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Avendoo® Online Hilfe

Konfiguration für den neuen Benutzerimport

Mandant

Wählen Sie den Ziel-Mandanten aus, in den die Nutzer importiert werden sollen.

CSV Einstellungen 

  • Trennzeichen: Verwenden Sie ein Semikolon („;“), um Konflikte durch Kommata in den Feldern zu vermeiden.
  • Mindestdatenmenge festlegen: Fungiert als Sicherheitsmechanismus, um sicherzustellen, dass nur vollständige Dateien eingespielt werden.
    • Geben Sie eine Schwelle für den Import an, um unvollständige Dateien zu verhindern.
    • Beispiel: Bei 5000 Datensätzen können etwa 90 % als Schwelle angegeben werden (z. B. 4500).

Benutzerprofil Konfiguration

Beschreibt das Ziel eines Imports.

  • Definieren Sie die Pflichtdaten für den Import:
    • System: Zielsystem des Imports.
    • Mandant: Zu importierender Mandant.
    • Profil: Spezifisches Benutzerprofil, um Importe voneinander zu trennen.
  • Hinweis:
    • Wenn mehrere Importe auf einen  Mandanten ausgeführt werden sollen, werden diese durch das Benutzerprofil getrennt.

Benachrichtigungen

Willkommensbenachrichtigung: Aktivieren oder deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen für den Importstatus. Die Nachricht wird direkt versendet uns kann nicht verzögert werden.

Benutzer Einstellungen

  • Login-Mechanismus: Legen Sie fest, wie sich Nutzer anmelden dürfen (z. B. Benutzername, Personalnummer). Dies ist ein Standardwert, welcher greift, wenn kein anderer Wert in den Daten selber mitgeliefert wird (Spalte login_Type).
  • Passwort ändern: Legen Sie fest, ob beim ersten Login das Passwort geändert werden muss.
  • Passwort generieren: Legen Sie fest, welche Methode zur Passworterstellung genutzt werden soll. Sie können dabei zwischen der Erstellung gemäß der Passwort-Richtlinie und der Nutzung des Logins wählen.

Löschkonzept

  • Benutzer löschen: Legen Sie fest, welchen Status Benutzer erhalten sollen, die nicht im Import enthalten sind: Inaktiv, Gelöscht oder Permanentes Löschen. Empfehlung: Nutzer bei Inaktivität „deaktivieren“ anstatt sie komplett zu löschen.
  • Anonymisieren: Entscheiden Sie, ob eine Anonymisierung erfolgen soll, und legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Benutzer, die nicht im Import enthalten sind, nach Erhalt des Status Inaktiv anonymisiert werden sollen.
  • Permanentes Löschen: Entscheiden Sie, ob Benutzer permanent gelöscht werden sollen, und legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Benutzer, die nicht im Import enthalten sind, nach Erhalt des Status Inaktiv oder Gelöscht dauerhaft entfernt werden sollen.

Rolleneinstellungen

Rollenimport: Legen Sie fest, ob Rollen anhand des Titels oder der externen Referenz importiert werden sollen.

Autoreneinstellungen (optional)

Es handelt sich hierbei um eine optionale Zusatzfunktion. Sie sollten sicherstellen, dass die Berechtigungsgruppen der Autoren extern verwaltet werden können (z. B. werden externe Referenzen der Berechtigungsgruppen zusätzlich den Nutzern mitgegeben).

  • Bestimmen Sie, wie der neu erstellte Autor heißen soll. Vergeben Sie hier ein Suffix, welches den Login hinzugefügt wird.
  • Hinweis: Für den Autorenimport ist ein Berechtigungsmanagement erforderlich.

Berechtigungsgruppen Einstellungen

  1. Wählen Sie die Standard-Berechtigungsgruppe: Hier vergeben Sie allen Nutzern bei der Anlage eine Berechtigungsgruppe. Darüber können Sie später Einstellungen für alle Nutzer anpassen. Ein spätere automatische Vergabe von Berechtigungsgruppen ist nicht möglich.
    • Empfohlen: Standard Benutzer, Teamleiter, Autoren.
  2. Optional: Fügen Sie weitere Berechtigungsgruppen hinzu, falls erforderlich. Diese müssen im Datensatz definiert sein.

Identifizierung: Legen Sie fest, wie Nutzer eindeutig identifiziert werden sollen. Im Standard wird bei einem Import der Nutzer in Avendoo über den Benutzernamen identifiziert. Es ist aber auch möglich ein anderes Attribut für diesen Abgleich zu definieren. Dies ermöglicht die Änderung des Benutzernamens, wenn dieser z.B. einen Namen enthält.

OE Konfiguration: Hier können Sie mehrere Datenfelder des Imports verketten, um das Feld OE in Avendoo zu befüllen. Dies kann bei einer genaueren Teamleiterzuordnung von Vorteil sein.

Attribut-Zuordnung

  • Zuordnung externer Felder (CSV) zu Avendoo-Feldern:
    • Linke Spalte: Felder aus Avendoo (z. B. Nachname).
    • Rechte Spalte: Spaltennamen aus der CSV-Datei (z. B. Lastname).
  • Ziel: Eine Art „Übersetzung“, um Daten korrekt zuzuordnen.