Avendoo® Online Hilfe

Standortauslastung

Um die Standortauslastung aufzurufen, wählen Sie VeranstaltungsmanagementStandortauslastung.
Avendoo® zeigt das Gantt-Diagramm zur Standortauslastung.

Dieses Gantt-Diagramm zeigt Ihnen die Auslastung Ihrer Räume pro Standort hinsichtlich der jeweiligen Veranstaltungstermine, wobei die farbliche Markierung der Wochenendtage immer voreingestellt ist. Es besteht die Möglichkeit, sich die Auslastung über einen gesamten Monat über einen Tag anzeigen zu lassen. Zudem können Sie sich durch Anklicken des Raum- oder Standorttitels alle Termine des Tages im rechten, grauen Bereich anzeigen lassen (siehe zweiter Screenshot).

Ferner haben Sie die Möglichkeit über mehrere Filter die Auswahl im Gantt-Diagramm einzugrenzen. Weiterhin können Sie im Gantt-Diagramm nach den angezeigten Spalten sortieren, indem Sie auf die Überschrift der jeweiligen Spalte klicken.

Die farbliche Deutung der Einträge finden Sie in der Legende unterhalb des Gantt-Diagramms.
Um sich die Details eines Eintrages anzusehen, klicken Sie in das Kästchen des entsprechenden Eintrages und erhalten den Titel und weitere Informationen zum Termin am rechten Rand.

Um nach Räumen zu sortieren, klicken Sie auf die Spalte “Raum”. Avendoo® sortiert die Räume gemäß der Sortierung der Standorte alphabetisch aufsteigend oder absteigend. Um diese Sortierung rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Spalte “Standort”.

Um sich die Auslastungszeiten an einem bestimmten Tag anzusehen, klicken Sie erst den Monat und dann den Tag an. Wenn Sie dann die Stunde anklicken, sehen Sie die Termine aller gefilterten Elemente für diese Stunde im rechten, scrollbaren Fenster.

Im linken Menüfenster können Sie den Filter mit folgenden Suchfunktionen benutzen: Standort, Raumtitel, Straße und Hausnummer, Ort, Land, Räume mit Mindestkapazität von, nur aktive Standorte und Räume, nach Standorttyp (Veranstaltungsort, Hotel), Gebrauchsmaterial, Terminvorlage sowie Startdatum, Enddatum und nur belegte Ressourcen. Wenn Sie nach aktiven Standorten und Räumen filtern, zeigt Avendoo(R) Ihnen diejenigen Standorte, die auf dem Reiter “Parameter” im Standort-Assistenten als “aktiver Standort” gewählt sind, und diejenigen Räume, die auf dem Reiter “Parameter” im Raum-Assistenten als “aktiver Raum” gewählt sind.

Mit dem Filter “Terminvorlage” können sie die Anzeige auf diejenigen Standorte oder Räume eingrenzen, die in einer bestimmten Terminvorlage enthalten sind. So lässt sich prüfen, wann alle Standorte oder Räume für die Einplanung an einem Termin verfügbar sind.

Aktivieren Sie den Filter “Nur belegte Ressourcen”, um die Anzeige auf die belegten Standorte oder Räume einzugrenzen.

Um die Spaltenansicht zu konfigurieren, klicken Sie auf dieses Icon in der linken Ecke des Tabellenkopfes. Es öffnet sich das Dialogfenster Spaltenansicht konfigurieren. Folgende Spalten sind konfigurierbar: Standort und Raum.

Weitere Informationen zur Konfiguration der täglichen Start- und Endzeit in den Gantt-Diagrammen finden Sie hier.

Weitere Informationen zum Festlegen des Zeitabstands zwischen dem Start- und Endzeitpunkt eines Blockers finden Sie hier.

Kalendereintrag für Raum erstellen und bearbeiten

Um die Start- und Endzeit sowie eine Bezeichnung eines Kalendereintrages für einen Raum zu erstellen, klicken Sie auf das orangefarbene Icon

in der entsprechenden Zeile oder den Link Kalendereintrag erstellen im Infobereich. Es öffnet sich der Kalendereintrags-Assistent.

Kalendereintrag (Raum)

Es wird der Raum, für den der Kalendereintrag gilt, angezeigt.

Bezeichnung

Sie können eine Bezeichnung für diesen Kalendereintrag eingeben.

Zeitzone

Es wird die Zeitzone des Raumes angezeigt, z.B. Europe/Berlin.

Startzeit

Geben Sie Uhrzeit und Datum des Beginns der Raumnutzung ein.

Die Startzeit wird ab der nächsten Viertelstunde vorbelegt.

Endzeit

Geben Sie Uhrzeit und Datum des Endes der Raumnutzung ein.

Wenn Sie sich einen Monat ansehen, ist die Dauer auf 24 Stunden voreingestellt. Wenn Sie sich einen Tag ansehen, füllt die Dauer diesen Tag komplett aus.

Wenn es einen Konflikt hinsichtlich der Raumnutzung gibt, wird Ihnen dieser im Gantt-Diagramm angezeigt.

Wenn Sie auf den erstellten Kalendereintrag für den Raum im Gantt-Diagramm klicken, erscheint rechts die Kurzbeschreibung dieses Kalendereintrages mit Titel, Start und Ende sowie der Angabe, ob er manuell hinzugefügt wurde.

Über den Link Kalendereintrag erstellen können Sie einen neuen Kalendereintrag des Raumes erstellen. Dieser füllt die Zeit immer so aus, dass der entsprechende Tag (in der Monatsansicht) oder die entsprechende Stunde (in der Tagesansicht) gewählt wird, je nachdem, wo Sie im Gantt-Diagramm hingeklickt haben.

Über den Link Kalendereintrag bearbeiten können Sie diesen Kalendereintrag des Raumes bearbeiten.

Über den Link Kalendereintrag entfernen können Sie diesen Kalendereintrag des Raumes entfernen.