Avendoo® Online Hilfe

Teilnehmerregeln für Kursfreigaben

Mit Hilfe von Teilnehmerregeln für Kursfreigaben können Sie den An- und Abmeldeprozess in Avendoo automatisieren. Beim Erstellen einer Teilnehmerregel können Sie Benutzer über bestimmte Kriterien (z.B. OE, Eintrittsdatum, vorhandenes Zertifikat) auswählen und die gewünschten Anmeldeoptionen für Ihre Auswahl konfigurieren. Je nach Einstellung können Sie die Benutzer direkt anmelden oder ihnen den Kurs im Katalog sichtbar machen.

Teilnehmerregeln gibt es auch für Trainingspläne und Remote-Content Freigaben.

Voraussetzungen

Sie benötigen einen Autor mit folgender Berechtigung:

Freigaben (Kursfreigaben → Teilnehmer verwalten)

Teilnehmerregel erfassen

Schauen Sie sich im Video an, wie Sie eine neue Teilnehmerregel für Kursfreigaben erstellen.

Das Vorgehen zur Erstellung einer Teilnehmerregel für Kursfreigaben können Sie im Folgenden noch einmal Schritt-für-Schritt nachvollziehen:

  • Gehen Sie als Autor auf Kursmanagement Kursfreigaben und klicken Sie auf das Symbol für die Teilnehmerverwaltung

  • Wechseln Sie auf den Reiter Teilnehmerregeln und klicken Sie auf Neue Teilnehmerregel erfassen.

  • Der Dialog für die Erstellung der Regel öffnet sich. Geben Sie einen Namen für die Regel ein und setzen Sie den Status der Regel auf Aktiv oder Inaktiv.

  • Füllen Sie nun auf der linken Seite die gewünschten Felder für die Benutzerauswahl aus.

  • Konfigurieren Sie auf der rechten Seite die Anmeldeoption für Ihre Benutzerauswahl.

  • Klicken Sie abschließend auf Übernehmen. Die Regel wird nun in der Liste der Teilnehmerregeln angezeigt und gibt Ihnen eine Vorschau, wie viele Benutzer durch die Regel ausgewählt werden.

  • Mit dem Klick auf Speichern wird die Regel angewendet.

Benutzerauswahl

Folgende Kriterien stehen für die Auswahl von Benutzern zur Verfügung:

Über diese Felder können Sie Benutzer nach den Angaben in ihren Stammdaten auswählen.

Beispiel: Im Unternehmen gibt es beispielsweise die Organisationseinheiten AV-PM (für Avendoo Projektmanagement) und AV-SE (für Avendoo Softwareentwicklung. Durch die Eingabe „AV-SE“ grenzen Sie die Benutzerauswahl auf alle Benutzer der Organisationseinheit AV-SE ein.

In den Feldern Region, Land, Bereich, Gruppe und OE können Sie zudem Wildcards verwenden, um beispielsweise mehrere Organisationseinheiten auszuwählen.

Bei der Auswahl der Rollen können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen.

Beispiel: Vertrieb; Marketing

In diesem Fall werden Benutzer ausgewählt, denen beide Rollen „Vertrieb“ und „Marketing“ zugeordnet sind. Wenn nur eine der beiden Rollen zugeordnet sind, wird der Benutzer nicht ausgewählt.

Um eine Zertifizierung für diese Teilnehmerregel für Kursfreigaben hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Auswählen unter Zertifizierung und bestätigen Ihre Auswahl. Die Zuordnung dieser hinzugefügten Zertifizierung können Sie wieder entfernen oder austauschen.

Unter der Zertifizierung können Sie zudem auswählen, ob es alle Benutzer, die ein gültiges Zertifikat besitzen, betrifft oder alle Benutzer, die ein Zertifikat besitzen, welches bald abläuft (d.h. Ablaufdatum – Anzeige der Gültigkeit) oder bereits abgelaufen ist.

Beim Eintrittsdatum wählen Sie das Datum, das für das Startdatum der Benutzer in Ihrer Organisation entscheidend ist. Es handelt sich hierbei nicht um das Erstelldatum des Accounts des jeweiligen Benutzers.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat seinen ersten Arbeitstag am 1. August eines Jahres. Dann stellen Sie das Eintrittsdatum seines Benutzers auf  dieses Datum.

Wenn Sie Benutzer auswählen möchten, die über die Teamleiterfunktion verfügen, setzen Sie das Häkchen bei Teamleiterfunktion erforderlich.

Als Standard ist die Option Alle Benutzer berücksichtigen eingestellt. Bei Bedarf passen Sie diese Option an, um nur Benutzer zu berücksichtigen die Vorgesetzte sind oder keine Vorgesetzte sind.

Grundsätzlich gilt bei der Benutzerauswahl die UND-Verknüpfung aller Kriterien. Es werden also nur Benutzer ausgewählt, auf die alle gewählten Kriterien zutreffen.

Anmeldeoptionen

Folgende Anmeldeoptionen stehen für die ausgewählten Teilnehmer in Kursfreigaben zur Verfügung:

Angemeldet
Alle ausgewählten Benutzer werden automatisch zu der Kursfreigabe angemeldet. Die Lerneinheit befindet sich somit direkt auf dem Lernplatz.

Katalog
Für alle ausgewählten Benutzer wird die Kursfreigabe im Katalog sichtbar. Der Benutzer sieht die Kursfreigabe nur im Katalog, wenn unter Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe) die Option Selbstanmeldung ermöglichen eingestellt wird.

Kein Zugriff
Alle ausgewählten Benutzer erhalten keinen Zugriff auf die Kursfreigabe.

Erforderlich
Sobald die ausgewählten Benutzer angemeldet sind, wird die Lerneinheit auf dem Lernplatz unter Erforderlich angezeigt.

Optional
Sobald die ausgewählten Benutzer angemeldet sind, wird die Lerneinheit auf dem Lernplatz unter Optional angezeigt.

Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob eine Kursfreigabe für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll.

Mitarbeiter, die diese Kursfreigabe nicht sehen können, dürfen durch den Teamleiter angemeldet werden
Diese Funktion ermöglicht Teamleitern, ihre Mitarbeiter zur Kursfreigabe hinzuzufügen, auch wenn diese noch keine Teilnehmer der Kursfreigabe sind (Katalog oder Angemeldet).

Legen Sie fest, wie sich Benutzer an der Kursfreigabe anmelden können:

  • Selbstanmeldung ermöglichen
  • Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
    Wenn der Autor diese Option wählt und dann Teilnehmer mit Stöbern-Katalog hinzufügt, ist die Kursfreigabe nicht im Katalog der Teilnehmer sichtbar, da sie sich nicht selbst anmelden dürfen. Die Kursfreigabe ist lediglich im Katalog über die Mitarbeiteransicht aus dem Teamleiter-Cockpit sichtbar.
  • Anmeldung nur durch den Autor möglich
    Bei Pflichtschulungen wählen Sie diese Option, um zu verhindern, dass eine Selbstabmeldung oder eine Abmeldung durch den Teamleiter möglich ist.
    Wenn Sie diese Option ausgewählt haben, können nur Sie auch den Benutzer an- und abmelden.

Legen Sie fest, wie sich Benutzer zu einer Veranstaltung, die in der Kursfreigabe enthalten ist, anmelden können:

  • Selbstanmeldung ermöglichen
  • Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
  • Anmeldung nur durch den Autor möglich

Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren.

Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Lernenden sind zu der Teilnahme an der Veranstaltung genehmigt, sobald sie sich dazu angemeldet haben.
Bis zum Anmeldeschluss für die Veranstaltung kann der Teamleiter aber noch Einspruch einlegen und einzelnen Lernenden die Teilnahme untersagen

Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung noch nicht vollständig angemeldet. Ein Teamleiter muss die Anmeldung erst genehmigen. Falls nicht, werden sie automatisch abgemeldet. Diese Genehmigung kann bis zum offiziellen Anmeldeschluss zur Veranstaltung vorgenommen werden.

Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung abmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren (mehr erfahren)

Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Abmeldung der Lernenden von einer Veranstaltung gilt als genehmigt, sobald sie sich eigenständig abgemeldet haben.

Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Abmeldung von einer Veranstaltung noch nicht vollständig abgemeldet. Eine zuständige Person (entweder Benutzer-Teamleiter oder Autor) muss die Abmeldung erst genehmigen. Falls ein Benutzer-Teamleiter oder Autor nicht auf diese Genehmigungsanfrage reagiert, werden die Lernenden automatisch abgemeldet. Die Genehmigung kann die zuständige Person bis zum offiziellen Abmeldeschluss vornehmen. Wie lange die zuständige Person Zeit hat zu genehmigen, können Autoren im Feld Tage eingeben.

Wenn Sie möchten, dass sich Benutzer nur gegen eine Genehmigung zu der Kursfreigabe anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option Genehmigungsverfahren aktivieren

Legen Sie fest, ob IDD verwendet werden soll. Standardmäßig ist die Option Deaktiviert eingestellt, weil diese Option nur Versicherungen betrifft. Wählen Sie die Option Aktiviert zum Aktivieren.

Weitere Informationen  zur Erfassung der Lernart IDD und dem Lerninhalt IDD finden Sie unter Kurse und Veranstaltungen.
Weitere Informationen zur IDD Zeiterfassung finden Sie unter Veranstaltungstermin.

Abmeldung durch Teilnehmerregel

Wenn Sie im Kursfreigabe-Assistent auf dem Reiter Anmeldesteuerung die Option Abmeldung per Teilnehmerregel aktivieren verwenden, werden über Teilnehmerregeln angemeldete Benutzer, auf die die Teilnehmerregel nicht mehr zutrifft, automatisch abgemeldet.

Teilnehmerregel bearbeiten

Für die Änderung einer vorhandenen Teilnehmerregel gehen Sie wie folgt vor:

  • Um eine bereits erfasste Teilnehmerregel anzupassen, klicken Sie in der Liste auf die gewünschte Teilnehmerregel und anschließend auf die Option Teilnehmerregel bearbeiten. Es öffnet sich das Dialogfenster für die Bearbeitung.

  • Passen Sie die Benutzerauswahl und Anmeldeoptionen an.

  • Klicken Sie auf den Button Übernehmen, um die Änderungen zu übernehmen.

  • Mit dem Klick auf Speichern wird die Anpassung der Regel angewendet.

Neu erfasste Teilnehmerregeln können Sie erst bearbeiten, wenn die Teilnehmerregeln von Avendoo abgearbeitet wurden. Der Status dieser Abarbeitung wird in der Spalte Status angezeigt.
Neue Teilnehmerregeln besitzen den Status Erstellt und nach der Abarbeitung den Status Aktiv. Das dauert je nach Regel wenige Sekunden oder Minuten. Wenn der Status Aktiv ist, können Sie die Teilnehmerregel bearbeiten oder löschen.

Teilnehmerregel löschen

Um unnötiges An- und Abmelden von Benutzern zu vermeiden, erfassen Sie zuerst die neue Teilnehmerregel und löschen dann die alte Teilnehmerregel. Wie das Löschen einer Teilnehmerregel geht erklären wir Ihnen im Folgenden:

  • Mit dem Klick auf Speichern wird das Entfernen der Regel wirksam und alle mit dieser Teilnehmerregel verbundenen Teilnehmer abgemeldet.

Das Löschen von bereits erfassten Teilnehmerregeln wirkt sich nicht auf manuell angemeldete Nutzer aus. Zudem gehen die Ergebnisse der bereits absolvierten Inhalte nicht verloren und sind weiterhin über den Bildungsverlauf und das Berichtswesen ersichtlich.

Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren

Damit Sie mehrere Teilnehmerregeln nicht manuell erneut eingeben müssen, können Sie diese zeitsparend aus einer anderen Kursfreigabe übernehmen.

  • Um Teilnehmerregeln aus einer anderen Kursfreigabe zu kopieren, klicken Sie auf den Button Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren. Ein Dialogfenster öffnet sich.

  • Wählen Sie eine bereits vorhandene Kursfreigabe mit Teilnehmerregeln aus der Liste aus.

  • Bestätigen Sie Ihre Auswahl, indem Sie auf den Button Auswählen klicken. Das Dialogfenster schließt sich und die kopierten Teilnehmerregeln werden aufgelistet. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.

  • Mit dem Klick auf Speichern werden die kopierten Regel wirksam.

Migration alter Teilnehmerregeln

Mit der Einführung der neuen Teilnehmerregeln in Kursfreigaben stellt sich die Frage: Was passiert beim Update der Lernwelt auf die Version 18.18 mit bereits vorhandenen Teilnehmerregeln?

Wenn Ihre Kursfreigabe nur eine alte Teilnehmerregel enthält, wird diese automatisch aktualisiert. Dabei bleiben alle Einstellungen in Ihrer Regel unverändert. Wenn Ihre Kursfreigabe mehr als eine alte Teilnehmerregel enthält, können Sie diese selbstgesteuert je Kursfreigabe in neue Teilnehmerregeln überführen. Dabei gehen Sie wie folgt vor:

Das Vorgehen zur Erstellung einer Teilnehmerregel für Kursfreigaben können Sie im Folgenden noch einmal Schritt-für-Schritt nachvollziehen:

  • Gehen Sie als Autor auf Kursmanagement Kursfreigaben und klicken Sie auf das Symbol für die Teilnehmerverwaltung

  • Wechseln Sie auf den Reiter Teilnehmerregeln. In der Übersicht werden Ihre bestehenden Teilnehmerregeln aufgelistet, die Sie weiterhin bearbeiten oder löschen können. Für die Erstellung neuer Teilnehmerregeln ist die Migration der alten Teilnehmerregeln erforderlich.

  • Klicken Sie auf Migrieren, um Ihre Regeln in neue Teilnehmerregeln zu überführen. Avendoo rechnet Ihre alten Teilnehmerregeln so um, dass die neuen Regeln zu demselben Ergebnis für Ihre Teilnehmer führen.

  • Überprüfen Sie die umgerechneten Regeln und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen der Regeln vor. Sie bearbeiten eine Regel indem Sie diese anklicken und in der Menüleiste auf Regel bearbeiten klicken. Außerdem können Sie die Reihenfolge der Regeln per Drag-and-Drop verändern. Die Spalte Benutzeranzahl verrät Ihnen, für wie viele Benutzer die jeweilige Regel gilt.

  • Wenn Sie die Änderungen an den Teilnehmerregeln verwerfen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen.

  • Wenn Sie mit den neuen Teilnehmerregeln zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern. Erst mit dem Klick auf Speichern, werden die neuen Regeln angewendet.

Damit ist die Migration Ihrer Teilnehmerregeln für diese Kursfreigabe abgeschlossen. Wir empfehlen Ihnen, die Kursfreigaben mit Teilnehmerregeln sukzessive zu migrieren.

Reihenfolge der Teilnehmerregeln

Bei mehreren Teilnehmerregeln, gilt die festgelegte Reihenfolge. Sie können die Reihenfolge ändern, indem Sie eine Teilnehmerregel anklicken und per Drag & Drop nach oben oder unten verschieben. In der Spalte Benutzeranzahl können Sie sehen, auf wie viele Teilnehmer die Regel zutrifft.

Sollten mehrere Teilnehmerregeln auf einen Benutzer zutreffen, wird immer nur die erste zutreffende Teilnehmerregel angewendet.

Anwendungsbeispiel
In einer Kursfreigabe gibt es zwei Teilnehmerregeln:

  1. Regel: Für Benutzer mit der OE „avendoo-hamburg“ gibt es keinen Zugriff auf den Kurs
  2. Regel: Für Benutzer mit einer beliebigen OE (mit Hilfe der Wildcard „%“) ist der Kurs im Katalog freigegeben

Auf einen Benutzer mit der OE „avendoo-hamburg“ trifft die erste Regel zu. Der Benutzer hat keinen Zugriff auf den Kurs. Auf einen Benutzer mit der OE „avendoo“ trifft die zweite Regel zu. Der Benutzer sieht den Kurs im Katalog und kann sich selbst dazu anmelden.

Teilnehmerregeln und Manuelle Anmeldungen

Manuelle Anmeldungen sind hinsichtlich der Priorität höher gewichtet als Teilnehmerregeln. Neu erstellte Teilnehmerregeln oder Anpassungen an Teilnehmerregeln haben beispielsweise keinen Einfluss auf bestehende Benutzer, die manuell angemeldet wurden.

Wenn Sie eine Teilnehmerregel löschen, hat dies beispielsweise keinen Einfluss auf die manuell angemeldeten Benutzer.

Spaltenansicht konfigurieren

Die Tabelle mit den aufgelisteten Teilnehmerregeln können Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie auf das Zahnrad Symbol in der oberen linken Ecke der Tabelle.

Folgende Informationen können Sie sich individuell anzeigen lassen:

  • Position
  • Name
  • Benutzeranzahl
  • OE
  • Gruppe
  • Bereich
  • Region
  • Land
  • Rolle
  • Bearbeitungsmodus
  • Anmeldestatus
  • Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
  • Erstellt von
  • Erstellt am
  • Status
  • Benutzerauswahl Vorgesetzter
  • Benutzerauswahl Teamleiterfunktionen
  • Anmeldemöglichkeiten
  • Eintrittsdatum
  • Zertifizierung
  • Als Teamleiter andere Benutzer anmelden
  • Genehmigungsverfahren für Kursfreigaben
  • Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer
  • Genehmigungsverfahren bei Abmeldung (Veranstaltung)
  • Versicherungsvertriebslinie (IDD)

Praxisbeispiele

Automatische Anmeldung zur Pflichtschulung

Eine Organisation möchte automatisch alle Mitarbeiter zur Pflichtschulung „Arbeitssicherheit“ anmelden. Dabei ist es wichtig, dass die Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, sich selbst vom Kurs abzumelden.

Bei der Lösung wird eine Teilnehmerregel mit folgenden Einstellungen erstellt:

Benutzerauswahl

OE: %

Durch das Prozentzeichen werden alle Benutzer des Mandanten, also alle Mitarbeiter der Organisation ausgewählt. Wenn sich nicht nur Mitarbeiter in Ihrem Mandanten befinden, muss die Benutzerauswahl weiter eingegrenzt werden.

Anmeldeoptionen

Anmeldestatus: Angemeldet
Bearbeitungsmodus: Erforderlich
Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe): Anmeldung nur durch den Autor möglich

Die Teilnehmer werden direkt angemeldet und finden den Kurs auf ihrem Lernplatz unter „Erforderlich“. Durch die Einstellung Anmeldung nur durch den Autor möglich, ist wichtig damit auch nur die Abmeldung durch den Autor erfolgen kann. Denn immer wenn eine Selbstanmeldung ermöglicht wird, ist auch eine Selbstabmeldung möglich. Das Genehmigungsverfahren kann beim Anmeldestatus Angemeldet auch vernachlässigt werden.

 

Automatische Anmeldung über Eintrittsdatum

Eine Organisation möchte, dass alle Mitarbeiter an eine Kursfreigabe angemeldet werden, die ab dem 01.01.2024 in die Organisation eingetreten sind.

Bei der Lösung wird eine Teilnehmerregel mit folgenden Einstellungen erstellt:

Benutzerauswahl

Eintrittsdatum: 01.01.2024

Durch die Datumseingabe werden alle Mitarbeiter ausgewählt, bei denen in den Benutzer-Stammdaten ein Datum ab dem 01.01.2024 steht. Beachten Sie, dass es sich beim Eintrittsdatum nicht um das Erstelldatum des Benutzer-Accounts handelt.

Anmeldeoptionen

Anmeldestatus: Angemeldet
Bearbeitungsmodus: Erforderlich oder Optional

Die Teilnehmer werden direkt angemeldet und finden den Kurs auf ihrem Lernplatz unter „Erforderlich“ oder „Optional“ – je nachdem wie wichtig das Thema ist. Abhängig davon kann der Autor entscheiden, ob eine Selbstanmeldung/-abmeldung möglich ist.

FAQs

Nein. Teilnehmerregeln melden nur aktive Benutzer an. Weitere Informationen zu inaktiven Benutzern finden Sie unter Informationen zum API Benutzerimport.

Sobald Sie die Teilnehmerregel angepasst haben, wird diese auf Teilnehmer angewendet, die über diese Teilnehmerregel angemeldet wurden.

Über den Reiter Benutzer in der Teilnehmerverwaltung der Kursfreigabe oder des Trainingsplans können Sie prüfen, über welche Anmeldemethode die Teilnehmerregel durchgeführt wird.

Treffen mehrere Regeln auf einen Benutzer zu, gilt die Reihenfolge der Teilnehmerregeln. Es gelten die Anmeldeoptionen der ersten Regel die auf den Benutzer zutrifft.

Durch die Anmeldung an den Trainingsplan, erhalten Sie als Benutzer auch Zugriff auf alle Kursfreigaben. Sie brauchen also keine einzelnen Teilnehmerregeln je Kursfreigabe.

Wenn ein Benutzer parallel an einer Kursfreigabe angemeldet wird, die auch im Trainingsplan enthalten ist, wird der Lernstand im Trainingsplan übernommen. Kursfreigaben können so schon abgeschlossen sein, auch wenn Sie im Trainingsplan die betreffende Kursfreigabe noch nicht bearbeitet haben.

Das Genehmigungsverfahren wird in diesem Fall nicht angewendet. Der Benutzer kann sich über einen Trainingsplan an alle enthaltenen Kursfreigaben direkt anmelden.

Das Genehmigungsverfahren für Veranstaltungen wird angewendet. Der Benutzer kann sich über einen Trainingsplan zwar an alle enthaltenen Kursfreigaben direkt anmelden, bei der Anmeldung an einen Veranstaltungstermin ist eine Genehmigung jedoch erforderlich, wenn diese aktiviert wurde.

Vorlagen für Teilnehmerregeln gibt es nicht. Alternativ können Sie die Teilnehmerregeln aus einer anderen Kursfreigabe kopieren.

Bei einer Kursfreigabe mit dem Status „Geschlossen“ können alle Benutzer, die angemeldet sind, den Kurs beenden. Auch Teilnehmerregeln, die Benutzer direkt anmelden, werden weiterhin ausgeführt.

Benutzer sehen den Kurs nicht mehr Katalog und können sich nicht mehr selbst anmelden.

In den Benutzerdaten können Sie hinterlegen, wer der jeweilige Vorgesetzte eines Benutzers ist. Diese Option finden Sie im Benutzer-Assistenten unter dem Reiter Stammdaten und dem Unterreiter Firma.

Jeder Benutzer, der bei einem anderen Benutzer an dieser Stelle als Vorgesetzter eingetragen ist, wird durch das Setzen der Option Nur Vorgesetzte berücksichtigen bei der entsprechenden Teilnehmerregel mit angemeldet.

Bei der Option Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzten sind werden die entsprechenden Benutzer von der Regel ausgeschlossen.