Durch das Erfassen einer Teilnehmerregel können Sie Benutzern automatisch Kurse zuweisen. Je nach Einstellung können Sie die Benutzer direkt anmelden oder ihnen den Kurs im Katalog sichtbar machen.
Die Teilnehmerregel am Trainingsplan regelt nur die Anmeldung an dem Trainingsplan, nicht an den einzelnen Kursfreigaben.
Wenn Sie die Option Abmeldung per Teilnehmerregel aktivieren im Kursfreigabe-Assistenten auf dem Reiter Anmeldesteuerung aktiviert haben, werden über Teilnehmerregeln angemeldete Benutzer, auf die die Teilnehmerregel nicht mehr zutrifft, automatisch abgemeldet.
Wenn die Teilnehmerregel am Trainingsplan auf „Katalog“ steht, die Teilnehmerregeln von einzelnen Kursfreigaben auf „Angemeldet“, sehen Autoren und Benutzer nur die einzelnen Kursfreigaben auf dem Lernpfad, aber noch nicht den gesamten Trainingsplan.
Wir möchten Ihnen hier einige Beispiele geben, wie Sie Regeln selbst definieren können und Ihnen die wesentlichen Fragen zu den Regeln und Einstellungsmöglichkeiten beantworten.
Um eine neue Teilnehmerregel zu erstellen, wählen Sie Kursmanagement → Kursfreigabe → 
Teilnehmerverwaltung → Teilnehmerregeln → Neue Teilnehmerregel erfassen. Ein neues Fenster öffnet sich.
Neue Teilnehmerregeln erfassen
Eine Regel legt in Avendoo® eine Menge von Benutzern fest und steuert, in welcher Beziehung diese zur Anmeldung an die gewählte Kursfreigabe gestellt werden sollen.
Hinweise:
- In den Feldern „Region“, „Land“, „Bereich“, „Gruppe“ und „OE“ können Sie mit Hilfe des „%“ – Zeichen viele Zeichen davor oder danach nach Benutzern suchen, während Sie mit dem „_“ nur ein Zeichen danach oder davor nach Benutzern suchen. Beispiele: „regio%“ sucht die Benutzer aller Regionen, die mit „regio“ anfangen, während „regio_“ nur beispielsweise die Benutzer von „regio1“ und „region“ finden würde.
- In dem Feld „Rolle“ können Sie nicht mehr mit Hilfe des „%“ und des „_“ Zeichens suchen, da das Textfeld zum Listenfeld geändert ist. Dadurch können Sie eine Mehrfachauswahl treffen, wenn ein Nutzer mehrere Rollen hat.
- Unter der Zertifizierung können Sie auswählen, ob Sie alle Benutzer, die ein gültiges Zertifikat besitzen, betrifft oder alle Benutzer, die ein Zertificat besitzen, welches bald abläuft (d.h. Ablaufdatum – Anzeige der Gültigkeit) oder bereits abgelaufen ist.
Reihenfolge der Teilnehmerregeln
Beispiel
Es sind vier Teilnehmerregeln auf einer OE, in der Reihenfolge, in der sie erstellt wurden, gelistet.
Sie werden nach folgenden Prioritäten abgearbeitet: Avendoo® überschreibt die Option „Erforderlich“ der Teilnehmerregel nicht mit der Option „Optional“ der Teilnehmerregel, d.h. die Option „Erforderlich“ der Teilnehmerregel hat höhere Priorität hinsichtlich der Reihenfolge. Ebenso haben Teilnehmerregeln mit der Option „Ohne Genehmigungsverfahren“ höhere Priorität als mit der Option „Genehmigung gilt als genehmigt“ oder der Option „Genehmigung gilt als abgelehnt“. Weiterhin ist die Option „Selbstanmeldung“ (Anmeldemöglichkeiten bei Kursfreigabe und Veranstaltung) höher gewichtet und unter „Als Teamleiter andere Benutzer anmelden“ hat die Option „Zugelassen“ höhere Priorität als die Option „Nicht zugelassen“.
Für Kursfreigaben
Benutzerauswahl
Sie können Regeln nach den folgenden Kriterien aufstellen:
- Zertifizierung (auswählen oder löschen)
- Eintrittsdatum (eingeben)
- Teamleiterfunktion erforderlich
- Alle Benutzer berücksichtigen
- Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzte sind
- Nur Vorgesetzte berücksichtigen
In dem farblich markierten Bereich unterhalb der Benutzerauswahl sehen Sie nun die gefundenen Benutzer, für die die Regel greifen wird. Bei der Auswahl „Rollen“ können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen (Beispiel: Rolle Vertrieb; Marketing). Für die Verknüpfung der aufgeführten Rollen wird dann die UND-Verknüpfung verwendet (Beispiel: Rolle Vertrieb; Marketing – dem Benutzer müssen beide Rollen zugeordnet sein, damit er die Regel erfüllt und Teilnehmer wird).
Anmeldeoptionen
Mit den Anmeldeoptionen konfigurieren Sie den Zweck der Regel, indem Sie z.B. die Steuerung durch den Teamleiter genauer festlegen.
Anmeldestatus
- Als Teilnehmer automatisch anmelden
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Lerner, die im Bereich „Benutzerauswahl“ gewählt wurden, automatisch zu der Kursfreigabe angemeldet werden
- Im Katalog sichtbar
Diese Option meint, dass zunächst einmal ein Eintrag im Katalog entsteht. Die „Nutzung“ dieser Regel wird unter „Anmeldemöglichkeit“ eingestellt. Da gibt es drei Möglichkeiten, nur Autoren (über Teilnehmerverwaltung), Benutzer-Teamleiter (z. B. über die Mitarbeiteransicht im Teamleiter Cockpit) und der Benutzers selbst
Legen Sie den Bearbeitungsmodus der Kursfreigabe für die Lerner fest:
- Erforderlich
- Optional
Steuerung durch den Teamleiter
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob eine Kursfreigabe für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll. - Mitarbeiter, die diese Kursfreigabe nicht sehen können, dürfen durch den Teamleiter angemeldet werden
- Die Funktion ermöglicht Teamleitern, Teilnehmer die nicht auf die Kursfreigabe hinzugefügt sind (Katalog oder Angemeldet) diese zur Kursfreigabe hinzuzufügen.
Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe)
Bestimmen Sie, wie sich Benutzer zu der Kursfreigabe anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
Wenn der Autor diese Option wählt und dann Teilnehmer mit Stöbern-Katalog hinzufügt, ist die Kursfreigabe nicht im Katalog der Teilnehmer sichtbar, da sie sich nicht selbst anmelden dürfen. Die Kursfreigabe ist lediglich im Katalog über die Mitarbeiteransicht aus dem Teamleiter-Cockpit sichtbar. - Anmeldung nur durch den Autor möglich
Anmeldemöglichkeiten (Veranstaltung)
Legen Sie fest, wie sich Benutzer zu einer Veranstaltung, die in der Kursfreigabe enthalten ist, anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
- Anmeldung nur durch den Autor möglich
Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer
Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option „Genehmigungsverfahren aktivieren“ (mehr erfahren)
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Lernenden sind zu der Teilnahme an der Veranstaltung genehmigt, sobald sie sich dazu angemeldet haben. Bis zum Anmeldeschluss für die Veranstaltung kann der Teamleiter aber noch Einspruch einlegen und einzelnen Lernenden die Teilnahme untersagen
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung noch nicht vollständig angemeldet. Ein Teamleiter muss die Anmeldung erst genehmigen. Falls nicht, werden sie automatisch abgemeldet. Diese Genehmigung kann bis zum offiziellen Anmeldeschluss zur Veranstaltung vorgenommen werden.
Genehmigungsverfahren bei Abmeldung (Veranstaltung)
Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu einer Veranstaltung abmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option „Genehmigungsverfahren aktivieren“ (mehr erfahren)
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Die Abmeldung der Lernenden von einer Veranstaltung gilt als genehmigt, sobald sie sich eigenständig abgemeldet haben.
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Die Lernenden sind trotz ihrer Abmeldung von einer Veranstaltung noch nicht vollständig abgemeldet. Eine zuständige Person (entweder Teamleiter oder Autor) muss die Abmeldung erst genehmigen. Falls ein Teamleiter oder Autor nicht auf diese Genehmigungsanfrage reagiert, werden die Lernenden automatisch abgemeldet. Die Genehmigung kann die zuständige Person bis zum offiziellen Abmeldeschluss vornehmen. Wie lange die zuständige Person Zeit hat zu genehmigen, können Autoren im Feld „Tage“ eingeben.
Genehmigungsverfahren für Kursfreigaben
Wenn Sie möchten, dass sich Nutzer nur gegen eine Genehmigung zu der Kursfreigabe anmelden können, aktivieren Sie durch Setzen des Häkchens die Option „Genehmigungsverfahren aktivieren“ (mehr erfahren)
Versicherungsvertriebsrichtlinie (IDD)
Legen Sie fest, ob IDD verwendet werden soll. Standardmäßig ist die Option Deaktiviert eingestellt. Wählen Sie die Option Aktiviert zum Aktivieren.
Weitere Informationen zur Erfassung der Lernart IDD und dem Lerninhalt IDD finden Sie unter Kurse und Veranstaltungen.
Weitere Informationen zur IDD Zeiterfassung finden Sie unter Veranstaltungstermin.
Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren
Wenn Sie auf den Button Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren klicken, öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste bereits vorhandener Teilnehmerregeln auswählen können. Hierbei können Sie die Liste über den Titel des Kurses filtern. Die Liste der vorhandenen Teilnehmerregeln ist chronologisch sortiert, wobei die neuesten zuerst gelistet sind.
Anwendungsbeispiel
Die Kursfreigabe „Baumpflege“ hat die Teilnehmerregeln für Auszubildende in der Organisationseinheit (OE) Wald mit dem Titel „Baumpflege“. Es sollen nun auch die Teilnehmerregeln mit dem Titel „Waldwissen 1“ für die Kursfreigabe „Baumpflege“ angewendet werden. Hierzu klicken Sie auf den Button Teilnehmerregeln einer Kursfreigabe kopieren und wählen in der Liste „Waldwissen 1“ aus und bestätigen Ihre Auswahl (siehe Screenshot Nummer 2). Die kopierte Teilnehmerregel wird in der Tabelle mit den Spalten Benutzerauswahl OE, Benutzerauswahl Gruppe, Benutzerauswahl Bereich, Benutzerauswahl Region, Benutzerauswahl Land, Benutzerauswahl Rolle, Bearbeitungsmodus, Anmeldestatus und Aktion angezeigt. In diesem Beispiel wird unter Benutzerauswahl OE „Wald“ angezeigt und wegen der ausgewählten Optionen unter Bearbeitunsgsmodus „Optional“ und unter Anmeldestatus „Angemeldet“ (siehe Screenshot Nummer 3). Unter Aktionen wird der Bleistift und der Mülleimer stets angezeigt.
Die Liste hat folgende Spalten: Kurstitel, Besitzer, Erstellt, Änderungsdatum, Status (ob Aktiv, In Planung oder Archiviert beispielsweise), Zeitpunkt der Berechnung der Nutzungsdaten, Maximale Teilnehmer, Anzahl besetzter Teilnehmerplätze, Aktuell angemeldete aktive Benutzer, Aktuelle Anzahl der aktiven Katalogbenutzer, Aktuell angemeldete inaktive Benutzer, Aktuelle Anzahl der inaktiven Katalgobenutzer, Anzahl der von Kursfreigabe entfernten Benutzer, Anzahl der als gelöscht markierten Benutzer, Aktuell angemeldete aktive Benutzer (angefangen), Aktuelle Anzahl der aktiven Katalogbenutzer (angefangen), Aktuell angemeldete inaktive Benutzer (angefangen), Aktuelle Anzahl der inaktiven Katalgobenutzer (angefangen), Anzahl der von Kursfreigabe entfernten Benutzer (angefangen) und Anzahl der als gelöscht markierten Benutzer (angefangen).
Für Trainingspläne
Benutzerauswahl
Sie können Regeln nach den folgenden Kriterien aufstellen:
- Zertifizierung (auswählen oder löschen)
- Eintrittsdatum (eingeben)
- Teamleiterfunktion erforderlich
- Alle Benutzer berücksichtigen
- Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzte sind
- Nur Vorgesetzte berücksichtigen
In dem farblich markierten Bereich unterhalb der Benutzerauswahl sehen Sie nun die gefundenen Benutzer, für die die Regel greifen wird. Bei der Auswahl „Rollen“ können Sie auch mehrere Rollen miteinander verbinden, indem Sie die Rollenbezeichnungen durch ein Semikolon voneinander trennen (Beispiel: Rolle Vertrieb; Marketing).
Anmeldeoptionen
Mit den Anmeldeoptionen konfigurieren Sie den Zweck der Regel, indem Sie z.B. die Steuerung durch den Teamleiter genauer festlegen.
Anmeldestatus
- Als Teilnehmer automatisch anmelden
Diese Einstellung bewirkt, dass alle Lerner, die im Bereich „Benutzerauswahl“ gewählt wurden, automatisch zum Trainingsplan angemeldet werden
- Im Katalog sichtbar
Der Trainingsplan ist für alle gewählten Lerner unter „Benutzerauswahl“ im Katalog sichtbar
Legen Sie den Bearbeitungsmodus des Trainingsplans für die Lerner fest:
- Erforderlich
- Optional
Steuerung durch den Teamleiter
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter ändern
Setzen Sie das Häkchen, um festzulegen, dass ein Teamleiter in der Mitarbeiteransicht entscheiden kann, ob ein Trainingsplan für einen Mitarbeiter optional oder erforderlich sein soll.
Anmeldemöglichkeiten (Trainingsplan)
Bestimmen Sie, wie sich Benutzer zu dem Trainingsplan anmelden können:
- Selbstanmeldung ermöglichen
- Anmeldung durch Teamleiter und Autoren möglich
- Anmeldung nur durch den Autor möglich
Erfasste Regeln bearbeiten
Über die beiden Icons und können Sie eine erfasste Regeln bearbeiten oder löschen. Beim Bearbeiten gelangen Sie wieder in die obige Ansicht und beim Löschen werden Sie noch mal aufgefordert, diesen Vorgang zu bestätigen. Die entsprechende Meldung dazu beinhaltet folgendes:
Möchten Sie die gewählte Regel entfernen und alle betroffenen Teilnehmer abmelden?
- Anzahl der Benutzer, die entfernt werden: 1
- Davon angemeldete Benutzer: 1
- Davon Benutzer mit Veranstaltungsanmeldung: 0
- Anzahl der Benutzer, für die diese Lerneinheit nicht mehr im Katalog angezeigt wird: 0
Durch einen Klick auf den Button Bestätigen in dieser Meldung wird die Teilnehmerregel gelöscht und alle betroffenen Teilnehmer abgemeldet. Die zahlenmäßigen Auswirkungen können Sie vor dem Löschen der Meldung entnehmen.
Wichtig: Neu erfasste Teilnehmerregeln können erst bearbeitet werden, wenn sie vom System „abgearbeitet“ wurden. Das wird in der Spalte „Status“ angezeigt. Neue Regeln stehen auf „Erstellt“ und dann nach der Abarbeitung auf „Aktiv“. Das dauert je nach Regel wenige Sekunden oder Minuten. Wenn der Status Aktiv ist, kann die Regel bearbeitet oder gelöscht werden.
Möchten Sie zunächst weitere Informationen über die erfassten Regeln erhalten, so können Sie sich über das Zahnrad in der oberen linken Ecke der Auflistung weitere Spalten einblenden lassen. Folgende Informationen können Sie sich hier individuell einblenden:
- Benutzerauswahl OE
- Benutzerauswahl Gruppe
- Benutzerauswahl Bereich
- Benutzerauswahl Region
- Benutzerauswahl Rolle
- Bearbeitungsmodus
- Anmeldestatus
- Aktion
- Status
- Bearbeitungsmodus durch Teamleiter änderbar
- Erstellt von
- Erstellt am
- Benutzerauswahl Vorgesetzter
- Benutzerauswahl Teamleiterfunktionen
- Anmeldemöglichkeiten (Kursfreigabe)
- Anmeldemöglichkeiten (Veranstaltung)
- Genehmigungsverfahren (Veranstaltung)
- Genehmigungsverfahren (Kursfreigabe)
- Genehmigungsverfahren bei Abmeldung (Veranstaltung)
- Als Teamleiter andere Benutzer anmelden
Hinweis: Betrifft eine Teilnehmerregel sehr viele Benutzer, so kann es einige Sekunden dauern, bis die Regel aktiviert ist. Zu erkennen ist dies am Status: Erstellt der Teilnehmerregel. In dieser kurzen Zeit kann die Regel weder gelöscht noch bearbeitet werden. Sobald der Status vom System auf Aktiv gesetzt wurde, haben Sie wieder alle Möglichkeiten.
Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren
Wenn Sie auf den Button Teilnehmerregeln eines Trainingsplans kopieren klicken, öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie aus einer Liste bereits vorhandener Teilnehmerregeln auswählen können. Hierbei können Sie die Liste über den Titel des Trainingsplans filtern. Die Liste der vorhandenen Teilnehmerregeln ist chronologisch sortiert, wobei die neuesten zuerst gelistet sind.
Die Liste hat folgende Spalten: Titel, Besitzer, Erstellt, Änderungsdatum und Vorschau.
Beispiele für Regeln
Es soll eine Regel nach OE aufgestellt werden. Um die Regel definieren zu können, muss klar sein, wie die Angaben in den Benutzerdaten unter OE strukturiert sind. Wir haben in unserem Haus unter anderem diese Organisationseinheiten:
- MB für Magh und Boppert sowie
- DA für Dschungel-Akademie
MB unterteilt sich weiter in MB-PT (Projektteam) und MB-SE (Softwareentwicklung).
Eine einfache Regel nach OE
Wenn man nun im Feld OE RB eingibt, werden alle Mitarbeiter, die in ihren Benutzerdaten diese OE hinterlegt haben, zu der entsprechenden Kursfreigabe bzw. dem entsprechenden Trainingsplan zu den jeweiligen Anmeldeoptionen, hinzugefügt. Ebenso könnte man bspw. mit den OEs DA-PT und DA-SE verfahren.
Eine “%” Regel für die OE
Wenn Sie die OEs DA-PT und DA-DEV eingeben möchten, müssen Sie nicht zwei Teilnehmerregeln erfassen. Sie können alle OEs mit DA am Anfang hinzufügen, indem Sie im Feld OE „DA%“ eingeben.
FAQ
Wer ist eigentlich ein Vorgesetzter / eine Vorgesetzte?
In den Benutzerdaten können Sie hinterlegen, wer der jeweilige Vorgesetzte eines Benutzers ist. Diese Option finden Sie im Benutzer-Assistenten unter dem Reiter Stammdaten und dem Unterreiter Firma. Jeder Benutzer, der bei einem anderen Benutzer an dieser Stelle als Vorgesetzter eingetragen ist, wird durch das Setzen der Option „Nur Vorgesetzte berücksichtigen“ bei der entsprechenden Teilnehmerregel mit angemeldet.
Bei der Option „Nur Benutzer berücksichtigen, die keine Vorgesetzten sind“ werden die entsprechenden Benutzer von der Regel ausgeschlossen.
Was passiert, wenn zwei Regeln auf einen Benutzer zutreffen?
Grundsätzlich sollten Regeln so klar und eindeutig definiert werden damit kein Benutzer von zwei verschiedenen Regeln erfasst wird. Wie eindeutig Sie die Regeln definieren können, hängt selbstverständlich auch von den vorliegenden Daten ab.
Sollte es nun doch dazu kommen, dass zwei Regeln einen Benutzer betreffen, beachten Sie bitte folgendes:
- der Anmeldestatus Angemeldet überschreibt den Status Im Katalog sichtbar
- der umgekehrte Weg ist nicht möglich, d.h. Im Katalog sichtbar ist niedriger gewichtet als Angemeldet
- der Bearbeitungsmodus, d.h. Optional oder Erforderlich, hat hierbei keinen Einfluss
- manuell eingetragene Teilnehmer werden grundsätzlich nicht durch Teilnehmerregeln verändert
Beispiele
- Der Benutzer Thomas Jansen wurde durch eine Teilnehmerregel auf Anmeldestatus Im Katalog sichtbar und Bearbeitungsmodus Optional gesetzt.
Die Regel gilt für alle Mitarbeiter der OE DA. Herr Jansen ist Teamleiter und hat auch die Teamleiterfunktion im Avendoo. Durch eine zweite Regel, sollen alle Teamleiter der OE DA auf Anmeldestatus Angemeldet und Bearbeitungsmodus Erforderlich gesetzt werden. Wie ist nun Herr Jansen angemeldet?Herr Jansen wird als Angemeldet und Erforderlich in der Teilnehmerverwaltung aufgeführt, da Angemeldet den Status Im Katalog sichtbar überschreibt. Somit gilt für Ihn die zweite Regel für die Teamleiter.
- Der Benutzer Thomas Jansen wurde durch eine Teilnehmerregel auf Anmeldestatus Im Katalog sichtbar und Bearbeitungsmodus Optional gesetzt.
Kurze Zeit später meldet sich Herr Jansen selbst zum Kurs an, da ihm dieses Recht in der Teilnehmerregel gegeben wurde. Als Sie dies feststellen bemerken Sie, dass es grundsätzlich eine gute Idee ist, die Teamleiter an diesem Kurs anzumelden. Sie erstellen eine zweite Regel, die alle Teamleiter der OE DA auf Anmeldestatus Angemeldet und Bearbeitungsmodus Erforderlich setzt. Wird dadurch die Anmeldung von Herrn Jansen beeinflusst?Herr Jansen bleibt weiterhin angemeldet. Lediglich sein Bearbeitungsmodus wird von Optional auf Erforderlich gesetzt.
- Sie haben den Benutzer Thomas Jansen manuell zu einem Kurs angemeldet. Sie entscheiden sich später, durch eine Teilnehmerregel, allen Teamleitern diesen Kurs Im Katalog sichtbar zu machen und den Bearbeitungsmodus auf Optional zu setzen. Was passiert mit Herrn Jansen? Herr Jansen bleibt zu den zuvor manuell festgelegten Anmeldeoptionen im Kurs angemeldet.
Welche Benachrichtigung wird versendet, wenn eine Anmeldung durch eine Teilnehmerregel erfolgt?
Wenn eine Anmeldung durch eine Teilnehmerregel erfolgt, wird eine Anmeldebenachrichtigung ausgelöst.
Der Autor hat die Benachrichtigung bei Anmeldung an der Kursfreigabe entweder als Standard eingerichtet, d.h. als Benachrichtigung oder der Autor hat eine Individuelle Benachrichtigung im Mandanten-Assistenten oder im Kursfreigabe-Assistenten konfiguriert.
