Grundlagen
Voraussetzungen
Sie haben die Rechte Lesen, auswählen, Ändern, erstellen, Löschen (Objektberechtigung) und Ändern Fremdinhalte über Ihren Autoren-Account oder Ihre zugewiesene Berechtigungsgruppe.
Es sind Kursfreigaben oder Trainingspläne erstellt, an denen Sie Benutzer anmelden können.
Einsatzmöglichkeiten
Als Autor oder Autor-Teamleiter können Sie den Anmelde- und Abmeldeprozess automatisieren, indem Sie die gewünschten Teilnehmerregeln zum Anmelden von Benutzern an Kursfreigaben oder/und Trainingsplänen festlegen. Hierbei können Sie Benutzer über Ihre zugeordnete Rolle oder OE gezielt für den Anmelde- und Abmeldeprozess zusammenfassen und gleichzeitig die Gültigkeit von Zertifikaten und Priosierungen der Teilnehmerregeln berücksichtigen.
Einen besonderen Fall stellt das Management von Teilnehmerregeln bei Remote-Content Freigaben dar.
Funktionen
Durch das Erfassen einer Teilnehmerregel können Sie Benutzern automatisch Kurse zuweisen. Je nach Einstellung können Sie die Benutzer direkt anmelden oder ihnen den Kurs im Katalog sichtbar machen.
Wenn Sie die Option Abmeldung per Teilnehmerregel aktivieren im Kursfreigabe-Assistenten auf dem Reiter Anmeldesteuerung aktiviert haben, werden über Teilnehmerregeln angemeldete Benutzer, auf die die Teilnehmerregel nicht mehr zutrifft, automatisch abgemeldet.
Die Teilnehmerregel am Trainingsplan regelt nur die Anmeldung an dem Trainingsplan, nicht an den einzelnen Kursfreigaben.
Integration
Die Funktion der Teilnehmerregeln ist in die Komponenten Kurse, Kursfreigaben und Nutzerverwaltung integriert.
Teilnehmerregeln für Trainingspläne erfassen
- Im Dialogfenster Neue Teilnehmerregel erfassen können Sie Einstellungen hinsichtlich der Benutzerauswahl treffen.
- Geben Sie die gewünschten Auswahlkriterien für Benutzer, die nach dieser Teilnehmerregel an- und abgemeldet werden sollen, ein, wobei Sie Wildcards verwenden können:
– Region
– Land
– Bereich
– Gruppe
– OE
– Rolle
Bei der Auswahl der Rollen können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen.
Beispiel: Rolle „Vertrieb; Marketing“
Beachten Sie, dass dem Benutzer dann beide Rollen zugeordnet sind, damit der Benutzer die Teilnehmerregel erfüllt und Teilnehmer der Kursfreigabe wird. In diesem Fall werden alle Benutzer ausgewählt, denen die Rollen „Vertrieb“ und „Marketing“ zugeordnet ist. Die Angaben sind also eine UND-Verknüpfung. - Um eine Zertifizierung für diese Teilnehmerregel für Trainingspläne hinzuzufügen, klicken Sie auf den Button Auswählen unter Zertifizierung und bestätigen Ihre Auswahl. Die Zuordnung dieser hinzugefügten Zertifizierung können Sie wieder entfernen oder austauschen. Dies geht allerdings nur beim Erstellen der Teilnehmerregel und nicht beim Bearbeiten der Teilnehmerregel.
- Beim Eintrittsdatum wählen Sie das Datum, das für das Startdatum der Benutzer in Ihrem Unternehmen entscheidend ist.
Es handelt sich hierbei nicht um das Erstelldatum des Accounts des jeweiligen Benutzers.
Beispiel: 1.1.2023 als Kriterium für das Eintrittdatum in Ihr Unternehmen - Wenn für Ihre Benutzerauswahl eine Teamleiterfunktion erforderlich ist, setzen Sie das Häkchen Teamleiterfunktion erforderlich.
- Als Default ist die Option Alle Benutzer berücksichtigen eingestellt. Bei Bedarf passen Sie diese Option in
– Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzte sind oder
– Nur Vorgesetzte berücksichtigen.
Sobald Sie Kriterien ausgefüllt haben und Optionen auswählen oder ändern, wird Ihnen stets die neue Anzahl an gefundenen Benutzern im unteren hellblauen Bereich angezeigt, für diese Teilnehmerregel greifen wird. - Auf der rechten Seite des Dialogfensters Neue Teilnehmerregel erfassen wählen Sie die Anmeldeoptionen aus, die Sie auch noch nach dem Erfassen ändern können.
Mit Hilfe der Anmeldeoptionen konfigurieren Sie den Zweck der Regel, indem Sie beispielsweise die Steuerung durch den Teamleiter genauer festlegen. - Die folgenden Anmeldeoptionen können Sie festlegen:
Anmeldestatus
- Als Teilnehmer automatisch anmelden
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Lerner, die im Bereich Benutzerauswahl gewählt wurden, automatisch zum Trainingsplan angemeldet werden
- Im Katalog sichtbar
Der Trainingsplan ist für alle gewählten Lerner unter Benutzerauswahl im Katalog sichtbar.
Legen Sie den Bearbeitungsmodus des Trainingsplans für die Lerner fest:
- Erforderlich
- Optional
Steuerung durch den Teamleiter
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob ein Trainingsplan für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll.
Anmeldemöglichkeiten (Trainingsplan)
Legen Sie fest, wie sich Benutzer zu dem Trainingsplan anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
- Anmeldung nur durch den Autor möglich
Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren
Wenn Sie auf den Button Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren klicken, öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste bereits vorhandener Teilnehmerregeln auswählen können. Hierbei können Sie die Liste über den Titel des Trainingsplans filtern. Die Liste der vorhandenen Teilnehmerregeln ist chronologisch sortiert, wobei die neuesten zuerst gelistet sind.
Die Liste hat folgende Spalten: Titel, Besitzer, Erstellt, Änderungsdatum und Vorschau.
Reihenfolge der Teilnehmerregeln
Grundsätzlich gilt: Es werden immer alle Teilnehmerregeln für einen Benutzer angewendet.
Wenn es beispielsweise parallel zwei Teilnehmerregeln für eine Kursfreigabe gibt, die unterschiedliche Einstellungen für die Zielgruppe enthalten, gilt generell Folgendes: Es wird stets die Option verwendet, die dem Benutzer mehr Möglichkeiten bietet. Das heißt, bei Anmelden und Katalog wird Anmelden verwendet, bei Erforderlich und Optional wird Erforderlich verwendet, bei Genehmigung und Ohne Genehmigung wird Ohne Genehmigung verwendet, die Selbstanmeldung und hinsichtlich IDD wird IDD aktiviert bevorzugt.
Informationen zum Filtern nach OEs finden Sie auf der Seite „Struktur der Organisationseinheit (OE)“.
Beispiel
Es sind vier Teilnehmerregeln auf einer OE, in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden, gelistet. Es werden hierbei alle Teilnehmerregeln abgearbeitet.
Sie werden nach folgenden Prioritäten abgearbeitet:
- Avendoo® überschreibt die Option Erforderlich der Teilnehmerregel nicht mit der Option Optional der Teilnehmerregel, d.h. die Option Erforderlich der Teilnehmerregel hat höhere Priorität hinsichtlich der Reihenfolge.
- Ebenso haben Teilnehmerregeln mit der Option Ohne Genehmigungsverfahren höhere Priorität als mit der Option Genehmigung gilt als genehmigt oder der Option Genehmigung gilt als abgelehnt.
- Weiterhin ist die Option Selbstanmeldung (Anmeldemöglichkeiten bei Kursfreigabe und Veranstaltung) höher gewichtet und unter Als Teamleiter andere Benutzer anmelden hat die Option Zugelassen höhere Priorität als die Option Nicht zugelassen.
Wildcards verwenden
In den Teilnehmerregeln der Kursfreigaben, Trainingspläne und Remote-Content Freigaben können Sie Wildcards verwenden.
Mit Hilfe dieser Platzhalter ist eine zusammengefasste Eingabe möglich und Sie brauchen nicht einzeln Daten eingeben.
Manuelle Anmeldungen und Teilnehmerregeln im Vergleich
Wenn Sie eine Teilnehmerregel löschen, werden alle Benutzer entfernt, die über die Teilnehmerregel angemeldet wurden. Doch bei manuellen Anmeldungen bleiben die Benutzer angemeldet.
Manuelle Anmeldungen sind hinsichtlich der Priorität höher gewichtet als Teilnehmerregeln. Neu erstellte Teilnehmerregeln oder Anpassungen an Teilnehmerregeln haben beispielsweise keinen Einfluss auf bestehende Benutzer, die manuell angemeldet wurden. Momentan gilt dies nur beim Löschen der Teilnehmerregel.