benutzern eines Mandanten
- Warnung
Schwellwert für den Versand von Benachrichtigungen
- Warnung Hersteller
Schwellwert für den Versand von Benachrichtigungen
Am Ende des Zertifikats-Assistenten wird das Zertifikat gespeichert. Sie können das Zertifikat nun für den Lernpfad verwenden.
Zertifikat mit OpenOffice Draw erstellen
Für die Ausstellung eines Zertifikats wird eine Vorlage im .svg Format (Scalable Vector Graphics) verwendet, die zuvor mit der kostenlosen Office Software OpenOffice 3.0 oder Open Office 4.0.1 erstellt werden muss. Weitere Informationen zu den Open Office Produkten finden Sie auf http://www.openoffice.org/
Hinweis: Bitte verwenden Sie für die Erstellung von Avendoo® Zertifikaten ausschließlich die Version 3.0, 4.0.1 oder höher von OpenOffice.
Export der SVG-Datei
Exportieren Sie die erstellte Vorlage in das .svg Format. Wählen Sie hierzu unter Datei den Menüpunkt „Exportieren…“. Wählen Sie dann SVG als Exportformat aus und geben Sie den gewünschten Dateinamen an, damit die Vorlage gespeichert wird.
Zertifikate ausdrucken
Zertifikate können Sie als Autor den Lernenden zur Verfügung stellen. Nähere Informationen hierzu finden Sie unter Kurs → Parameter → Zertifizierungen.
Wenn Sie Zertifikate als Autor für Ihre Lernenden ausdrucken möchten, so können Sie diese über einen PDF-Link in einem Bericht öffnen und drucken. Nähere Informationen finden Sie unter Berichtswesen → Ressourcen → Zertifikate.
Magh und Boppert GmbH