Hintergrund
In Avendoo® erhält ein Lernender für den Abschluss von Kursen und Trainingsplänen, die Teilnahme an Veranstaltungsterminen, das Erlangen von Qualifikationen und Zertifizierungen einen Bildungsinventareintrag. Die Bildungsinventareinträge werden dem Lerner auf seiner persönlichen Erfolgsseite angezeigt, wobei der Autor eine Unterdrückung an der Kursfreigabe einstellen kann. Die Bildungsinventareinträge kann ebenfalls der Autor oder Teamleiter oder Lernende als Bericht auswerten.
Verwendung
Einige Kunden benötigen die Bildungsinventareinträge nicht nur zentral in Avendoo®, sondern auch in einem kundenspezifischen System, beispielsweise im CRM oder im Stammdatensystem. Ein Bildungsinventarexport ist dann sinnvoll, wenn Sie die Informationen in Ihren kundenspezifischen Systemen für weitere Prozesse benötigen, die nicht in Avendoo® stattfinden (z.B. Verrechnung, Briefing für Vertriebler, elektronische Personalakte, Talentmanagementsysteme etc.).
Einsatzmöglichkeiten
Avendoo® bietet die folgenden drei Möglichkeiten, um Bildungsinventar an ein externes System zu übermitteln:
- Der Bericht „Bildungsinventareinträge“ protokolliert alle abgeschlossenen Kursfreigaben und Trainingspläne, Teilnahmen an Veranstaltungsterminen, Zertifizierungen sowie Qualifikationen. Sie können einen Favoriten von diesem Bericht aus Avendoo® über eine REST-Schnittstelle aufrufen und auswerten (Antwort als XML oder als CSV). Jeden anderen dynamischen Bericht können Sie ebenfalls als Favorit von der Schnittstelle aufrufen.
- Per REST-Schnittstelle “getAchievements” können Sie die Bildungsinventardatensätze als XML abholen. Durch den Parameter “startTime” wird der Startzeitpunkt festgelegt, nach dem die neuen Datensätze übergeben werden sollen.
- Per JMS-Schnittstelle werden Daten an einen openMessage oder Tipco JMS Server kommuniziert (z.B. jedes Mal, wenn eine Zertifizierung erzeugt wird). Diese Daten können von dort aus von Ihrem Drittsystem abgerufen werden, wobei die JMS-Schnittstelle noch nicht alle Bildungsinventareinträge ausgeben kann.
Durchführung
Durchführungsrhythmus
Den Abruf des Bildungsinventars führen Sie in der Regel einmal am Tag durch: Entweder alle vorhandenen Daten oder nur die Differenz seit dem letzten Abgleich. Bei größeren Datenmengen empfiehlt es sich, immer nur die Differenz abzugleichen.
Voraussetzung
Mapping mit Stammdatensystem
Damit Sie die Bildungsinventareinträge aus Avendoo® korrekt in Ihrem kundenspezifischen System zuordnen können, müssen Sie sicherstellen, dass es auf beiden Seiten eine eindeutige Kennung gibt, z.B. Benutzername, Personalnummer, externe Referenz.
Ablauf
API-Autor erstellen
- Zum Aufrufen der Schnittstelle benötigen Sie einen Avendoo® Autoren-Account. Wir empfehlen, einen Account zu erstellen, der nur für die Schnittstelle und nicht für andere Zwecke verwendet wird.
- Diesem Autorenaccount sollten Sie eine Berechtigungsgruppe zuweisen, die es dem API-Autor ermöglicht, auf den entsprechenden Bericht sowie auf den entsprechenden Mandant oder die entsprechenden Mandanten zuzugreifen.
- Nur für Möglichkeit 1 (Berichtsfavorit): Sie erstellen mit dem Account des API- Autoren einen Berichtsfavoriten für den Bericht, der per REST API abgerufen werden soll (z.B. Zertifizierungen der Benutzer).
Einstellungen in Postman durchführen
Für die Nutzung der Schnittstelle und Durchführung/Prüfung des Aufrufs wird das Programm Postman verwendet.
