Inhalte
- 1 Grundlagen
- 2 Neue Teilnehmerregel erfassen
- 3 Reihenfolge der Teilnehmerregeln
- 4 Wildcards verwenden
- 5 Manuelle Anmeldungen und Teilnehmerregeln im Vergleich
- 6 Praxisbeispiele
- 7 FAQs
Grundlagen
Voraussetzungen
Sie haben die Rechte Lesen, auswählen, Ändern, erstellen, Löschen (Objektberechtigung) und Ändern Fremdinhalte über Ihren Autoren-Account oder Ihre zugewiesene Berechtigungsgruppe.
Es sind Kursfreigaben oder Trainingspläne erstellt, an denen Sie Benutzer anmelden können.
Einsatzmöglichkeiten
Als Autor oder Autor-Teamleiter können Sie den Anmelde- und Abmeldeprozess automatisieren, indem Sie die gewünschten Teilnehmerregeln zum Anmelden von Benutzern an Kursfreigaben oder/und Trainingsplänen festlegen. Hierbei können Sie Benutzer über Ihre zugeordnete Rolle oder OE gezielt für den Anmelde- und Abmeldeprozess zusammenfassen und gleichzeitig die Gültigkeit von Zertifikaten und Priosierungen der Teilnehmerregeln berücksichtigen.
Einen besonderen Fall stellt das Management von Teilnehmerregeln bei Remote-Content Freigaben dar.
Funktionen
Durch das Erfassen einer Teilnehmerregel können Sie Benutzern automatisch Kurse zuweisen. Je nach Einstellung können Sie die Benutzer direkt anmelden oder ihnen den Kurs im Katalog sichtbar machen.
Wenn Sie die Option Abmeldung per Teilnehmerregel aktivieren im Kursfreigabe-Assistenten auf dem Reiter Anmeldesteuerung aktiviert haben, werden über Teilnehmerregeln angemeldete Benutzer, auf die die Teilnehmerregel nicht mehr zutrifft, automatisch abgemeldet.
Die Teilnehmerregel am Trainingsplan regelt nur die Anmeldung an dem Trainingsplan, nicht an den einzelnen Kursfreigaben.
Integration
Die Funktion der Teilnehmerregeln ist in die Komponenten Kurse, Kursfreigaben und Nutzerverwaltung integriert.
Neue Teilnehmerregel erfassen
Um eine neue Teilnehmerregel zu erstellen, wählen Sie Kursmanagement → Kursfreigabe → 
Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerregeln → Neue Teilnehmerregel erfassen.
Das Dialogfenster Neue Teilnehmerregel erfassen öffnet sich.
Teilnehmerregeln für Kursfreigaben erfassen
- Im Dialogfenster Neue Teilnehmerregel erfassen können Sie Einstellungen hinsichtlich der Benutzerauswahl treffen.
- Geben Sie die gewünschten Auswahlkriterien für Benutzer, die nach dieser Teilnehmerregel an- und abgemeldet werden sollen, ein, wobei Sie Wildcards verwenden können:
– Region
– Land
– Bereich
– Gruppe
– OE
– Rolle
In dem Feld Rolle können Sie nicht mit Hilfe des „%“ und des „_“ Zeichens suchen, da das Textfeld ein Listenfeld ist. Dadurch können Sie eine Mehrfachauswahl treffen, wenn ein Nutzer mehrere Rollen hat.
Bei der Auswahl der Rollen können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen.
Beispiel: Rolle „Vertrieb; Marketing“.
In diesem Fall werden alle Benutzer ausgewählt, denen die Rollen „Vertrieb“ und „Marketing“ zugeordnet ist. Die Angaben sind also eine UND-Verknüpfung.
In den Feldern Region, Land, Bereich, Gruppe und OE können Sie Wildcards verwenden.
Beachten Sie, dass dem Benutzer beide Rollen zugeordnet sind, damit der Benutzer die Teilnehmerregel erfüllt und Teilnehmer der Kursfreigabe wird. - Um eine Zertifizierung für diese Teilnehmerregel für Kursfreigaben hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Auswählen unter Zertifizierung und bestätigen Ihre Auswahl. Die Zuordnung dieser hinzugefügten Zertifizierung können Sie wieder entfernen oder austauschen. Dies geht allerdings nur beim Erstellen der Teilnehmerregel und nicht beim Bearbeiten der Teilnehmerregel.
Unter der Zertifizierung können Sie zudem auswählen, ob es alle Benutzer, die ein gültiges Zertifikat besitzen, betrifft oder alle Benutzer, die ein Zertifikat besitzen, welches bald abläuft (d.h. Ablaufdatum – Anzeige der Gültigkeit) oder bereits abgelaufen ist. - Beim Eintrittsdatum wählen Sie das Datum, das für das Startdatum der Benutzer in Ihrem Unternehmen entscheidend ist.
Es handelt sich hierbei nicht um das Erstelldatum des Accounts des jeweiligen Benutzers.
Beispiel: 1.1.2023 als Kriterium für das Eintrittdatum in Ihr Unternehmen - Wenn für Ihre Benutzerauswahl eine Teamleiterfunktion erforderlich ist, setzen Sie das Häkchen Teamleiterfunktion erforderlich.
- Als Default ist die Option Alle Benutzer berücksichtigen eingestellt. Bei Bedarf passen Sie diese Option in
– Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzte sind oder
– Nur Vorgesetzte berücksichtigen.
Sobald Sie Kriterien ausgefüllt haben und Optionen auswählen oder ändern, wird Ihnen stets die neue Anzahl an gefundenen Benutzern im unteren hellblauen Bereich angezeigt, für diese Teilnehmerregel greifen wird. - Auf der rechten Seite des Dialogfensters Neue Teilnehmerregel erfassen wählen Sie die Anmeldeoptionen aus, die Sie auch noch nach dem Erfassen ändern können.
Mit Hilfe der Anmeldeoptionen konfigurieren Sie den Zweck der Regel, indem Sie beispielsweise die Steuerung durch den Teamleiter genauer festlegen. - Die folgenden Anmeldeoptionen können Sie festlegen:
Anmeldestatus
- Als Teilnehmer automatisch anmelden
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Lernenden, die im Bereich Benutzerauswahl gewählt wurden, automatisch zu der Kursfreigabe angemeldet werden.
- Im Katalog sichtbar
Diese Option bedeutet, dass es einen Eintrag im Katalog gibt.
Die Verwendung dieser Teilnehmerregel wird unter Anmeldemöglichkeit eingestellt. Hierzu gibt es drei Möglichkeiten:
– nur Autoren (über Teilnehmerverwaltung)
– Benutzer-Teamleiter (z. B. über die Mitarbeiteransicht im Cockpit) und
– der Benutzer selbst.
Legen Sie den Bearbeitungsmodus der Kursfreigabe für die Lernenden fest:
- Erforderlich
- Optional
Steuerung durch den Teamleiter
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob eine Kursfreigabe für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll. - Mitarbeiter, die diese Kursfreigabe nicht sehen können, dürfen durch den Teamleiter angemeldet werden
Diese Funktion ermöglicht Teamleitern, Teilnehmer, die nicht zur Kursfreigabe hinzugefügt sind (Katalog oder Angemeldet) die Teilnehmer zur Kursfreigabe hinzuzufügen.
Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe)
Legen Sie fest, wie sich Benutzer an der Kursfreigabe anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
Wenn der Autor diese Option wählt und dann Teilnehmer mit Stöbern-Katalog hinzufügt, ist die Kursfreigabe nicht im Katalog der Teilnehmer sichtbar, da sie sich nicht selbst anmelden dürfen. Die Kursfreigabe ist lediglich im Katalog über die Mitarbeiteransicht aus dem Teamleiter-Cockpit sichtbar. - Anmeldung nur durch den Autor möglich
Bei Pflichtschulungen wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass eine Selbstabmeldung oder eine Abmeldung durch den Teamleiter möglich ist.
Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, können nur Sie auch den Benutzer an- und abmelden.
Anmeldemöglichkeiten (Veranstaltung)
Legen Sie fest, wie sich Benutzer zu einer Veranstaltung, die in der Kursfreigabe enthalten ist, anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
- Anmeldung nur durch den Autor möglich
Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer
Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren (mehr erfahren)
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Lernenden sind zu der Teilnahme an der Veranstaltung genehmigt, sobald sie sich dazu angemeldet haben.
Bis zum Anmeldeschluss für die Veranstaltung kann der Teamleiter aber noch Einspruch einlegen und einzelnen Lernenden die Teilnahme untersagen
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung noch nicht vollständig angemeldet. Ein Teamleiter muss die Anmeldung erst genehmigen. Falls nicht, werden sie automatisch abgemeldet. Diese Genehmigung kann bis zum offiziellen Anmeldeschluss zur Veranstaltung vorgenommen werden.
Genehmigungsverfahren bei Abmeldung (Veranstaltung)
Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung abmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren (mehr erfahren)
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Abmeldung der Lernenden von einer Veranstaltung gilt als genehmigt, sobald sie sich eigenständig abgemeldet haben.
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Abmeldung von einer Veranstaltung noch nicht vollständig abgemeldet. Eine zuständige Person (entweder Benutzer-Teamleiter oder Autor) muss die Abmeldung erst genehmigen. Falls ein Benutzer-Teamleiter oder Autor nicht auf diese Genehmigungsanfrage reagiert, werden die Lernenden automatisch abgemeldet. Die Genehmigung kann die zuständige Person bis zum offiziellen Abmeldeschluss vornehmen. Wie lange die zuständige Person Zeit hat zu genehmigen, können Autoren im Feld Tage eingeben.
Genehmigungsverfahren für Kursfreigaben
Wenn Sie möchten, dass sich Benutzer nur gegen eine Genehmigung zu der Kursfreigabe anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren (mehr erfahren)
Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD)
Legen Sie fest, ob IDD verwendet werden soll. Standardmäßig ist die Option Deaktiviert eingestellt, weil diese Option nur Versicherungen betrifft. Wählen Sie die Option Aktiviert zum Aktivieren.
Weitere Informationen zur Erfassung der Lernart IDD und dem Lerninhalt IDD finden Sie unter Kurse und Veranstaltungen.
Weitere Informationen zur IDD Zeiterfassung finden Sie unter Veranstaltungstermin.
Teilnehmerregeln für Trainingspläne erfassen
- Im Dialogfenster Neue Teilnehmerregel erfassen können Sie Einstellungen hinsichtlich der Benutzerauswahl treffen.
- Geben Sie die gewünschten Auswahlkriterien für Benutzer, die nach dieser Teilnehmerregel an- und abgemeldet werden sollen, ein, wobei Sie Wildcards verwenden können:
– Region
– Land
– Bereich
– Gruppe
– OE
– Rolle
Bei der Auswahl der Rollen können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen.
Beispiel: Rolle „Vertrieb; Marketing“
Beachten Sie, dass dem Benutzer dann beide Rollen zugeordnet sind, damit der Benutzer die Teilnehmerregel erfüllt und Teilnehmer der Kursfreigabe wird. In diesem Fall werden alle Benutzer ausgewählt, denen die Rollen „Vertrieb“ und „Marketing“ zugeordnet ist. Die Angaben sind also eine UND-Verknüpfung. - Um eine Zertifizierung für diese Teilnehmerregel für Trainingspläne hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Auswählen unter Zertifizierung und bestätigen Ihre Auswahl. Die Zuordnung dieser hinzugefügten Zertifizierung können Sie wieder entfernen oder austauschen. Dies geht allerdings nur beim Erstellen der Teilnehmerregel und nicht beim Bearbeiten der Teilnehmerregel.
- Beim Eintrittsdatum wählen Sie das Datum, das für das Startdatum der Benutzer in Ihrem Unternehmen entscheidend ist.
Es handelt sich hierbei nicht um das Erstelldatum des Accounts des jeweiligen Benutzers.
Beispiel: 1.1.2023 als Kriterium für das Eintrittdatum in Ihr Unternehmen - Wenn für Ihre Benutzerauswahl eine Teamleiterfunktion erforderlich ist, setzen Sie das Häkchen Teamleiterfunktion erforderlich.
- Als Default ist die Option Alle Benutzer berücksichtigen eingestellt. Bei Bedarf passen Sie diese Option in
– Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzte sind oder
– Nur Vorgesetzte berücksichtigen.
Sobald Sie Kriterien ausgefüllt haben und Optionen auswählen oder ändern, wird Ihnen stets die neue Anzahl an gefundenen Benutzern im unteren hellblauen Bereich angezeigt, für diese Teilnehmerregel greifen wird. - Auf der rechten Seite des Dialogfensters Neue Teilnehmerregel erfassen wählen Sie die Anmeldeoptionen aus, die Sie auch noch nach dem Erfassen ändern können.
Mit Hilfe der Anmeldeoptionen konfigurieren Sie den Zweck der Regel, indem Sie beispielsweise die Steuerung durch den Teamleiter genauer festlegen. - Die folgenden Anmeldeoptionen können Sie festlegen:
Anmeldestatus
- Als Teilnehmer automatisch anmelden
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Lerner, die im Bereich Benutzerauswahl gewählt wurden, automatisch zum Trainingsplan angemeldet werden
- Im Katalog sichtbar
Der Trainingsplan ist für alle gewählten Lerner unter Benutzerauswahl im Katalog sichtbar.
Legen Sie den Bearbeitungsmodus des Trainingsplans für die Lerner fest:
- Erforderlich
- Optional
Steuerung durch den Teamleiter
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob ein Trainingsplan für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll.
Anmeldemöglichkeiten (Trainingsplan)
Legen Sie fest, wie sich Benutzer zu dem Trainingsplan anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
- Anmeldung nur durch den Autor möglich
Spaltenansicht konfigurieren
Möchten Sie zunächst weitere Informationen über die erfassten Teilnehmerregeln der Kursfreigabe (siehe erster Screenshot) oder des Trainingsplans (siehe zweiter Screenshot) erhalten, so können Sie sich über das Zahnrad in der oberen linken Ecke der Auflistung weitere Spalten einblenden. Folgende Informationen können Sie sich individuell anzeigen lassen:
- Benutzerauswahl OE
- Benutzerauswahl Gruppe
- Benutzerauswahl Bereich
- Benutzerauswahl Region
- Benutzerauswahl Land
- Benutzerauswahl Rolle
- Bearbeitungsmodus
- Anmeldestatus
- Aktion
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
- Erstellt von
- Erstellt am
- Status
- Benutzerauswahl Vorgesetzter
- Benutzerauswahl Teamleiterfunktionen
- Anmeldemöglichkeiten
- Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe)
- Anmeldemöglichkeiten (Veranstaltung)
- Eintrittsdatum
- Zertifizierung
- Als Teamleiter andere Benutzer anmelden (nur bei Kursfreigaben)
- Genehmigungsverfahren (Kursfreigabe) blendet auch Genehmigungsverfahren (Veranstaltung) ein (nur bei Kursfreigaben)
- Genehmigungsverfahren bei Abmeldung (Veranstaltung) (nur bei Kursfreigaben)
- Versicherungsvertriebslinie (IDD) (nur bei Kursfreigaben)
Teilnehmerregeln bearbeiten
- Um eine bereits erfasste Teilnehmerregel anzupassen, klicken Sie auf den Stift in der Spalte Aktion der jeweiligen Teilnehmerregel (siehe erster Screenshot).
Es öffnet sich das Dialogfenster Teilnehmerregel bearbeiten (siehe zweiter Screenshot). - Sie können Anpassungen vornehmen.
- Um die Änderungen zu übernehmen und anzuwenden, klicken Sie auf den Button Ändern.
Die Änderungen werden automatisch gespeichert. - Klicken Sie auf den Button Schließen.
Teilnehmerregeln löschen
- Um eine Teilnehmerregel zu löschen, klicken Sie auf den Mülleimer in der Spalte Aktion der jeweiligen Teilnehmerregel (siehe erster Screenshot).
Es öffnet sich das Dialogfenster Teilnehmerregel löschen (siehe zweiter Screenshot). - Prüfen Sie die Liste mit folgenden Daten:
– Anzahl der Benutzer, die entfernt werden
– Davon abgemeldete Benutzer
– Anzahl der Benutzer, für die diese Lerneinheit nicht mehr im Katalog angezeigt wird - Wenn Sie mit den Löschungen einverstanden sind, klicken Sie auf den Button Bestätigen, um diese Teilnehmerregel zu löschen.
Die Teilnehmerregel wird gelöscht und alle mit dieser Teilnehmerregel verbundenen Teilnehmer abgemeldet.
Teilnehmerregeln kopieren
Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren
- Klicken Sie auf den Button Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren.
Ein neues Dialogfenster öffnet sich. - Wählen Sie eine bereits vorhandene Teilnehmerregel aus der Liste aus.
Hierbei können Sie die Liste über den Titel des Kurses filtern. Die Liste der vorhandenen Teilnehmerregeln ist chronologisch sortiert, wobei die neuesten zuerst gelistet sind. - Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf den Button Auswählen klicken.
Das Dialogfenster schließt sich und die ausgewählte Teilnehmerregel ist gelistet.
Anwendungsbeispiel
Die Autorin Tina Raspberry erstellt für die Kursfreigabe Baumpflege mehrere Teilnehmerregeln für unterschiedliche Zielgruppen. Für die Kursfreigabe Waldwissen gelten genau die gleichen Teilnehmerregeln. Damit die Autorin nicht alle Teilnehmerregeln erneut eingeben muss, kann sie diese zeitsparend aus einer anderen Kursfreigabe übernehmen.
Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren
Wenn Sie auf den Button Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren klicken, öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste bereits vorhandener Teilnehmerregeln auswählen können. Hierbei können Sie die Liste über den Titel des Trainingsplans filtern. Die Liste der vorhandenen Teilnehmerregeln ist chronologisch sortiert, wobei die neuesten zuerst gelistet sind.
Die Liste hat folgende Spalten: Titel, Besitzer, Erstellt, Änderungsdatum und Vorschau.
Reihenfolge der Teilnehmerregeln
Grundsätzlich gilt: Es werden immer alle Teilnehmerregeln für einen Benutzer angewendet.
Wenn es beispielsweise parallel zwei Teilnehmerregeln für eine Kursfreigabe gibt, die unterschiedliche Einstellungen für die Zielgruppe enthalten, gilt generell Folgendes: Es wird stets die Option verwendet, die dem Benutzer mehr Möglichkeiten bietet. Das heißt, bei Anmelden und Katalog wird Anmelden verwendet, bei Erforderlich und Optional wird Erforderlich verwendet, bei Genehmigung und Ohne Genehmigung wird Ohne Genehmigung verwendet, die Selbstanmeldung und hinsichtlich IDD wird IDD aktiviert bevorzugt.
Informationen zum Filtern nach OEs finden Sie auf der Seite „Struktur der Organisationseinheit (OE)“.
Beispiel
Es sind vier Teilnehmerregeln auf einer OE, in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden, gelistet. Es werden hierbei alle Teilnehmerregeln abgearbeitet.
Sie werden nach folgenden Prioritäten abgearbeitet:
- Avendoo® überschreibt die Option Erforderlich der Teilnehmerregel nicht mit der Option Optional der Teilnehmerregel, d.h. die Option Erforderlich der Teilnehmerregel hat höhere Priorität hinsichtlich der Reihenfolge.
- Ebenso haben Teilnehmerregeln mit der Option Ohne Genehmigungsverfahren höhere Priorität als mit der Option Genehmigung gilt als genehmigt oder der Option Genehmigung gilt als abgelehnt.
- Weiterhin ist die Option Selbstanmeldung (Anmeldemöglichkeiten bei Kursfreigabe und Veranstaltung) höher gewichtet und unter Als Teamleiter andere Benutzer anmelden hat die Option Zugelassen höhere Priorität als die Option Nicht zugelassen.
Wildcards verwenden
In den Teilnehmerregeln der Kursfreigaben, Trainingspläne und Remote-Content Freigaben können Sie Wildcards verwenden.
Mit Hilfe dieser Platzhalter ist eine zusammengefasste Eingabe möglich und Sie brauchen nicht einzeln Daten eingeben.
Manuelle Anmeldungen und Teilnehmerregeln im Vergleich
Wenn Sie eine Teilnehmerregel löschen, werden alle Benutzer entfernt, die über die Teilnehmerregel angemeldet wurden. Doch bei manuellen Anmeldungen bleiben die Benutzer angemeldet.
Manuelle Anmeldungen sind hinsichtlich der Priorität höher gewichtet als Teilnehmerregeln. Neu erstellte Teilnehmerregeln oder Anpassungen an Teilnehmerregeln haben beispielsweise keinen Einfluss auf bestehende Benutzer, die manuell angemeldet wurden. Momentan gilt dies nur beim Löschen der Teilnehmerregel.
Praxisbeispiele
Pflichtschulungen
Wenn Sie möchten, dass über eine Teilnehmerregel alle Mitarbeiter zur Kursfreigabe mit dem Titel „Arbeitssicherheit“ berücksichtigt werden sollen und dass nur Sie die An- und Abmeldung vornehmen dürfen, wählen Sie unter den Anmeldeoptionen der Teilnehmerregel für die Kursfreigabe die Option Anmeldung nur durch den Autor möglich. Diese Auswahl können Sie beim Erfassen und beim Bearbeiten vornehmen.
Mehrere Teilnehmerregeln
Beispiel 1
- Der Benutzer Tom Hedgehog wurde durch eine Teilnehmerregel auf den Anmeldestatus Im Katalog sichtbar und Bearbeitungsmodus Optional gesetzt.
- Die Teilnehmerregel gilt für alle Mitarbeiter der OE Wald. Tom Hedgehog ist Teamleiter und hat auch die Teamleiterfunktion in Avendoo®.
- Durch eine zweite Teilnehmerregel sollen alle Teamleiter der OE Wald auf Anmeldestatus Angemeldet und Bearbeitungsmodus Erforderlich gesetzt werden.
Wie ist nun Tom Hedgehog angemeldet?
Tom Hedgehog wird als Angemeldet und Erforderlich in der Teilnehmerverwaltung aufgeführt, da Angemeldet den Status Im Katalog sichtbar überschreibt. Somit gilt für ihn die zweite Teilnehmerregel für die Teamleiter.
Beispiel 2
- Der Benutzer Tom Hedgehog wurde durch eine Teilnehmerregel auf den Anmeldestatus Im Katalog sichtbar und Bearbeitungsmodus Optional gesetzt.
- Kurze Zeit später meldet sich Tom Hedgehog selbst zum Kurs an, da ihm dieses Recht in der Teilnehmerregel gegeben wurde.
- Allerdings ist es grundsätzlich eine gute Idee, die Teamleiter an diesem Kurs anzumelden. Daher erstellen Sie eine zweite Teilnehmerregel, die alle Teamleiter der OE Wald auf de Anmeldestatus Angemeldet und Bearbeitungsmodus Erforderlich setzt.
Wird dadurch die Anmeldung von Tom Hedgehog beeinflusst?
Tom Hedgehog bleibt weiterhin angemeldet. Lediglich sein Bearbeitungsmodus wird von Optional auf Erforderlich gesetzt.
Beispiel 3
- Sie haben den Benutzer Tom Hedgehog manuell zu einem Kurs angemeldet.
- Sie entscheiden sich durch eine Teilnehmerregel später, allen Teamleitern diesen Kurs Im Katalog sichtbar zu machen und den Bearbeitungsmodus auf Optional zu setzen.
Was passiert mit der Anmeldung von Tom Hedgehog?
Tom Hedgehog bleibt zu den zuvor manuell festgelegten Anmeldeoptionen im Kurs angemeldet.
Eintrittsdatum als Kriterium für Teilnehmerregel
Wenn Sie möchten, dass über eine Teilnehmerregel alle Mitarbeiter mit einem bestimmten Eintrittsdatum an einer Kursfreigabe an- und abgemeldet werden können, legen Sie dies unter der Benutzerauswahl beim Erfassen der Teilnehmerregel fest.
Beispiel für das Eintrittsdatum
Sie haben „1.1.2023“ gewählt. Daher werden über diese Teilnehmerregel alle Mitarbeiter herausgesucht, die zu diesem Zeitpunkt angefangen hatten, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Es findet eine An- und Abmeldung an dieser Kursfreigabe gemäß der gewählten Anmeldeoptionen statt.
Teilnehmerregel mit OE
Sie möchten eine Teilnehmerregel nach Organsiationseinheiten (OE) erstellen.
- Um die Teilnehmerregel festlegen zu können, benötigen Sie die Informationen, wie die Angaben in den Benutzerdaten unter OE strukturiert sind.
Im Unternehmen gibt es beispielsweise die folgenden Organisationseinheiten:
– AV für Avendoo sowie
– Wald für die Abteilungen Ihrer Waldexpertinnen und -experten
Beachten Sie, dass AV sich weiter in Wald-PT (Projektteam) und Wald-SE (Softwareentwicklung) unterteilt. - Sie haben die Wahl zwischen diesen Alternativen:
- Um eine einfache Teilnehmerregel nach OE festzulegen, geben Sie im Feld OE „Wald“ ein (siehe erster Screenshot).
Nun werden alle Mitarbeiter (Benutzer), die in ihren Benutzerdaten diese OE hinterlegt haben, zu der entsprechenden Kursfreigabe oder Trainingsplan mit den jeweiligen Anmeldeoptionen hinzugefügt.
Ebenso könnten Sie mit den OEs Wald-PT und Wald-SE verfahren. - Um eine „%“ Teilnehmerregel für die OE festzulegen, brauchen Sie hinsichtlich der OEs Wald-PT und Wald-SE nicht zwei Teilnehmerregeln erfassen, sondern Sie können alle OEs mit Wald am Anfang hinzufügen, indem Sie im Feld OE „DA%“ eingeben (siehe zweiter Screenshot).
- Um eine einfache Teilnehmerregel nach OE festzulegen, geben Sie im Feld OE „Wald“ ein (siehe erster Screenshot).
FAQs
Was passiert mit den angemeldeten Benutzern, wenn Sie eine Teilnehmerregel ändern?
Sobald Sie die Teilnehmerregel angepasst haben, gilt sie nicht mehr.
Über den Reiter Benutzer in der Teilnehmerverwaltung der Kursfreigabe oder des Trainingsplans können Sie prüfen, über welche Anmeldemethode die Teilnehmerregel durchgeführt wird.
Was passiert, wenn zwei Teilnehmerregeln auf einen Benutzer zutreffen?
Grundsätzlich sollten Regeln so klar und eindeutig definiert werden damit kein Benutzer von zwei verschiedenen Regeln erfasst wird. Wie eindeutig Sie die Regeln definieren können, hängt selbstverständlich auch von den vorliegenden Daten ab.
Sollte es nun doch dazu kommen, dass zwei Regeln einen Benutzer betreffen, beachten Sie bitte folgendes:
- der Anmeldestatus Angemeldet überschreibt den Status Im Katalog sichtbar
- der umgekehrte Weg ist nicht möglich, d.h. Im Katalog sichtbar ist niedriger gewichtet als Angemeldet
- der Bearbeitungsmodus, d.h. Optional oder Erforderlich, hat hierbei keinen Einfluss
- manuell eingetragene Teilnehmer werden grundsätzlich nicht durch Teilnehmerregeln verändert
Beispiele finden Sie im Kapitel „Praxisbeispiele“.
Welche Benachrichtigung wird versendet, wenn eine Anmeldung durch eine Teilnehmerregel erfolgt?
Wenn eine Anmeldung durch eine Teilnehmerregel erfolgt, wird eine Anmeldebenachrichtigung ausgelöst.
Der Autor hat die Benachrichtigung bei Anmeldung an der Kursfreigabe entweder als Standard eingerichtet, d.h. als Benachrichtigung oder der Autor hat eine Individuelle Benachrichtigung im Mandanten-Assistenten oder im Kursfreigabe-Assistenten konfiguriert.
Wie ist der Zusammenhang zwischen Teilnehmerregeln eines Trainingsplans mit denen der enthaltenen Kursfreigaben?
Durch die Anmeldung an den Trainingsplan, erhalten Sie als Benutzer auch Zugriff auf alle Kursfreigaben. Sie brauchen also keine einzelnen Teilnehmerregeln je Kursfreigabe.
Wenn ein Benutzer parallel an einer Kursfreigabe angemeldet wird, die auch im Trainingsplan enthalten ist, wird der Lernstand im Trainingsplan übernommen. Kursfreigaben können so schon abgeschlossen sein, auch wenn Sie im Trainingsplan die betreffende Kursfreigabe noch nicht bearbeitet haben.
Ein Benutzer ist an einem Trainingsplan angemeldet und öffnet eine Kursfreigabe, bei der in den Anmeldeoptionen das Genehmigungsverfahren für Kursfreigaben aktiviert ist. Was passiert?
Das Genehmigungsverfahren wird in diesem Fall nicht angewendet. Der Benutzer kann sich über einen Trainingsplan an alle enthaltenen Kursfreigaben direkt anmelden.
Ein Benutzer ist an einem Trainingsplan angemeldet und öffnet eine Kursfreigabe, bei der in den Anmeldeoptionen das Genehmigungsverfahren für VERANSTALTUNGEN aktiviert ist. Was passiert?
Das Genehmigungsverfahren für Veranstaltungen wird angewendet. Der Benutzer kann sich über einen Trainingsplan zwar an alle enthaltenen Kursfreigaben direkt anmelden, bei der Anmeldung an einen Veranstaltungstermin ist eine Genehmigung möglich.
Können Sie eine Teilnehmerregel als Vorlage erstellen und dann in mehreren Kursfreigaben oder Trainingsplänen vewenden?
Vorlagen für Teilnehmerregeln gibt es nicht. Alternativ können Sie die Teilnehmerregeln aus einer anderen Kursfreigabe übernehmen.
Was passiert bei einer Kursfreigabe mit dem Status "Geschlossen" mit Teilnehmerregeln?
- Bei einer Kursfreigabe mit dem Status „Geschlossen“ können alle Benutzer, die angemeldet sind, den Kurs beenden.
- Neue Benutzer können sich nicht mehr selbst anmelden und sehen den Kurs nicht im Katalog.
- Teilnehmerregeln werden weiterhin ausgeführt.
Wo hinterlegen Sie, dass ein Benutzer ein Teamleiter ist?
In den Benutzerdaten können Sie hinterlegen, wer der jeweilige Vorgesetzte eines Benutzers ist. Diese Option finden Sie im Benutzer-Assistenten unter dem Reiter Stammdaten und dem Unterreiter Firma.
Jeder Benutzer, der bei einem anderen Benutzer an dieser Stelle als Vorgesetzter eingetragen ist, wird durch das Setzen der Option Nur Vorgesetzte berücksichtigen bei der entsprechenden Teilnehmerregel mit angemeldet.
Bei der Option Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzten sind werden die entsprechenden Benutzer von der Regel ausgeschlossen.
