Enthält ein Kurs eine oder mehrere Veranstaltungen sowie einen oder mehrere Durchgänge, kann der Autor im Kursfreigabe-Assistenten ein separates Genehmigungsverfahren für die Teilnehmer der Durchgänge einstellen. Nachfolgend werden Ihnen Schritt für Schritt die Auswirkungen des Genehmigungsverfahrens für die Veranstaltungsteilnehmer und Teamleiter erläutert.
Hinweis: Für das Genehmigungsverfahren benötigen Sie neben einem Autor auch einen sogenannten Benutzer-Teamleiter, der die Genehmigungen vornehmen kann. Falls Sie bisher mit keinem Teamleiter arbeiten, erfahren Sie hier, wie Sie diesen erstellen und die notwendigen Einstellungen vornehmen.
Beispiel
Kurs mit Veranstaltung erstellen
Ein Autor erstellt einen neuen Kurs (Lerninhalte → Kurs → Neuer Kurs → Kursinhalte), der unter anderem eine Veranstaltung enthält.
Durchgang zum Kurs erstellen
Genehmigungsverfahren aktivieren
Im Kursfreigabe-Assistenten auf dem Reiter Anmeldesteuerung aktiviert der Autor das Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer oder das Genehmigungsverfahren für die Kursfreigabe, indem er die Optionen in der Anmeldesteuerung aktiviert.
- Genehmigung gilt als „genehmigt“
Bei „Genehmigung gilt als „genehmigt““ bleibt der Teilnehmer auch ohne aktive Genehmigung in der Teilnehmerliste. Wenn also niemand reagiert, und eine Genehmigung erteilt, bleibt der Teilnehmer in der Teilnehmerliste des Veranstaltungstermins. Es ist aber möglich die Genehmigung aktiv vor dem Abmeldeschluss abzulehnen, dann wird der Teilnehmer abgemeldet. Es ist also eine Art „Veto- oder Einspruchrecht“. Der Vorteil ist, dass man nur bei der „Ablehnung der Genehmigung“ aktiv werden muss, sonst gilt ein „Nicht-Reagieren“ als „Genehmigung erteilt“.
- Genehmigung gilt als „abgelehnt“
Mit Genehmigungsverfahren für Veranstaltungsteilnehmer muss eine Genehmigung bis zum Anmeldeschluss des Termins erfolgen, wenn Sie „Genehmigung gilt als „abgelehnt““ aktiviert haben.
Die Genehmigung ist immer zu erteilen, egal wer die Anmeldung vornimmt. Ausnahme: Anmeldung nach Anmeldeschluss durch einen Autor. In dem Korrekturfall ist der Teilnehmer bei aktiviertem Genehmigungsverfahren sofort „genehmigt“.
Da ohne Genehmigung oder bei Nicht-Erteilen der Genehmigung der Teilnehmer automatisch vom Veranstaltungstermin abgemeldet wird, ist es wichtig, dass der Anmeldeschluss vor dem Startzeitpunkt liegt.
Bei Anmeldung durch einen Benutzer-Teamleiter mit Genehmigungsrechten, erteilt Avendoo® sofort die Genehmigung, beispielsweise wenn ein Vorgesetzter (Benutzer-Teamleiter) direkt einen Mitarbeiter (Lernenden) anmeldet. Bei Anmeldung durch einen Benutzer-Teamleiter ohne Genehmigungsrechte erfolgt keine automatische Genehmigung. Die Genehmigung muss dann noch durch einen Benutzer-Teamleiter mit entsprechenden Rechten erteilt oder abgelehnt werden. Anmeldungen, die durch einen Autoren an eine genehmigungspflichtige Veranstaltung ausgeführt werden, sind nur dann automatisch genehmigt, wenn der Anmeldeschluss erreicht war.
Benachrichtigung „Durchgang – Genehmigung Durchgangsanmeldung“ konfigurieren
Der Autor wechselt im Mandanten-Assistent zum Reiter Benachrichtigungen und scrollt zur Benachrichtigung „Durchgang – Genehmigung Durchgangsanmeldung“. Entsprechend der Anforderungen stellt der Autor die Benachrichtigungsbedingungen ein.
Abschließend klickt er auf den Button Speichern.
Benutzer hinzufügen auf Reiter „Durchgänge“
Der Autor kann den Lernenden in dem Durchgang hinzufügen (siehe Screenshot), indem er/sie über das Icon Durchgang zu der jeweiligen Kursfreigabe klickt und den Reiter Durchgänge wählt. Anschließend setzt er/sie bei dem gewünschten Durchgang ein Häkchen, klickt auf den Button Benutzer hinzufügen und bestätigt den gewählten Benutzer.
Der jeweilige Teilnehmer wird mit „Genehmigung erforderlich“ angemeldet, wobei die Veranstaltungsmails für die Genehmigung unterdrückt sind.
Zu der Veranstaltung, die in dem Durchgang enthalten ist, können sich die Lernenden anmelden, sobald sie den Lernpfad entsprechend bearbeitet haben. Erst an diesem Punkt greift das Genehmigungsverfahren.
Selbstanmeldung zum Durchgang
Der Lernende kann sich alternativ auch selbst anmelden (siehe Screenshot). Er/sie hat die Veranstaltung des Durchgangs auf dem Lernpfad erreicht und meldet sich zu dem Veranstaltungstermin an. Bei der Veranstaltungsanmeldung eines Lernenden über die REST-Schnittstelle meldet Avendoo® den Lernenden zusätzlich zur Kursfreigabe an.
Je nachdem, welche Option Sie im Kursfreigabe-Assistenten zum Genehmigungsverfahren ausgewählt haben, wirkt sich dies nun auf den Lernenden aus:
- Bei Genehmigung gilt als „genehmigt“:
Der Lernende ist zu dem gewählten Veranstaltungstermin angemeldet. Bis zum offiziellen Anmeldeschluss der Veranstaltung kann ein Teamleiter den Lernenden aber wieder abmelden und ihm die Teilnahme an der Veranstaltung damit verwehren.
- Bei Genehmigung gilt als „abgelehnt“:
Der Teilnehmer ist zwar zu dem Veranstaltungstermin angemeldet, seine Anmeldung muss aber noch durch einen Teamleiter genehmigt werden. Diese Genehmigung kann bis zum offiziellen Anmeldeschluss der Veranstaltung vorgenommen werden.
Weiterhin gilt die jeweilige Option auch, wenn sich der Benutzer mit Genehmigungsverfahren anmeldet, aber bis zum Anmeldeschluss nicht genehmigt oder abgelehnt wird.
Teamleiter Cockpit
Der Teamleiter erhält eine Benachrichtigung, dass es ausstehende Genehmigungen für Durchgänge gibt. Auf seinem Cockpit kann er nun die Teilnahme eines Lernenden genehmigen oder ablehnen.
Genehmigen
Mit Klick auf Genehmigen ist dem Lernenden nun die Teilnahme an dem Durchgang genehmigt. Der Lernende erhält eine Mitteilung, dass die Genehmigung erfolgreich abgeschlossen wurde.
Ablehnen
Mit Klick auf Ablehnen wird dem Lernenden die Teilnahme an dem Durchgang verweigert. Sein Platz wird wieder freigegeben. Auch hier erhält der Lernende eine Mitteilung, jedoch mit negativem Inhalt: die Genehmigung wurde nicht erteilt.
Ein Grund, die Teilnahme eines Lernenden an einem Durchgang abzulehnen, kann beispielsweise sein, dass der Lernende zu diesem Zeitpunkt für einen anderen Termin vorgesehen ist und dies nicht berücksichtigt hat. Der Teamleiter lehnt die Anfrage daher aus organisatorischen Gründen ab.
Ein anderer Grund für das Ablehnen einer solchen Anfrage kann zum Beispiel sein, dass ein Durchgang zwar für alle Lernende verfügbar sein soll, der Teamleiter sich aber das Recht vorbehalten möchte – je nach Abschneiden der vorherigen Kurseinheiten – nur gewissen Lernenden die Teilnahme an dem Durchgang zu genehmigen. Vor allem bei kostenpflichtigen Durchgängen kann der Teamleiter dadurch den Lernenden die Teilnahme an dem Durchgang ermöglichen, die diese am dringendsten benötigen, um den Durchgang erfolgreich abzuschließen.
