Enthält ein Kurs eine oder mehrere Veranstaltungen, kann im Kursfreigabe-Assistenten ein separates Genehmigungsverfahren für die Teilnehmer der Veranstaltung eingestellt werden. Nachfolgend werden Ihnen Schritt für Schritt die Auswirkungen des Genehmigungsverfahrens für die Veranstaltungsteilnehmer und Teamleiter erläutert.
Hinweis: Für das Genehmigungsverfahren benötigen Sie neben einem Autor auch einen sogenannten Benutzer-Teamleiter, der die Genehmigungen vornehmen kann. Falls Sie bisher mit keinem Teamleiter arbeiten, erfahren Sie hier, wie Sie diesen erstellen und die notwendigen Einstellungen vornehmen.
Beispiel
1. Kurs mit Veranstaltung erstellen
Ein Autor erstellt einen neuen Kurs (Lerninhalte → Kurs → Neuer Kurs → Kursinhalte), der unter anderem eine Veranstaltung enthält.
2. Genehmigungsverfahren aktivieren
Im Kursfreigabe-Assistenten auf dem Reiter Anmeldesteuerung aktiviert der Autor das Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer oder das Genehmigungsverfahren für die Kursfreigabe, indem er die Optionen in der Anmeldesteuerung aktiviert.
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Bei „Genehmigung gilt als „genehmigt““ bleibt der Teilnehmer auch ohne aktive Genehmigung in der Teilnehmerliste. Wenn also niemand reagiert, und eine Genehmigung erteilt, bleibt der Teilnehmer in der Teilnehmerliste des Veranstaltungstermins. Es ist aber möglich die Genehmigung aktiv vor dem Abmeldeschluss abzulehnen, dann wird der Teilnehmer abgemeldet. Es ist also eine Art „Veto- oder Einspruchrecht“. Der Vorteil ist, dass man nur bei der „Ablehnung der Genehmigung“ aktiv werden muss, sonst gilt ein „Nicht-Reagieren“ als „Genehmigung erteilt“.
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Mit Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer muss eine Genehmigung bis zum Anmeldeschluss des Termins erfolgen, wenn Sie „Genehmigung gilt als „abgelehnt““ aktiviert haben.
Die Genehmigung ist immer zu erteilen, egal wer die Anmeldung vornimmt. Ausnahme: Anmeldung nach Anmeldeschluss durch einen Autor. In dem Korrekturfall ist der Teilnehmer bei aktiviertem Genehmigungsverfahren sofort „genehmigt“.
Da ohne Genehmigung oder bei Nicht-Erteilen der Genehmigung der Teilnehmer automatisch vom Veranstaltungstermin abgemeldet wird, ist es wichtig, dass der Anmeldeschluss vor dem Startzeitpunkt liegt.
Bei Anmeldung durch einen Benutzer-Teamleiter mit Genehmigungsrechten, erteilt Avendoo® sofort die Genehmigung, beispielsweise wenn ein Vorgesetzter (Benutzer-Teamleiter) direkt einen Mitarbeiter (Lernenden) anmeldet. Bei Anmeldung durch einen Benutzer-Teamleiter ohne Genehmigungsrechte erfolgt keine automatische Genehmigung. Die Genehmigung muss dann noch durch einen Benutzer-Teamleiter mit entsprechenden Rechten erteilt oder abgelehnt werden. Anmeldungen, die durch einen Autoren an eine genehmigungspflichtige Veranstaltung ausgeführt werden, sind nur dann automatisch genehmigt, wenn der Anmeldeschluss erreicht war.
3. Teilnehmerverwaltung
Der Autor fügt einzelne Benutzer zu der Kursfreigabe hinzu, die somit zu dem Kurs angemeldet sind (Kursmanagement → Kursfreigabe → 
Teilnehmerverwaltung). Wenn Sie zu den anderen Genehmigungsverfahren pro Benutzer wechseln möchten, klicken Sie jeweils auf den Text in der Spalte Genehmigungsverfahren (Veranstaltung).
Zu der Veranstaltung, die in dem Kurs enthalten ist, können sich die Lernenden anmelden, sobald sie den Lernpfad entsprechend bearbeitet haben. Erst an diesem Punkt greift das Genehmigungsverfahren.
4. Anmeldung zum Veranstaltungstermin
Der Lernende hat die Veranstaltung des Kurses auf dem Lernpfad erreicht (1.) und meldet sich zu dem Veranstaltungstermin an (2.). Bei der Veranstaltungsanmeldung eines Lernenden über die REST-Schnittstelle meldet Avendoo® den Lernenden zusätzlich zur Kursfreigabe an.
Je nachdem, welche Einstellung Sie im Kursfreigabe-Assistenten zum Genehmigungsverfahren ausgewählt haben, wirkt sich dies nun auf den Lernenden aus:
- Bei Genehmigung gilt als „genehmigt“:
Der Lernende ist zu dem gewählten Veranstaltungstermin angemeldet. Bis zum offiziellen Anmeldeschluss der Veranstaltung kann ein Teamleiter den Lernenden aber wieder abmelden und ihm die Teilnahme an der Veranstaltung damit verwehren.
- Bei Genehmigung gilt als „abgelehnt“:
Der Teilnehmer ist zwar zu dem Veranstaltungstermin angemeldet, seine Anmeldung muss aber noch durch einen Teamleiter genehmigt werden. Diese Genehmigung kann bis zum offiziellen Anmeldeschluss der Veranstaltung vorgenommen werden.
5. Teamleiter Cockpit
Der Teamleiter erhält eine Benachrichtigung, dass es ausstehende Genehmigungen gibt. Auf seinem Cockpit kann er nun die Teilnahme eines Lernenden genehmigen oder ablehnen.
Teilnahme genehmigen
Mit Klick auf Teilnahme genehmigen ist dem Lernenden nun die Teilnahme an dem Veranstaltungstermin genehmigt. Der Lernende erhält eine Mitteilung, dass die Genehmigung erfolgreich abgeschlossen wurde
Teilnahme ablehnen
Mit Klick auf Teilnahme ablehnen wird dem Lernenden die Teilnahme an der Veranstaltung verweigert. Sein Platz wird wieder freigegeben. Auch hier erhält der Lernende eine Mitteilung, jedoch mit negativem Inhalt: die Genehmigung wurde nicht erteilt.
Ein Grund, die Teilnahme eines Lernenden an einer Veranstaltung abzulehnen, kann beispielsweise sein, dass der Lernende zu diesem Zeitpunkt für einen anderen Termin vorgesehen ist und dies nicht berücksichtigt hat. Der Teamleiter lehnt die Anfrage daher aus organisatorischen Gründen ab.
Ein anderer Grund für das Ablehnen einer solchen Anfrage kann zum Beispiel sein, dass eine Veranstaltung zwar für alle Lerner des Kurses verfügbar sein soll, der Teamleiter sich aber das Recht vorbehalten möchte – je nach Abschneiden der vorherigen Kurseinheiten – nur gewissen Lernenden die Teilnahme an der Veranstaltung zu genehmigen. Vor allem bei kostenpflichtigen Veranstaltungen kann der Teamleiter dadurch den Lernenden die Teilnahme an der Veranstaltung ermöglichen, die diese am dringendsten benötigen, um den Kurs erfolgreich abzuschließen.
