Einsatzmöglichkeiten
In Avendoo® können Nutzer importiert werden, je nach Kunden werden diese aus dem bestehenden HR-System (z.B. SAP, Salesforce etc.) exportiert und in unsere standardisierte csv. übertragen. Bei einem automatischen Stammdatenabgleich sorgt ein nächtlicher Vollabgleich dafür, dass beispielsweise neue Mitarbeiter als Nutzer in die Avendoo® Lernwelt importiert werden oder bestehende Accounts mit neuen Inhalten ergänzt werden (z.B. neuer Nachname nach der Heirat). Mitarbeiter, die aus dem System ausscheiden, können automatisiert durch den Stammdatenabgleich anonymisiert oder gelöscht werden.
Ziel ist die automatisierte Erstellung einer Datei, die die Daten aller Mitarbeiter enthält. Diese Datei kann dann über ein Java-Programm regelmäßig automatisch eingelesen werden. Damit können täglich oder wöchentlich die Daten der Mitarbeiter in Ihrem Lernmanagement-System aktualisiert werden. Die Übertragung der Daten erfolgt über eine mit SSL gesicherte Verbindung.
Vorgesetzte und Teamleiter
Die CSV enthält eine Spalte „superior_login“. In dieser Spalte können Sie den Vorgesetzten eines Lernernden anhand seines Loginnamens eintragen. Pro Lernender kann es nur einen direkten Vorgesetzten geben.
Zusätzlich kann dieser Vorgesetzte zum Teamleiter über die OE des Lerners ernannt werden. Dies geschieht durch die Zuweisung von Teamleiterrechten per Berechtigungsgruppe (Anmerkung: eine Berechtigungsgruppe können Sie für alle in der CSV enthaltenen Personen bestimmen) sowie durch die Mandanteneinstellung „Automatische Teamleiter Konfiguration“ im Freigabemandanten.
Standardmäßig ist über die Systemeinstellung „user.update.teamleader.depth“ geregelt, dass der Vorgesetzte/Teamleiter nur die erste, also die ihm direkt zugeordnete OE-Hierachie-Ebene sehen soll. Eine Vererbung über weitere OE-Hierachie-Ebenen können Sie über diese Systemeinstellung einstellen.
Voraussetzungen
Wenn Sie auf den folgenden Button klicken, können Sie eine LEERE CSV-Datei herunterladen.
Wenn Sie auf den folgenden Button klicken, können Sie eine CSV-Datei herunterladen, die Beispiele enthält.
Beachten Sie hinsichtlich der Voraussetzungen Folgendes:
- Die Datei wird im CSV-Format benötigt (.csv = character-separated values). Als Trennzeichen wird das Semikolon „“;““ empfohlen, andere Trennzeichen können Sie aber auch verwenden.
- Die Zeichenkodierung in der CSV-Datei muss entweder UTF8 (nicht UTF8-BOM) oder ISO-8859-1 sein.
- Spalten, die Sie nicht mit passenden Daten befüllen können, müssen aus technischen Gründen trotzdem beibehalten werden. Hier übermitteln Sie uns einfach eine leere Spalte, falls die Spalten im Nachhinein doch noch befüllt werden können. Alternativ können Sie nur eine leere Spalte mit der Bezeichnung „Empty“ liefern.
- Die Reihenfolge der Spalten kann anders sein, falls es technisch erforderlich ist. Später muss die Reichenfolge aber fest sein.
Schnell-Anleitung
Festlegung des Mappings
Das Mapping wird anhand der Vorlage festgelegt. Sie prüfen, welche Daten vorhanden sind und in welche Spalte diese eingeordnet werden können. Dabei kann es sein, dass die Bezeichnungen anders interpretiert werden, z.B. wird in Ihrem Stammdatensystem die Abteilung bzw. der Teamname gepflegt und in der CSV unter Organisationseinheit eingetragen. Mit der OE kann eine Hierarchiestruktur im System abgebildet werden. Gewisse Datenfelder wie OE, Bereich, Region, Gruppe dienen der zielgruppen-gerechten Zuordnung von Inhalten.
Weitere Informationen über die Struktur von Organisationseinheiten finden Sie hier.
Festlegung des Rohdatenauszugs der vorhandenen Nutzerdaten
Bitte nennen Sie uns einen Ansprechpartner, mit dem wir das Benutzerdaten-Mapping durchgehen können und bringen Sie zu einem ersten Termin einen „Rohdatenauszug“ der vorhandenen Benutzerdaten mit (Was ist vorhanden/möglich?).
Prüfung des Mappings
Um die Konfiguration zu testen, wird von unserer IT ein manueller, initialer (Teil-)Benutzerimport zur Prüfung des Mappings durchgeführt.
Konfiguration des Schnittstellenaufrufs
Es erfolgt die Konfiguration des Schnittstellenaufrufs (REST-API) durch Magh- und Boppert-Techniker passend zum Mapping. Hierfür benötigen die von Ihnen ausgefüllte Checkliste für den Nutzerstammdaten-Abgleich.
Ausführung des Nutzerimports
Option 1 (vorzugsweise): Der Import wird von Ihnen durchgeführt, indem die REST-API gemäß der gelieferten Konfiguration aufgerufen wird.
Der REST-API Aufruf wird dann bei Ihnen auf einem System ausgeführt, von dem man über die https-URL (=SSL-verschlüsselt) auf das Avendoo® System zugreifen kann.
Option 2 (optional): Sie stellen uns die Daten via SFTP-Server zur Verfügung. Es erfolgt die Erstellung des Imports mit cURL.
1. POST /v1/user/stringImport
Die Nutzerdaten aller Nutzer eines Mandanten werden im CSV-Format im Body des API-Call übermittelt. Dies ist die bevorzugte Variante.
2. POST /v1/user/import
Die Nutzerdaten aller Nutzer eines Mandanten werden als CSV-Datei per „Multipart-Body“ mit dem Namen ‚users‘ übegeben. Diese Variante wird nur genutzt, wenn der API-Call nicht direkt aus dem Kunden-HR-System erfolgen kann, bzw. die Daten aus verschiedenen Systemen stammen und ein „Zwischenspeichern“ in einer CSV-Datei erforderlich ist.
3. PUT /v1/user/
Ermöglicht das Anlegen eines einzelnen Nutzers per REST-API. Die Rückgabe ist eine einzelne User-ID. Mit GET /v1/user/userIdByLogin?login={login} können die Daten eines Nutzers gelesen, dann geändert und anschließend mit PUT /v1/user/{userId} wieder weggeschrieben werden. Diese Funktionen sind aber nicht für das Synchronisieren der Stammdaten aller Accounts eines Mandanten zu verwenden, sondern nur für einzelnes, gezieltes Anlegen (z. B. Account Erstellung aus einem Web-Shop).
Resultate
- Nutzer, die bisher noch nicht im System vorhanden sind, werden als „Neuer Benutzer“ angelegt.
- Bei den Nutzern, die bereits im System vorhanden sind, findet ein Datenabgleich statt. Falls es neue Informationen gibt, werden diese ergänzt oder Informationen, die nicht mehr geliefert werden, gelöscht. Werden keine neuen Informationen geliefert, bleibt der Benutzer ohne Änderung bestehen.
- Wird der Nutzer nicht mehr geliefert, wird dieser auf inaktiv gesetzt, anonymisiert, gelöscht oder endgültig gelöscht. Welche Variante gewählt werden soll, wird vor dem Import mittels Checkliste festgelegt. Weitere Informationen finden Sie hier.
